Som eventproff kan du kunsten å trekke folk, og derfor vet du at å sende ut invitasjoner ikke alltid er nok til at folk ønsker å komme. Det kan være en real utfordring å nå ut til potensielle deltakere og forstå hvorfor de melder seg på eller lar være. Særlig i de siste hektiske par månedene i forkant av arrangementet.
Det behøver ikke være så vanskelig.
Bygg et community – et sterkt fellesskap – rundt arrangementet ditt, og hold dette fellesskapet engasjert gjennom hele året. Da har du en gruppe med potensielle deltakere for hånden når påmeldingen nærmer seg.
Hvordan pleier du så kontakten med mulige fremtidige deltakere, fra det ene arrangementet er over til det neste begynner?
1. Like i etterkant: evalueringer og sosiale medier
Det perfekte tidspunktet å begynne å skape begeistring og engasjement på, er når deltakerne fremdeles er i fyr og flamme over arrangementet som nettopp ble avholdt.
I de første fem–seks ukene etter at lysene ble slukket, bør du holde dialogen gående med ditt event-community på sosiale medier og via spørreundersøkelser.
Send ut evalueringen samme dag som arrangementet er ferdig, mens deltakerne ennå har opplevelsen friskt i minne. Skriv gjerne en takkemail for å vise at du setter pris på dem og vet at det ikke hadde blitt noe arrangementet uten dem.
Like i etterkant og noen uker senere kan du vise høydepunkter i sosiale medier, med en liten filmsnutt eller bilder (gjerne tatt av deltakerne selv). Dette er en fin påminnelse for deltakerne om alt de fikk oppleve.
Videre kan du legge ut info om hvor mange som deltok, hva som var de mest populære aktivitetene og foredragene, eller hva som ble retweetet mest. Pluss interessante innsikter du eventuelt fikk via spørreundersøkelsen i etterkant.
Noen uker etter dette kan du for eksempel legge ut et videoopptak av en av foredragsholderne eller et musikalsk innslag, noe som igjen minner ditt community på verdien av arrangementet og skaper aktivitet i sosiale medier. Dette bidrar dessuten til en smule FOMO (Fear of missing out) blant de som ikke fikk det med seg – noe som gjør ditt community enda litt større.
Husk å ta med en aldri så liten oppfordring om å forhåndspåmelde seg til neste års arrangement eller bestille e-postvarsling når du publiserer ny informasjon på nettsidene.
2. Et par måneder etter: blogginnlegg og nyhetsbrev
Nå som begeistringen har begynt å roe seg litt, blir det straks kinkigere. Du befinner deg i dødtiden mellom fjorårets og neste års arrangement, og du har kanskje ikke så mye nytt og interessant å melde.
Så da kan du snakke om noe annet.
Nå vet du hva som fenger ditt event-community, og hva de liker best med ditt arrangement. Innlegg på bedriftsbloggen om temaer de er opptatt av, kan gi trafikk til nettsiden og styrke organisasjonens omdømme som en tankeleder innenfor ditt fagfelt. I tillegg til lærerike bloggartikler hvor du deler av din bransjekunnskap, kan innleggene være:
- Intervjuer med foredragsholdere, næringslivsledere eller andre aktører som målgruppen din vil ha interesse av
- Aktuelt bransjestoff
- Gjesteinnlegg og spesialtilbud fra samarbeidspartnere og sponsorer
Disse blogginnleggene kan du sende ut i et ukentlig eller månedlig nyhetsbrev.
3. Midtveis mellom arrangementene: send ut teasere
Nå er det på tide å henlede oppmerksomheten mot det kommende arrangementet.
I løpet de neste par månedene kan du komme med små drypp om hva som står på plakaten, for eksempel at du slipper navnene på foredragsholdere eller andre deler av programmet etter hvert som det spikres.
4. To–tre måneder i forkant: markedsføring, oppdateringer og spesialtilbud
Når er det siste innspurt, og det er dags for å få de potensielle deltakerne til å melde seg på.
Få frem hva som skal skje, hva som gjør årets arrangement unikt, hva deltakerne kan få ut av å delta – og ikke minst at det blir enda mer lærerikt og spennende enn sist gang. Bruk sosiale medier og lag “buzz” rundt eventet, slik at flest mulig får lyst til å møte opp.
Dessuten bør du nå komme med spesialtilbud à la early bird-tilbud og VIP-pakker.
Når du lykkes med disse grepene, dyrker du frem et fellesskap av deltakere som går utenpå selve arrangementet og holder samtalen gående året rundt. Det er dette vi gjerne kaller 365-dagers-eventet.
Sommer som vinter, høst som vår – det er alltids noe du kan meddele både tidligere og kommende deltakere for å holde dem engasjert og med i ditt community. Sørg bare for at innholdet du byr på, er relevant, fengende og godt timet.
