Hva er egentlig hovedpoenget med digitale arbeidsverktøy?
Jo, de skal gjøre oss mer effektive i jobbhverdagen – blant annet gjennom at vi slipper å gjøre ting dobbelt. Dermed sparer vi tid som vi kan bruke på å få unna alle de viktige oppgavene som ligger i kø.
Med gode digitale verktøy slipper vi å måtte taste inn data manuelt, attpåtil flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, i økonomisystemer, i hotellsystemer, etc.
I dette innlegget ser vi på hvordan du kan unngå dobbeltarbeid og redusere feil i data ved å bruke et profesjonelt påmeldingssystem som “snakker” med andre systemer dere bruker i bedriften.
Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?
Når man planlegger arrangement, er det avgjørende å få samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er det at informasjonen man har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi systemene ikke snakker med hverandre.
Invitasjonen du sender ut, er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av ditt arrangement. Derfor er det viktig at informasjonen om deltakeren er oppdatert og korrekt.
Ofte hentes det ut lister fra CRM-systemer som ikke er oppdatert, og invitasjoner/e-poster med upresise opplysninger blir sendt ut til deltakere eller kommer ikke frem i det hele tatt.
Når disse registrerer seg, blir informasjonen liggende i påmeldingssystemet. Ideelt sett bør neste utsendelse også gå herfra. Men CRM-systemet er fortsatt ikke oppdatert.
La deltakerne selv gjøre jobben med å registrere seg
Se for deg et scenario der bedriften din skal invitere og melde på deltakere til et arrangement, uten å bruke et påmeldingssystem.
Før dere sender ut invitasjoner på e-post, må dere hente ut navnene fra et eller annet CRM-system eller eventuelt sende e-posten fra dette systemet.
Gjør dere dette manuelt, importeres kanskje informasjon til et Excel-ark, for en rundtur internt hvor det kanskje legges til eller trekkes fra potensielle deltakere.
Antagelig gjør dere i stor grad endringer i regnearket, som da er oppdatert. Men CRM-systemet er ikke oppdatert, og dermed må endringene gjøres også der, med mindre dere har mulighet til å importere regnearket inn i CRM.
Så kopieres adressen inn i Outlook eller annen e-post løsning og deltakere begynner å melde seg på. Noen ringer, noen svarer på e-posten dere sendte ut.
Hvis dere inviterer til arrangement på e-post, ber dere da de inviterte om å svare på e-posten for å melde seg på? Det betyr at informasjonen ikke går inn i noen database, men at en person må sørge for at e-posten blir lest og registrert videre i et annet system.
Skal dere da ha digital innsjekk eller app for arrangementet, må dere i så fall sørge for å ha riktig versjon av regnearket pluss tilgang til den personen som har laget det, for å være sikker på at informasjonen blir riktig når alt skal lastes opp i enda et system.
Puh ...!
Manuelle prosesser fører til dobbeltarbeid og trippelarbeid à la dette – og er en tidstyv av de sjeldne. Og tid er som regel mangelvare når man skal planlegge og gjennomføre arrangementer.
Så hvorfor ikke la deltaker selv skrive inn sine data når han eller hun melder seg på? På den måten blir informasjonen riktig, og du sparer masse tid.
Et godt påmeldingssystem har tilpasset registreringsside, slik at deltakeren enkelt kan taste inn friske og oppdaterte data.
Dataene kan enkelt sendes inn i CRM-systemet, slik at både kontaktinformasjon og hvem som har deltatt på hva, ligger på ett sted. Dessuten kan informasjonen overføres til hotellsystemene via tilpasset import, slik at også de slipper å taste inn alt på nytt enda en gang.
Med andre ord sparer du ikke bare deg selv for unødvendig dobbeltarbeid, men også dine samarbeidspartnere.
La deltakerne selv gjøre jobben med å endre detaljene
Bruker du mye av tiden inn mot ditt arrangement på å fange opp og gjøre endringer på deltakerinformasjon? Bruk heller tiden på å gjøre arrangementet så vellykket som mulig – la deltakerne selv endre detaljene.
Alle som jobber med arrangementer, vet at en vesentlig del av tidsbruken går med til å endre informasjon som deltaker har registrert. Typisk kommer dette rett før arrangementsstart, når dere har det ekstra travelt.
