Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg


Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg

Christine Martin | 03. feb 2017
4 minutter lesetid


Formålet med invitasjonen er å få potensielle deltakere til å melde seg på og møte opp på arrangementet. Hvordan ser en god invitasjon ut? I denne artikkelen gir vi deg 5 enkle steg til å lage en vellykket invitasjon.

Her kan du lese mer om hva en invitasjon konkret bør inneholde.

Å lage invitasjonen kan fort bli litt av en jobb, hvis du ikke passer på. Den grafiske designeren er opptatt av at layouten skal bli helt perfekt, sjefen vil ha et ord med i laget om hvor logoen skal inn, tekstforfatteren sitter hele kvelden og filer på de rette formuleringene.

Men egentlig er det veldig enkelt å lage en vellykket invitasjon. Slik får du teken på det:

 

En god invitasjon

 

1. Er kort og konsis

Med invitasjonen skal du pirre deltakernes nysgjerrighet, ikke røpe alt av opplysninger om arrangementet. Hva de skal ha med seg, hvor de finner kollektivtransport, hvordan de finner frem til lokalet – det er viktige ting å vite, men det hører ikke hjemme i invitasjonen. Dette er informasjon som du vil komme med etter hvert.

Få en venn til å lese gjennom invitasjonen og gjenta hva som står der. Fikk de med seg hvorfor arrangementet er relevant for dem? Eller husker de bare at de må ha med seg håndkle?

 

2. Er forlokkende

En god invitasjon er litt som en annonse i Google. Essensen er kokt ned til tre setninger, men du får ikke vite alt. Jo mer informasjon du stapper inn i invitasjonen, desto mindre vil mottakeren sitte igjen med etter å ha lest den.

Tenk heller på invitasjonen som en teaser. Gjør den så forlokkende at mottakeren bare klikke på en lenke til en landingsside med mer informasjon. På denne måten kommer de ett steg nærmere til faktisk å melde seg på eventet.

Hvorfor bør mottakeren gå videre og finne ut mer om arrangementet ditt? Kommer det klart og tydelig frem av invitasjonen?

 

3. Sendes ut i god tid

Vanligvis sendes invitasjoner ut altfor sent. Kanskje venter arrangøren på å få bekreftelse på cateringen, underholdningen eller noe annet som ikke har noe å gjøre med selve invitasjonen. Slike formaliteter er viktig for deg, men ikke for dem du inviterer. For dem er det viktigste at de klarer å få klemt inn arrangementet i sin travle timeplan.

Om restaurant A eller restaurant B skal stå for cateringen, har ingen som helst innvirkning på deltakertallet. Om invitasjonen sendes ut i god tid i forveien eller ikke – dét har innvirkning!

 

4. Inneholder en handlingsoppfordring – call to action

«Sett av datoen!»

«Meld deg på nå!»

«Fortell en venn og kom sammen.»

Sørg for at invitasjonen har en tydelig og bokstavelig call to action, hvor du oppfordrer mottakeren til å foreta seg noe med én gang. En invitasjon som bare informerer og ikke oppfordrer til handling, blir litt som en reklamebrosjyre fra pizzasjappa på hjørnet. Den er fort glemt.

Igjen, få en utenforstående til å lese gjennom og gi tilbakemelding. Er budskapet tydelig nok? Får leseren lyst til å svare på invitasjonen?

 

5. Kan brukes om igjen og personaliseres

Ups, ingen har reagert på invitasjonen. Du kjenner hvilepulsen stige et par hakk. Ingen fare: Når invitasjonen er godt laget, tåler den å bli sendt på ny. Gjør litt endring i teksten, få frem at påmeldingsfristen nærmer seg, og send deretter invitasjonen ut igjen til dem som ikke ga lyd fra seg. Pass bare på at du ikke sender til dem som allerede har meldt seg på eller avslått invitasjonen.

Folk lar seg ikke irritere av å få tilsendt invitasjonen enda en gang, bare budskapet er interessant nok. Et A4-ark fullt av detaljer om arrangementet blir neppe lest to ganger.

 

e-bok: et vellykket bedriftsarrangement

LES OGSÅ:

Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg
Skrevet av Christine Martin

Christine Jacobsen Martin er styreleder i Proviso AS og har lang erfaring innen markedsføring, kommunikasjon og prosjektledelse, de siste 15 årene rettet mot møte- og konferanseindustrien. Hun er den som overordnet styrer utviklingen av Provisos tjenester i retning av det kundene ønsker seg og markedet krever. Når hun ikke jobber er hun ute og sykler eller løper, alltid på jakt etter noe som er mer slitsomt enn sist.

Andre leste også