Flere bransjer har begynt å arrangere frokostseminarer med stor suksess. Det er en god anledning til å vise kompetanse og samtidig gi eksisterende eller potensielle kunder mer kunnskap. Uannsett hva hensikten med deres frokostseminar er, så er det en rekke ting som er viktig å få på plass. Vi har samlet 10 viktige ting å huske på når du skal arrangere bedriftens neste frokostseminar.
Hva er formålet med seminaret?
Før du finner dato og begynner å sende ut invitasjoner eller markedsføre frokostseminaret er det viktig at du tenker nøye gjennom hva formålet med arrangementet er. Hva ønsker du at de som kommer skal få ut av det? Hva skal din bedrift få ut av det? Sett tydelig mål for seminaret slik at det er enklere å evaluere i ettertid om det gikk bra eller ikke.
Velg et godt verktøy
Det er mye du skal huske på før arrangementet, og mye kommunikasjon som skal utføres mellom deg og deltakerene. Det finnes verktøy som kan redusere tidsbruken og samtidig sørge for at du har all informasjonen du trenger på ett sted. Slike verktøy kan hjelpe deg med invitasjoner, registering, e-poster og andre henvendelser til deltakere, samt deltakerlister og evaluering.
Invitasjoner som gjør det enkelt å gi svar
Sørg for at det er svært enkelt å gi tilbakemelding på om man kommer eller ikke. Sørg for å spore både de som svarer ja og nei på invitasjonen og legg dem i egne lister. De som takker nei bør ikke motta påminnelser om arrangementet. Det kan oppleves som mas, spesielt når man har vært tydelig på at det ikke passer denne gang.
Rop ut om at du skal ha et frokostseminar
Det er blitt svært populært å arrangere slik seminarer, så vær tydelig i markedsføringen hvordan dette arrangementet skiller seg fra de andre. Hva kan de som kommer forvente og hva vil de lære? Sørg for å markedsfør seminaret i alle relevante kanaler. Send også ut invitasjoner i god tid i forveien slik at de du ønsker at skal delta ikke har booket full kalenderen sin.
Enkel registering og hyggelig velkomst
På selve dagen er det viktig at det er enkelt å registere seg når man kommer. Her kan man ofte ta i bruk samme verktøy som man har brukt for å sende ut invitasjoner. Dette gjør at det er enkelt å finne frem til navn og hvilken bedrift de representerer. Sørg for at de som ønsker deltakere velkommen er hyggelig mot alle som kommer og gir de informasjonen de trenger. En god velkomst gjør at bedriften allerede får et godt inntrykk av dere.
Oppfordre til engasjement
Du ønsker engasjerte deltakere som ikke bare sitter stille og lytter til presentasjonen. Oppfordre til spørsmål underveis og be om erfaringer.
Lag også gjerne en egen hashtag slik at de kan dele informasjon og ting de har lært i sosiale medier.
Ikke la det vare for lenge og oppfyll forventinger
Informer alltid i invitasjoner og annen kommunikasjon hvor lenge seminaret skal vare og overhold dette. Sørg for at de som holder presentasjoner heller snakker litt kortere enn lengre. Sett spesifikt av tid til mingling og meningsutveksling etter det hele er over og la det være opp til hver enkelt om de har tid til dette.
Del presentasjonen
Si alltid i fra på starten av seminaret at alle vil motta presentasjonen. Dette gjør at de ikke sitter og skriver ned hvert ord som presenteres. Det gir deltakerne mulighet til å reflekterer og kommer med spørsmål. Noen timer etter seminaret er over sender du ut presentasjonen til alle. Ikke la det gå for lenge. Slik har de informasjonen friskt i minnet.
Be om tilbakemeldinger
Be alltid om tilbakemelding i etterkant fra de som har vært der. Gjør det enkelt og send gjerne et lite skjema over når du sender presentasjonen. Skjemaet kan ta for seg innholdet, foredragsholder, lokaler eller annet du ønsker feedback på. Husk å også spørre deltakerne om de ønsker mer informasjon fra dere, eventuelt et møte eller annet som kan gi dere verdi.
Evaluer
Bruk tilbakemeldingene du har fått og gå igjennom de med teamet ditt. Sørg for at de som har gitt tilbakemelding opplever at de er blitt hørt neste gang de kommer. Enten det er kvaliteten på kaffen, mangel på winerbrød eller lengden på foredraget, tilpass neste frokostseminar slik at det blir enda bedre.
Skal du arrangere et større event?