Det kan være alt fra å endre aktiviteter, bestille hotell og oppgi mathensyn til endring i navn, penger tilbake eller mer å betale, at deltaker likevel ikke ønsker å delta, osv..
Endringer på deltakerinformasjon er ofte det som er mest tidkrevende på et arrangement med mange deltakere.
Hvorfor ikke la deltakere gjøre denne jobben selv?
-
Du sparer mye tid
-
Deltakeren er helt sikker på at det blir riktig
-
Begge parter blir fornøyde
Enkelt for deltaker å gjøre endringer selv
Ved påmelding til arrangementer sender de aller fleste ut en bekreftelse på e-post til deltakeren etter registrering, gjerne med en oppsummering av hva deltakeren har valgt å melde seg på.
Bruker man profesjonelle påmeldingssystemer, kan man enkelt sette en frist (dato), og frem til denne datoen kan deltaker selv få gjøre sine endringer. Det følger da vanligvis med en lenke i bekreftelsen deltakeren får ved påmelding, og det er bare å følge denne lenken for å gjøre endringer.
Er det et godt system, vil endringer deltakeren gjør innen fristen, også ta hensyn til betaling hvis det koster noe å delta. Gjør deltaker en endring som medfører mer å betale, ja, da bør den gamle fakturaen krediteres, og deltakeren bør automatisk få en ny.
Tilsvarende hvis deltaker gjør endringer som betyr at det blir mindre å betale; da bør dette også avregnes automatisk. Har deltaker allerede betalt, bør betalingsoppfølgingen vise det som gjenstår å betale, eller eventuelt det som er betalt for mye.
Benyttes kredittkort og det blir mer å betale, så bør dette betales med én gang.
Mer tid til å forberede det faglige
Endringer på deltakerinformasjon behøver ikke å være en kilde til frustrasjon og stress. Ved bruk av et profesjonelt påmeldingssystem kan du la deltakerne selv gjøre den tidkrevende jobben med å endre på detaljer. Dette sparer deg for mye unødvendig arbeid og tidsbruk.
Skulle du likevel ønske selv å gjøre endringer på én eller flere deltakere underveis, skal du med et godt system enkelt kunne gjøre det – og selv velge om deltaker skal ha en ny, oppdatert bekreftelse eller ikke. Og ikke minst, den endrede informasjonen ligger trygt lagret i systemet og ikke i en ny versjon av regnearket …
Snakker påmeldingssystemet med CRM-systemet ditt?
I et digitalt marked er kundedata og kundeinnsikt gull verdt. Mange bedrifter sitter på masse verdifull informasjon om kundene sine, men ofte har de den liggende i helt adskilte systemer.
For eksempel har de det meste av kundedataene i sitt CRM-system, hvor det gjøres oppdateringer manuelt etter hvert som bruker får beskjed om endringer. I tillegg har mange et helt annet system for håndteringer av deltakere. Ofte er det denne informasjonen som er mest oppdatert, fordi deltakerne selv har tastet den inn.
Men kommer denne informasjonen tilbake til CRM-systemet? Hvorfor ikke koble systemet for håndtering av deltakere sammen med CRM-systemet, slik at verdifull og oppdatert informasjon blir samlet på ett sted?
Dette vil spare dere for mye manuelt, tidkrevende dobbeltarbeid.
Derfor bør påmeldingssystemet være integrert med CRM-systemet
Når deltakerne registrerer seg, blir informasjonen liggende i systemet dere bruker til påmelding. Men CRM-systemet blir fortsatt ikke oppdatert, fordi de to systemene ikke snakker med hverandre.
Neste gang du skal invitere til arrangement, bør du ideelt sett sende ut fra påmeldingssystemet, som har oppdaterte og korrekte kundedata fra sist. Men da oppstår gjerne følgende dilemma: Skal du sende fra CRM, som har alle kunder, men som kanskje ikke er helt oppdatert? Eller skal du sende fra påmeldingssystemet med de siste deltakerne, som antagelig har helt oppdatert informasjon, men som ikke har alle kunder?
