At det kan være en stressende oppgave å planlegge, markedsføre og gjennomføre arrangementer, det kjenner du sikkert til. Men hvor godt kjenner du til nettbaserte tjenester, og det faktum at de gjør det langt mindre stressende å administrere møter med mange deltakere?
Drevne eventprofesjonelle jobber kjapt, er fleksible og takler stress. Men hemmeligheten bak suksessen ligger også i teknologien de bruker. Med en god nettbasert løsning sparer de enormt med tid. Vil du vite hvordan?
Her er de 5 viktigste fordelene med å bruke nettbaserte tjenester neste gang du skal arrangere møter med mange deltakere:
1. Det er alltid tilgjengelig
Mange begynner arbeidsdagen med å logge inn på PC-en og åpne e-post, Excel eller andre programmer. Dersom det blir datakrøll av noe slag, står IT-avdelingen parat til å hjelpe.
Eventbransjen har imidlertid en annen rytme. Eventprofesjonelle sitter som regel ikke foran PC-en fra 8–9 til 16–17. De er ute der det skjer, sammen med kunder, eller på reise – bare for å nevne noe av det som utgjør en stor del av eventprofesjonelles jobbhverdag. Derfor er det avgjørende for dem at de alltid har systemer og informasjon om kunder og arrangementer lett tilgjengelig på nett, slik at de lykkes med å gjennomføre så vellykkede og knirkefrie arrangementer som mulig.
Se for deg hvor kjekt det er å ha tilgang til event-dataene dine når som helst. Kanskje ønsker du å ta en kikk på rapporter/deltakerlister, svare på en deltakerhenvendelse eller sende ut en påminnelse. Alt du behøver, er internettforbindelse og laptop, nettbrett eller mobil. Du logger ganske enkelt inn på ditt event management system via nettleseren, der du befinner deg. En drøm for eventplanleggere på farten! Med en god nettbasert tjeneste kan du jobbe effektivt enten du er hjemme, på hotellrommet eller på hytta.
2. Det er alltid oppdatert
Når du har konstant oppdatert informasjon på ett sted, tilgjengelig via internett, sparer du enormt med tid som du vanligvis bruker på manuelle arbeidsoppgaver. Du slipper å registrere deltagere, håndtere endringer og distribuere rapporter frem og tilbake. Du slipper å bruke verdifull tid på å bekrefte, punche og vente på informasjonen, og deltakerne slipper å bruke verdifull tid på å følge opp og bekrefte deltakelsen sin.
En nettbasert løsning gir deg dessuten langt større fleksibilitet med hensyn til ønsker fra deltakerne og endringer i siste liten.
Med nettbasert informasjonslagring kan du og kollegene dine jobbe i fellesskap uten at dere må bekymre dere for hvem som til enhver tid har kontroll og sitter på siste versjon av rapporter og detaljer. Dermed blir samarbeidet enklere, og dere unngår unødvendig dobbeltarbeid og feilkilder.
Det er en annen kjempefordel med at informasjon og systemer alltid er oppdatert i sanntid: Det er pålitelig og mindre sårbart. Fremdriften opprettholdes selv ved sykdom og fravær av nøkkelpersoner. Programvare, systemer og infrastruktur ligger hos leverandøren. Dermed er du hele tiden sikret at du har nyeste versjon, og at den daglige driften av systemet ivaretas.
3. Det sparer kostnader
Den abonnementsbaserte prissettingen på tjenesten innebærer ingen utgifter til vedlikehold av systemet, som for eksempel backup, oppgraderinger og sikkerhet. Mange bedrifter har ikke ressurser til å ha eget IT-personell.
Du betaler kun for de brukerne og de tjenestene som du trenger. Når bedriften din vokser og du får nye behov, kan du utvide løsningen med noen få tastetrykk.
Les også: Gode arrangementer krever god planlegging
4. Det gir problemfritt IT-system
Du trenger absolutt ikke å være dataekspert for å jobbe med en nettbasert tjeneste. Du kan slappe av og la andre ta seg av IT-biten. Løsningen hostes av systemleverandøren, som tar seg av alle oppgraderinger, installasjoner og alt vedlikehold. Du trenger derfor ikke å bry deg med de tradisjonelle utfordringene som følger med det å ha løsningen på egen server. Oppgraderinger blir historie, du vil alltid jobbe i den nyeste versjonen.
5. Datasikkerheten ivaretas fullt og helt
Leverandøren av en nettbasert tjeneste har ansvaret for dataene som kundene betror dem med, og derfor står sikkerheten i høysetet. Profesjonelle nettbaserte tjenester har strenge krav til blant annet oppetid, adgangskontroll og personvern. Kundedata blir svært godt beskyttet.
En god nettbasert tjeneste er et meget stabilt og sikkert system, som underbygges av en erfaren, teknisk support. Leverandørens konkurranseevne avhenger av at datasikkerheten ivaretas 100 prosent. Leverandører av nettbaserte tjenester har ofte serverne spredd på flere geografiske steder eller fordelt på flere servere på samme sted. Backup er automatisert og kjøres minimum hver natt, kritisk informasjon gjerne oftere. Sikkerhetsnivået er dermed høyere enn din egen bedrift vil være i stand til å tilby.
Med en nettbasert tjeneste kan du være trygg på at alle nødvendige sikkerhetstiltak er på plass for å beskytte data mot tap, misbruk og uautorisert bruk.
Blir du lettet og glad av tanken på ganske enkelt å åpne nettleseren, logge inn og umiddelbart få full tilgang til all informasjon om kunder og eventer? Da bør du så absolutt vurdere å gå over til en nettbasert tjeneste, som er det naturlige valget når du skal arrangere møter med mange deltakere.
La oss gi deg en gratis analyse
Proviso har markedets best utviklede plattform for å planlegge og gjennomføre møter, samlinger og konferanser. Hvis du ønsker å få vite mer om hvordan din bedrift kan spare tid og penger på å legge planleggingen til et nettbasert event management system, gir vi deg mer enn gjerne en uforpliktende analyse.
