Proviso er 10 år i år. Vi er stolt over å ha klart å utvikle oss til å bli en av Norges ledende bedrifter innen møte- og konferansebransjen.
Investerer du i Proviso, får du ikke bare et digitalt verktøy som hjelper deg med å lage enda bedre arrangementer – du får også en samarbeidspartner med bred kunnskap og ekspertise innen bedriftsarrangementer.
Å innføre et nytt system er imidlertid en avgjørelse som ingen bedrift bør ta lett på. Systemet skal være tilrettelagt virksomhetens behov, og dessuten enkelt å integrere og ta i bruk.
Vurderer du et nettbasert påmeldingssystem for bedriften, har du sikkert en rekke spørsmål du gjerne vil ha svar på. I denne artikkelen går vi gjennom 14 spørsmål vi ofte får fra våre kunder, og gir svar på dem.
1. Må jeg laste ned eller installere noe for å bruke Proviso?
Svar: Nei, Proviso er et nettbasert system, så du trenger kun tilgang til internett. Alle nye versjoner blir automatisk tilgjengelig.
2. Hva koster det å bruke Proviso?
Svar: Vi har fire ulike versjoner: Basic, Business, Professional og Project. Prisen er avhengig av hvilken pakke du velger, samt hvor mange deltakere du har per år (volum). Er du usikker på volum, kan du starte på minste trinn, som er inntil 500 deltakere per år. Det er enkelt å justere dette hvis det viser seg at du har mer.
Med versjonen Project kan du sette sammen de elementene du trenger fra Basic, Business og Professional. Hvis du bare har et arrangement eller to per år, paketerer vi de tjenestene du trenger, og gir deg en pris per deltaker basert på forventet antall deltakere for akkurat det arrangementet.
3. Er Proviso lisensbasert?
Svar: Du får 1, 2 eller 4 lisenser ved oppstart, basert på hvilken versjon du velger. Du kan kjøpe tilleggslisenser etter behov. Dette er da en engangskostnad, og du betaler ikke noen årlig vedlikeholdsavgift av lisenser. Hvis noen slutter i din bedrift, kan du enkelt gi lisensen til noen andre i bedriften.
Er du Prosjektkunde, trenger du ingen lisens, men får tilgang til den informasjonen som er relevant for deg uten at du må logge deg inn.
4. Hvordan fungerer betalingsløsningen i Proviso?
Svar: Proviso sin økonomimodul tilrettelegger for bruk av kredittkort og/eller faktura. Du kan velge betalingsmåte du ønsker å tilby deltakerne, og velge hva du ønsker skal trigge betalingen (total deltakelse eller mer spesifisert som middag, overnatting, deltakelse på ulike sesjoner, etc.). Ved bruk av kredittkort får ikke deltaker meldt seg på før han/hun har betalt. Velger du faktura, kan deltaker velge å få denne tilsendt via organisasjonsnummer (EHF) eller per e-post etter fullført registrering. Du kan også tidsbestemme når evt. faktura skal sendes ut.
5. Koster det å bruke support?
Svar: Nei, support via e-post/telefon/chat er inkludert for alle Business/Professional-kunder som har løpende avtale om bruk. For prosjektkunder blir man belastet per time etter skriftlig avtale, eller man kan bestille timepool for prosjektarbeid. Basic-kunder blir belastet etter medgått tid for supporthenvendelser.
6. Kan jeg sende SMS gjennom Proviso?
Svar: Ja, det kan du. Send informasjon per SMS før, under og etter din aktivitet. Proviso gir deg videre anledning til å filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger i deltakermassen. Bruker du Proviso sin QR-modul, sendes QR-koden per SMS for innsjekk.
7. Hvordan unngår jeg å bli oppfattet som spam?
Svar: Proviso bruker SendGrid som mail-gateway. Provisoevent.no er "whitelabeled" hos SendGrid, og det eneste du bør gjøre, er å be intern IT-avdeling om å "whiteliste" domenet vårt – provisoevent.no. (Dette er for å unngå at mail havner i søppelposten dersom du sender interne e-poster gjennom Proviso.)
8. Hvor lenge varer en avtale med Proviso?
Svar: Våre standard, løpende avtaler gjelder for ett år fra signering og har deretter 3 måneders løpende oppsigelse. Prosjektavtaler gjelder kun for det avtalte prosjektet og avsluttes automatisk når arrangementet er gjennomført og avtalte tjenester levert.
9. Kan jeg integrere Proviso med andre systemer jeg benytter?
Svar: Ja, det kan du. Proviso er bygget på helt ny og moderne teknologi og har et integrert API.
10. Får jeg en fast kontaktperson på support?
Svar: Ja, du får en fast kontaktperson ved avtaleinngåelse. Dersom denne personen er opptatt når du trenger hjelp, får du snakke med første ledige konsulent.
11. Kan jeg også bestille hotell/konferansested hos Proviso?
Svar: Ja, det kan du. Du kan enten ringe oss og velge "Proviso Request" når du får menyen, eller gå til siden Forespør arrangement. Du får da 3–4 gode tilbud tilsendt på e-post etter kort tid. Tjenesten er gratis for alle bedrifter.
12. Kan Proviso også være med og hjelpe til på selve arrangementet?
Svar: Ja, hvis du trenger hjelp til innsjekk eller generell bistand på selve arrangementsdagen, kan det inngås avtale om dette.
13. Tilbyr Proviso elektronisk innsjekk?
Svar: Med Proviso sin modul for innsjekk får du tilgang til å generere QR-kode, som sendes per e-post og/eller SMS til alle bekreftede deltakere før arrangementet. Mottatt kode leses enkelt av ved hjelp av en skanner på selve arrangementet. Ved behov for navneskilt printes disse ut samtidig. Informasjon om deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart. QR-modulen kan også bestilles per prosjekt.
14. Finnes Proviso som app?
Svar: Ja, med vår nye Proviso app, som du kan laste ned fra App Store, får du som registrert bruker av Proviso oversikt over alle dine arrangementer og deltakere i Proviso, "on the go". Du finner raskt frem til dine kommende arrangementer, og du kan søke opp informasjon i allerede avholdte arrangementer. All informasjon om det deltakerne har registrert, finner du i appen, og du kan kommunisere direkte med deltakere via mail og SMS. Du trenger ikke å vente til du er på jobb eller foran PC-en – du har full tilgang til alle dine deltakere og arrangementer direkte fra Proviso-appen.
Dersom du har spørsmål om Proviso som du ikke får svar på her, må du ikke nøle med å ta kontakt med oss. Våre hyggelige rådgivere sitter klar til å svare på dine spørsmål (på telefon og mail) alle hverdager fra klokken 08–16.
