Kjenner du ofte på en litt urolig klump i magen når du tenker på det neste arrangementet du skal planlegge?
Hvis svaret er ja, så har du sannsynligvis ikke begynt å bruke det verktøyet du trenger for å arbeide effektivt og enkelt med arrangementer – et profesjonelt påmeldingssystem.
Dersom du er en arrangør som fortsatt lager arrangementer ved bruk av regneark, invitasjon/påmelding på e-post eller i papirformat, skjemaer og kanskje manuelle betalingsløsninger, ja da bør du lese videre.
I dette tilfellet ER nemlig gresset grønnere på den andre siden …!
Forskjellen mellom stresspuls og smilepuls
Å planlegge et arrangement uten et påmeldingssystem, og å planlegge det med et, det er rett og slett to ulike verdener. Hvis du har tatt i bruk et slikt system, har du nok selv følt de to vidt forskjellige virkelighetene på kroppen.
Innsjekking av deltakere er et godt eksempel på det. Det kan være kos eller kaos.
Så, til deg som kanskje har gått på et par smeller, med flere ulike systemer som ikke prater med hverandre, mye unødvendig dobbeltarbeid og manglende kontroll og oversikt:
La meg gå rett på sak og illustrere kontrasten mellom det å lage arrangement uten og med et påmeldingssystem.
Arrangementsplanlegging uten påmeldingssystem – slik ser det ut for de fleste
Hvor mange av punktene under kjenner du deg igjen i …?
- Unødvendig hektisk når arrangementet nærmer seg, fordi man ikke har kontroll på alle detaljer.
- Vanskelig hvis nøkkelpersoner blir syke eller slutter. Hvem har de sist oppdaterte oversikter?
- Hva med historikk og evalueringer fra sist – hvor er de?
- Unødvendig mye manuelt arbeid med endringer, utsendelser og spørsmål fra deltakere.
- Mye ekstra arbeid ved fakturering, betaling og betalingsoppfølging
- Vanskelig for partnere og leverandører å følge med på utviklingen / antall deltakere som endrer seg hele tiden.
- Usikker på GDPR-håndtering og behandling av data
- Deltakere må selv ordne overnatting fordi det medfører så mye ekstra arbeid.
- Mye arbeid med å finne de ulike leverandørene for registreringsskjema, nettside, app, innsjekk, osv.
Arrangementsplanlegging med påmeldingssystem – slik kan det bli for deg
Er du lei av å gå rundt med en stressknute i magen hver gang du får ansvaret for å planlegge et arrangement i bedriften din?
Med et godt påmeldingssystem slipper du det, fordi arrangementsplanleggingen blir seende slik ut:
- Kontroll på alle detaljer
- Endringer gjøres av deltaker selv, og du som arrangør sparer mye tid
- Historikk og evalueringer ligger lagret i påmeldingssystemet og er enkelt å hente frem neste gang du skal gjennomføre et tilsvarende arrangement.
- Utsendelser gjøres direkte fra systemet og kan forhåndsinnstilles, slik at det går ut uten at du trenger å tenke mer på det.
- Fakturering, betaling og betalingspåminnelser skjer automatisk, og du har hele veien oversikt over alt som er innbetalt.
- Enkelt å dele lenker som løpende oppdaterer seg med andre partnere som skal holdes løpende orientert.
- GDPR-regler og datalagring er sikkert og godt tatt vare på.
- Enkelt å tilby overnatting og gi god service til deltakerne, og det blir lite ekstra arbeid for deg.
- Du trenger bare én leverandør for registreringsskjema, nettside, app, innsjekk, digital landingsside, etc.
Les også: Lav puls og kontroll på alle detaljer når arrangementet starter?
Oppsummert
Uten påmeldingssystem har du mindre kontroll, og det er mer manuelt arbeid og stress.
I praksis betyr det at det er vanskeligere å lage et arrangement som blir vellykket.
Med påmeldingssystem får du full kontroll, bruker mindre arbeid på tidkrevende manuelle oppgaver, og har mer tid til faglig innhold og annet nyttig arbeid. Ikke minst blir det betydelig mindre stress!
Til syvende og sist blir det ikke bare enklere å planlegge arrangementet, men også enklere å begeistre både deltakere og samarbeidspartnere.
Klar for å jobbe enklere og mer effektivt med arrangementer?
… og i tillegg fremstå mer proff?
