Mange påmeldte møtte opp til arrangementet ditt, men det var også en del som ikke gjorde det. Etter et par dager skulle du gjerne ha kommet i kontakt med de du anser som potensielle kunder, men finner ut at du vet lite om dem. Du skulle gjerne også visst hvorfor noen ikke dukket opp? Hva kan du gjøre for å få bedre kontroll her?
Ber du om for lite informasjon fra deltakerne før arrangementet, kan dette for deg som arrangør bli en svært tidkrevende jobb i etterkant.
Du trenger god informasjon om deltakerne dine for å kunne gi dem verdifullt og treffende innhold gjennom hele eventprosessen – fra invitasjoner til epost og SMS-kommunikasjon. Samtidig trenger du å vite mest mulig om dem når du skal følge dem opp i ettertid.
Vi gir deg noen gode tips til hvordan du kan få bedre oversikt over deltakerne dine:
Personlig invitasjon og utfyllende påmelding
Allerede fra første interaksjon med deltakerne er det viktig å få oversikt over hvem de er. Hvis du går for et event management system kan du allerede da segmentere personlig og målrettet. Slik får du kontroll over deltakerne helt fra starten av.
Del deltakerne opp i kategorier
Jo mer informasjon du trenger fra deltakerne dine, jo viktigere er det å få satt det hele inn i et system. Allerede ved registrering er det lurt å skille på deltakerne. Dette kan du gjøre ved å sette dem inn i ulike kategorier som for eksempel kunder, samarbeidspartnere eller ansatte før eventet. Funksjonen “deltagerkategorisering” i et event management system muliggjør dette.
Flere deltakere betyr også ulike behov. Etter du har delt dem inn i ulike kategorier blir det enklere for deg å tilpasse spørsmål og informasjon du ønsker de skal fylle ut til hver og én av dem. Programmet kan tilpasses hver kategorii – noen sesjoner i programmet passer sikkert for alle og kan kjøres i plenum, mens noen punkter på programmet kan være detaljert rettet inn mot ulike grupper deltakere.
Bedre kommunikasjon med deltakerne
Ved å bruke et slikt system kan du også lettere ivareta alle henvendelser og spørsmål deltakerne har, som igjen blir lagret i en database. Dette er en enkel og ufarlig måte for deltakerne å sende inn spørsmål på – og gjør det lettere for deg som arrangør å besvare dem.
Ved å benytte deg av effektive kommunikasjonsløsninger som epost og SMS, gjør dette det enkelt for deg å sende ut personlig tilpasset informasjon til mange deltakerne samtidig, både før, under og etter arrangementet.
Les mer:
- Hvorfor et event management system sparer deg for tid
- 6 feil du gjør med dine epost-invitasjoner
- 5 ting å huske når du ber deltakerne evaluere arrangementet
Ha kontroll på hvem som deltok/ikke deltok – og evaluer riktig
Et innsjekkssystem er verdifullt da det sikrer at du som arrangør får oversikt på hvem som faktisk møtte opp på arrangementet.
Å sende ut en evaluering til deltakerne i etterkant er også viktig for å samle inn informasjon. En slik undersøkelse kan fortelle deg hva som fungerte bra med arrangementet og hva som eventuelt fungerte mindre bra.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
Her kan det komme frem verdifull informasjon som kan være nyttig både for salgsavdelingen og andre i bedriften for videre oppfølging. Det kan være leads for potensielle nye kunder, eller det kan være misnøye som kan fanges opp og justeres før et eventuelt kundeforhold blir avsluttet.
Har du ikke kontroll på hvem som faktisk var der, hvordan skal du da vite hvem du skal sende evalueringen til?
Det er mange elementer i en event-prosess. Ved å bruke et event management system som et verktøy for å dra deg gjennom de ulike prosessene på en enkel måte, kan du bruke mer tid på det du egentlig vil; ta godt vare på eksisterende kunder, lære potensielle kunder bedre å kjenne og forhåpentligvis få noen nye!
