Vet du hvem som deltok på arrangementet?


Vet du hvem som deltok på arrangementet?

Helene Stokke | 18. okt 2018
4 minutter lesetid


God informasjon om deltakerne dine er nødvendig for å kunne gi dem verdifullt innhold og god oppfølging gjennom hele arrangementsprosessen.

 

De fleste påmeldte møtte opp til arrangementet ditt, men det var også en del som uteble. Etter et par dager skulle du gjerne ha kommet i kontakt med dem du anser som potensielle kunder, men du innser at du vet lite om dem. Du skulle gjerne også ha visst hvorfor enkelte ikke dukket opp.

Hva kan du gjøre for å få bedre oversikt her?

Ber du om for lite informasjon fra deltakerne før arrangementet, kan det bli en svært tidkrevende jobb for deg som arrangør i etterkant.

Du trenger god informasjon om deltakerne dine for å kunne gi dem verdifullt og treffende innhold gjennom hele arrangementsprosessen – alt fra invitasjoner til e-poster og SMS-kommunikasjon. Samtidig trenger du å vite mest mulig om dem når du skal følge dem opp i ettertid.

Vi gir deg noen gode tips til hvordan du kan få bedre oversikt over deltakerne dine.

 

Personlig invitasjon og utfyllende påmelding

Allerede fra første kontakt med deltakerne er det viktig å få oversikt over hvem de er. Hvis du velger å ta i bruk et påmeldingssystem, kan du allerede da segmentere personlig og målrettet. Slik får du kontroll over deltakerne helt fra starten av.

 

Del deltakerne inn i kategorier

Jo mer informasjon du trenger fra deltakerne dine, desto viktigere er det å få satt det hele inn i et system. Allerede ved registrering er det lurt å skille på deltakerne. Dette kan du gjøre ved å dele dem inn i ulike kategorier, som for eksempel kunder, samarbeidspartnere eller ansatte. Funksjonen ‘deltagerkategorisering’ i et nettbasert påmeldingssystem gjør dette mulig.

Flere deltakere betyr også ulike behov. Etter at du har delt dem inn i ulike kategorier, blir det enklere for deg å tilpasse spørsmål de skal svare på, og informasjon de skal oppgi, til hver og én av dem. Programmet kan tilpasses hver kategori – noen sesjoner passer sikkert for alle og kan kjøres i plenum, mens andre deler av programmet kan være detaljert rettet inn mot ulike grupper deltakere.

 

Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine? 

 

Bedre kommunikasjon med deltakerne

Ved å bruke et påmeldingssystem kan du også lettere ivareta alle henvendelser og spørsmål deltakerne har, som igjen blir lagret i en database. Dette er en enkel måte for deltakerne å sende inn spørsmål på – og gjør det lettere for deg som arrangør å besvare dem.

Effektive kommunikasjonsløsninger som e-post og SMS gjør det enkelt for deg å sende ut personlig tilpasset informasjon til mange deltakere samtidig – før, under og etter arrangementet.

 

Ha kontroll på hvem som deltok / ikke deltok – og evaluer riktig

Et innsjekkingssystem er verdifullt, da det sikrer at du som arrangør får oversikt på hvem som faktisk møtte opp på arrangementet.

Det er også viktig å sende ut en evaluering til deltakerne i etterkant, for å samle inn informasjon. En slik undersøkelse kan fortelle deg hva som fungerte bra med arrangementet, og hva som eventuelt fungerte mindre bra.

Her kan det komme frem verdifull informasjon som kan være nyttig både for salgsavdelingen og andre i bedriften, for videre oppfølging. Det kan være leads, eller det kan være misnøye som kan fanges opp og justeres før et eventuelt kundeforhold blir avsluttet.

Har du ikke kontroll på hvem som faktisk møtte, hvordan skal du da kunne vite hvem du skal sende evalueringen til?

 

Det er mange elementer i prosessen med å planlegge og gjennomføre et møte med mange deltakere. Ved å bruke et nettbasert påmeldingssystem, som gjør det enklere å invitere, registrere, endre, betale, sjekke inn og evaluere, kan du bruke mer tid på det du egentlig vil – å ta godt vare på nåværende deltakere, lære potensielle deltakere bedre å kjenne, og forhåpentligvis få noen nye!

 

prøv proviso event

Andre leste også