Å hente inn tilbakemeldinger fra deltakerne dine er avgjørende for å klare å gjøre neste arrangement enda bedre for dem. Men hva er egentlig den mest effektive måten å gjøre det på?
Hvis det er én egenskap man bør ha når man lager arrangementer, foruten å klare å ha tusen baller i luften samtidig, så er det evnen til ALLTID å tenke nytt. Især på årlige arrangementer.
Enhver god arrangementsplanlegger higer etter å ta det hele et hakk eller to videre og kunne by deltakerne på noe nyskapende og kreativt fra år til år, både med hensyn til utforming og faglig innhold.
Grunnlaget for å bli bedre? Det er feedbacken du får fra deltakerne dine.
Med evalueringer/spørreskjemaer i etterkant av arrangementet får du ærlige tilbakemeldinger på “good and bad”. Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra? Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke? Hva ønsker de at du gjør annerledes til neste gang?
De ivrigste svarer gjerne, på godt og vondt.
Svarene du får fra de fremmøtte, gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som ble satt.
Kom igjen – det er 2018!
Du deler vel ikke fortsatt ut et papir ved utgangen, som deltakeren må krysse av på og levere etsteds?
Da går du i så fall glipp av mye verdifull feedback!
Når arrangementet er over og deltakerne dine drar hver til sitt – med bil, buss, t-bane, flytog eller båt – da må det være lekende lett å få svart på spørsmålene du sender dem.
Noen sender ut SMS, hvor du bare gir poeng fra 1 til 6. Dette gir lite grunnlag for å forbedre seg. Andre igjen bruker analyseverktøy som er altfor avanserte og tidkrevende til at deltakerne gidder å svare.
I 2018 skal det å svare på spørsmål etter et arrangement være en integrert og smidig prosess som kan fullføres på et blunk, i forbifarten.
Derfor: Send spørsmålene på e-post, men i et format som gjør det enkelt å svare både fra mobil, nettbrett og PC. Lag en hyggelig introduksjon og legg med en lenke til spørsmålene fra et system som også gjør det enklere for deg å holde styr på svarene, lage rapporter/statistikker og lagre informasjonen i etterkant.
Og send ut rett før arrangementet er avsluttet, slik at deltakerne har det når de kommer ut av døren og skanner gjennom innboksen for å få et kjapt overblikk over hva som har tikket inn i løpet av dagen. Da husker de bedre hva de likte / ikke likte, og det er større sjanse for at de i det hele tar bryet med å svare.
De som ikke svarer samme dag, svarer veldig sjelden. Jo lenger det går mellom avsluttet arrangement og mottatt evaluering, desto færre svar får du ... og desto mindre verdifulle blir svarene.
Les også: Klarer du å fange opp kritiske tilbakemeldinger fra deltakerne dine?
Hva skal du spørre om, og hvordan skal du spørre?
Du kan stille spørsmål, men du kan ikke tvinge folk til å svare. Selv om spørsmålene er aldri så gode, er du ikke garantert respons.
For å sikre at du får flest mulig tilbakemeldinger på evalueringen, bør du følge disse tommelfingerreglene:
Sorter deltakerne i forkant
Har du et ønske om å irritere folk? Da skal du sende ut evalueringen til personer som ikke var til stede.
Gjør det enkelt å svare
Ikke ha for mange spørsmål. Evalueringen bør være kortfattet og ikke ta mer enn noen få minutter å besvare. Dersom du ikke legger opp til at det skal være enkelt å svare, vil du heller ikke motta mange tilbakemeldinger.
Gjør det fleksibelt
Ikke krev at de skal svare på hvert eneste spørsmål – gi mulighet til å hoppe over det som ikke er relevant for dem.
Gjør det enkelt å forstå
Spørreskjemaet må være enkelt å forstå. Pass derfor på at spørsmålene ikke kan mistolkes, og at de inneholder nok relevante svaralternativer, slik at deltakeren ikke føler seg tvunget til å svare noe han eller hun egentlig ikke er enig i.
Spør om det du faktisk ønsker svar på – ikke spør bare for å spørre
Hold det kort og konsist – velg de spørsmålene som er helt nødvendig for deg som arrangør å få tilbakemelding på. Dropp alle spørsmål som strengt tatt ikke er relevante.
Gi gjerne deltakeren mulighet til å legge igjen en kommentar, og husk på at ikke alle spørsmålene behøver å være ja/nei-spørsmål.
Evalueringen bør inneholde spørsmål også rundt det faglige. Spesifiser gjerne foredragsholdere, arrangementsstedet eller annet du ønsker å få tilbakemelding på med hensyn til form og innhold.
Ha gjerne graderte spørsmål med tydelige endepunkter (svært godt til svært dårlig). Rene fritekstsspørsmål bør begrenses, da terskelen for å svare på disse er noe høyere (la det eventuelt være frivillig å svare på disse).
Les også: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?
Noen siste tips
- Ikke send ut evaluering bare for å ha gjort det. Bruk tilbakemeldingene du får, til å gjøre neste arrangement enda bedre for dine deltakere.
- I stedet for å spørre om hva de ikke likte med årets arrangement, kan du stille spørsmål om hva de mener kunne ha vært gjort annerledes til neste gang, og hvordan de opplevde arrangementet som helhet.
- Husk også å takke for at de tok seg tid til å svare, gjerne med en personlig og direkte melding. Send gjerne ut en oppsummering til deltakerne i etterkant, eller også informasjon om ting som mange ønsket skulle vært gjort/løst annerledes.
- Lagre informasjonen og ta den frem igjen når du begynner å planlegge på nytt!
Og som vi alltid understreker viktigheten av: Bruk riktig verktøy. Et godt nettbasert påmeldingssystem gjør det enkelt å hente inn feedback fra deltakerne.
