Noen møter trigger ikke stort annet enn gjespemuskulaturen. Hvem har vel ikke sittet i et kjedelig jobbmøte som drar ut i det uendelige, mens tankene vandrer til alle de ugjorte oppgavene som bare ligger og venter i prosjektstyringsverktøyet. Frustrasjonen blir ikke akkurat mindre av at den delen av møtet som hadde relevans for deg, er forbi.
Det behøver ikke være slik. Møter har så mye større potensial enn bare å være et langtekkelig hinder i veien for det du egentlig skulle ha gjort. Neste gang du er i et slikt møte og kjenner at motivasjonen renner ut som sanden i et timeglass, prøv å motstå trangen til å drodle eller tenke på hva du skal se på Netflix til kvelds. Følg heller disse tipsene til å gjøre møtene mer engasjerende og produktive:
Tips 1: Sett deg inn i sakslisten
Vi har sagt det før, nettopp fordi det syndes så ofte mot dette punktet: Forbered deg! Du får lite eller ingenting ut av møtet dersom du ikke vet hva det handler om. Sørg for at du får tilsendt agendaen i god tid i forveien. Hvis det er du som har kalt inn til møtet, må du passe på at alle andre får den.
Gjør deg kjent med punktene på sakslisten. Hvilke spørsmål trenger du svar på? Hvilke beslutninger må tas? Et effektivt møte bør – nei, MÅ – ha et tydelig definert mål. Ellers har det en hang til å gli ut.
Tips 2: Stokk litt om på agendaen
Mange møter, især de som holdes hver uke eller måned, foregår på akkurat samme måte hver gang. Dermed blir det forutsigbart og traust, og deltakerne faller fort ut.
En enkel måte å unngå dette på er å snu litt om på agendaen. Begynn for eksempel med saken som er mest relevant eller kontroversiell, istedenfor å gå gjennom hva som ble sagt på forrige møte. På den måten kan du få alle med på en frisk diskusjon fra starten av.
Tips 3: Beveg kroppen
Har du prøvd stående møter noen gang? Det får fart på sakene. Stående møter egner seg for kortere møter, maks 25 minutter. Når alle må stå, er det bemerkelsesverdig hvor fokusert man blir på å få ting unna.
Det er i det hele tatt lurt å bevege på seg under møtet. Enkle fysiske øvelser er tingen for å aktivere sansene og få opp energien. I boken Slagkraftige møter tar Erik Lerdahl – Norges eneste professor i kreativitet, med 20 års erfaring fra møteledelse – til orde for mer “fysiske” møter. Bryt opp møtet med noen minutter med dans, foreslår han. Eller ta hverandres hender og rist løs i 20 sekunder.
Det er nok en stund til slike øvelser blir et fast innslag i norsk møtekultur, det skal innrømmes. Men hvorfor ikke, egentlig? Stillesittende, statiske og søvndyssende møter skaper ikke akkurat innovasjonsdynamikk.
Lerdahl påpeker at 50 prosent av møtene vurderes som bortkastede: “Møter er hjertet som skal gi energi og flyt, men de fleste organisasjoner har fått kronisk hjerteinfarkt.”
Tips 4: Knytt kontakter
Det er ikke alltid at det lar seg gjøre i praksis å endre på møteoppsettet. Men det finnes flere måter du kan gjøre et kjedelig møte produktivt på, selv om agendaen ikke er så veldig relevant for deg.
Møter kan være en god mulighet til å komme tettere på andre i eventteamet som du ikke møter så ofte, særlig hvis du jobber i en stor organisasjon. Kanskje er det noen av kollegene dine som ikke er helt på det rene med hva du gjør, og omvendt. Når du tar en aktiv rolle på møtet, kan gevinsten bli verdifull nettverking på tvers av avdelinger.
Tips 5: Tolk kroppsspråket
Vi nordboere er vel ikke kjent for å være av det mest uttrykksfulle folkeslaget. Med mange “pokerfjes” rundt møtebordet er det ikke alltid like lett å vite hva de andre egentlig føler og mener. Derfor er det lurt å være obs på kroppsspråket.
Sitter noen med armene i kors, kan det være et tegn på at de er reservert og kanskje ikke helt enig i det som blir sagt. Et hode på skakke kan derimot bety at personen er med på notene.
Alle har sine egne individuelle særtrekk, og ved å gjenkjenne disse tegnene kan du klare å lese mellom linjene når dere diskuterer saker på møtet. Bedre forståelse av medarbeiderne dine gir bedre jobbrelasjoner.
Tips 6: Ha møtet i uterommet
Som vi har skrevet om tidligere, er treningsøkter og utendørsaktiviteter på arrangementer (bokstavelig talt) i vinden som aldri før. Også når det gjelder møter i jobbhverdagen blir det mer og mer populært å ta møtene ute i det fri. Å gå trigger kreativiteten. Det er ikke uten grunn at man så ofte opplever å få nye ideer og helt nye perspektiver på problemstillinger når man er ute på tur.
Gående møter er en ideell miks av mosjon og produktivitet. En kropp i bevegelse får fart på problemløsningsmuskelen på en helt annen måte enn når man sitter rundt et skrivebord.
Konklusjon
Det overordnede poenget er å bryte opp i standardformatet for møter. De mest fremoverlente og innovative selskapene går mer og mer bort fra den tradisjonelle møtekulturen, i vante og forutsigbare former, og hvor det sjelden avsluttes til satt tid. Blant annet Google har klare spilleregler rundt sine møter, for eksempel er de streng på at det må være en klar og stram agenda før møtet settes i gang.
Hvis det ikke finnes noen agenda, bør du tenke deg om to ganger før du kaller inn til møte. Spør deg selv: Er møtet nødvendig? Hva er formålet med det?
Paradokset er at dårlige møter (med vage agendaer) gir flere møter, dobbeltarbeid og behov for mer kommunikasjon. Så derfor: Bryt faste mønstre som forårsaker vanetenkning og legger til rette for å gjøre ting på nye måter. Møter som er mer “bevegelige”, i mer uformelle settinger, gir en dynamikk og en stemning som får opp effektiviteten og engasjementet og gjør at du får tenkt på nye måter.
Les også: 7 tips til å lede møter som er effektive, meningsfylte og verdiskapende
