Når du skal avholde et arrangement, er det viktig å lage en god invitasjon. Den har nemlig en stor oppgave: å få potensielle deltakere til å sette av datoen og melde seg på akkurat ditt arrangement.
En vellykket invitasjon er kort og konsis, med korte avsnitt og oversiktlig oppsett. Null utenomsnakk. Spør deg selv: Hvordan ville Ernest Hemingway ha skrevet denne invitasjonen? Den gamle mesteren kunne kunsten å skrive enkelt og tydelig.
Jo mer effektivt du formulerer budskapet, desto større er sjansen for at mottakeren får med seg essensen. Det gjelder å skrive konkret og interessevekkende, slik at du umiddelbart fanger oppmerksomheten.
Her får du en rekke praktiske tips til hvordan du sikrer at budskapet i e-postinvitasjonen kommer godt nok frem.
Emnefeltet på e-posten
Hver eneste dag blir vi nedlesset av e-poster, og vi må prioritere hvilke budskap som skal få oppmerksomhet. Derfor er emnefeltet en avgjørende faktor for om e-posten i det hele tatt blir åpnet.
Visstnok bruker vi – basert på skumlesing av emnefeltet – 0,7 sekunder på å bestemme oss for om vi skal åpne en mail eller ikke. Det er tiden det tar å blunke med øyet to ganger …
Ikke bruk mer enn 50 tegn, og hold deg gjerne innenfor 35. Skriv noe som skiller seg litt ut, men samtidig ikke noe som kan oppfattes som spam. ‘Gratis’ er et litt belastet ord og går ikke gjennom alle spamfiltre.
Avsender på invitasjonen
Sender du invitasjonene dine fra et eksternt system, men du vil fortsatt benytte eget domene som avsender? Husk at du da må få hjelp av IT-avdelingen din, slik at domenet blir verifisert i systemet du benytter. Ellers risikerer du at e-postene dine ikke slipper gjennom.
Regler og oppsett for levering av e-post blir strengere og strengere, så dette er viktig å gjøre. Spør leverandøren din om råd og hjelp for å få dette på plass.
Les mer: Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement
Teksten
Med invitasjonen skal du pirre mottakerens nysgjerrighet, ikke røpe alt av opplysninger om arrangementet. Det er bedre å ha med færre, men klare punkter enn å ramse opp alle detaljer. Mottakeren gidder ikke å lese lange avsnitt og får ikke med seg essensen.
Har du flere ting på hjertet, så si én ting om gangen. Server momentene porsjonsvis, og avslutt gjerne setningen før du begynner på en ny.
Husk: I dag er folk vant til korte budskap med bilder, ikke lange tekster.
Hva de skal ha med seg, hvor de finner kollektivtransport, hvordan de finner frem til lokalet – det er viktige ting å vite, men det hører ikke hjemme i invitasjonen. Dette er informasjon som du vil komme med etter hvert.
Ha en kort men presis overskrift. Den skal formidle hva som er relevant og spennende for deltakeren, ikke hva du ønsker å si.
Hold viktig tekst, linker og bilder adskilt, slik at du er sikker på at alle ser teksten og linkene. (Bilder er det ikke alle som får opp automatisk, det avhenger av e-postklient og innstillinger hos mottaker.)
Har du mulighet, gjør gjerne e-posten personlig – men ikke overdriv. Ikke vær redd for å skrive direkte, og bruk du-form.
Få med en handlingsoppfordring
Sørg for at invitasjonen oppfordrer til handling, Det må være tydelig for leseren hva han eller hun skal gjøre.
«Sett av datoen!»
«Meld deg på nå!»
«Fortell en venn og kom sammen.»
En invitasjon som bare informerer og ikke oppfordrer mottakeren til å foreta seg noe, blir litt som en reklamebrosjyre fra pizzasjappa på hjørnet. Den er fort glemt.
Tips: Få en venn til å lese gjennom invitasjonen og gjenta hva som står der. Fikk de med seg hvorfor arrangementet er relevant for dem? Eller husker de bare at foredragsholderen er kjent, eller at arrangementet skal være på et spektakulært sted?
Bilder
Bruk bilde, aller helst egne. Hvis du bruker Shutterstock eller iStock, velg et som ser “ekte” ut. Er det personer på bildet, ikke velg de som ser ut som filmstjerner. Viser bildet natur, velg gjerne noe som er gjenkjennbart fra egne/målgruppens omgivelser.
Minner igjen på følgende: Ikke sett tekst inn på selve bildet og lagre alt som en bildefil og send. Mange vil da bare få opp et kryss.
Noen siste men viktige tips:
- Husk å ha med tid, sted og dato (ja, vi har mottatt noen uten)
- Alltid ha med lenke til påmelding (lenke, ikke bare å svare på e-posten som er mottatt)
- Alltid ha en klar avsender (både i teksten og som avsenders e-postadresse)
- Lag gjerne en kortversjon i tillegg, som kan deles på sosiale medier
Anbefaling: Sjekk Språkrådets tips til hvordan du skriver en formell e-post.
Sammendrag
Sett deg i mottakerens sted og tenk: Hvorfor bør han eller hun bruke tid på å delta på akkurat mitt arrangement? Kommer det klart og tydelig frem av denne invitasjonen?
Unngå å dytte mest mulig inn i én setning. Skriv kort og konsist. Ikke bruk for mye tekst i invitasjonen, det blir uansett ikke lest. Jo mer informasjon du stapper inn i invitasjonen, desto mindre vil mottakeren sitte igjen med etter å ha lest den.
Les gjennom mange ganger og slett alt unødvendig.
Lykke til!