Denne utfordringen kan løses med et profesjonelt påmeldingssystem, som enkelt kan kobles sammen med CRM-systemet som bedriften din bruker.
Oppdatert data om alle deltakere kan enkelt sendes tilbake til CRM etter endt arrangement, og dermed har dere korrekte opplysninger å gå ut ifra ved neste arrangement.
Enklere innsamling av samtykker
Med et profesjonelt påmeldingssystem kan du enkelt samle inn samtykker fra deltakerne.
Når påmeldingssystemet er koblet sammen med CRM-systemet, kan du overføre samtykkene til CRM. På den måten slipper du ekstraarbeidet med å be om samtykke hver gang noen skal melde seg på. Du kan heller ta ut “ferske” lister fra CRM-systemet basert på hvem som faktisk har gitt samtykke.
Bonusfordel: Deltakerdata er verdifullt for salgsavdelingen
I de fleste bedrifter er CRM-systemet et uunnværlig verktøy for å optimalisere salgsarbeidet.
Med et påmeldingssystem som er integrert med CRM, får markeds- og salgsavdelingen innsyn i hvem som har deltatt på hvilke kurs og arrangementer. Dermed kan selgerne enklere analysere potensielle kunders behov og møte dem med riktig tilbud til riktig tid. Dette bidrar igjen til å øke kundetilfredsheten og gi flere og mer lojale kunder.
Taster du inn informasjon manuelt (og dobbelt) når du fakturerer deltakerne dine?
Mange bedrifter som har tatt i bruk et påmeldingssystem, tyr likevel til arbeids- og tidkrevende metoder når de skal fakturere deltakerne – de taster nemlig informasjon fra påmeldingssystemet manuelt inn i økonomisystemet. Gjerne lenge etter at arrangementet har vært.
Dette er dobbeltarbeid … helt unødvendig, sådan.
Hvorfor ikke sende faktura samtidig med registreringen?
Med betalingsløsning i et profesjonelt påmeldingssystem kan du gjøre nettopp dét.
La oss se på de mange fordelene:
- Informasjonen blir tastet inn kun én gang – direkte fra deltakeren
- Faktura blir sendt umiddelbart (eller automatisk på et ønsket tidspunkt senere)
- Økonomiavdelingen sparer mye tid og arbeid
- Pengene kommer raskere på konto, og selskapet får bedre likviditet
- Alle har betalt før arrangementet starter
- Påminnelser sendes ut automatisk ved sen betaling
- Rapporter kan hentes ut / sendes til økonomiavdeling, eller integrasjon kan sende informasjon direkte inn i regnskapssystemet
Mindre dobbeltarbeid = bedre tid til å lage enda bedre møter og arrangementer
Når du jobber med arrangementer, har du evig nok å få unnagjort fra før. Ikke la håndteringen av deltakeravgiften bli unødvendig komplisert, slik at det stjeler tid og ressurser i en travel tid.
Bruker du et påmeldingssystem, slipper du den manuelle (dobbelt)jobben med å registrere samme informasjon inn i regnskapssystemet for å fakturere deltakerne.
Konklusjon: Et profesjonelt påmeldingssystem hjelper deg med å unngå mye tidkrevende dobbeltarbeid
Med gode systemer som snakker sammen, er dobbeltarbeid faktisk helt unødvendig. Dermed kan du bruke mer tid på andre oppgaver som ligger og venter, og som bidrar til høyere verdiskaping for bedriften. Samtidig reduseres flere feilkilder fordi man unngår manuell tasting.
Med et moderne påmeldingssystem som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter, f.eks. CRM, slipper du å taste inn samme informasjon mange ganger manuelt.
Ferske data blir tastet inn av deltaker selv og blir så sendt videre inn til CRM-systemet. Dere får frigjort og samkjørt verdifulle kundedata fra “siloer”, noe som kan spare dere for mye frustrasjon, tidsbruk og unødvendig ekstraarbeid.
Ta i bruk et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem, så kan du og dine medarbeidere internt som jobber med arrangement, bruke tiden mer effektivt på å forberede det faglige enda bedre.
Aller viktigst – du får mer tid til å få på plass de viktige detaljene som gjør dine arrangementer til det de skal være: Verdifulle møter mellom mennesker.
