Stresset eller rolig når arrangementet ditt nærmer seg?

Du har fått ansvaret for et arrangement, og datoen kryper stadig nærmere. Hvor skal du begynne? Senk skuldrene – det riktige arrangementsverktøyet gir deg kontroll og jager stresset på dør.

Visst er det krevende å forberede arrangement – spesielt når man ikke har dette som sin primæroppgave.

Det er masse å holde styr på. og dagene flyr av sted. Da er det ikke rart at “arrangementsangsten” kommer snikende, og du sjekker kalenderen for å se hvor mange uker du har på deg.

Mangler du kontroll og føler at du ikke har oversikt? Det skaper stress.

Men planlegging av et arrangement trenger ikke å være en kilde til stress og uro. Er du godt forberedt og har full kontroll, så er det bare å glede seg til deltakere dukker opp!

Dessuten finnes det verktøy som gjør planleggingsfasen mye enklere og mer oversiktlig.

I dette innlegget stiller vi deg tre spørsmål som er med på å avgjøre om du er stresset eller rolig når arrangementet nærmer seg.

1. Har du husket alt?

I tiden før arrangementet er det “tusen ting” å huske på. Da lønner det seg å ha en sjekkliste å gå etter.

Har du ...

• Alle de riktige (og viktige) detaljene og oppdateringene deltakerne har gitt deg?
• All oppdatert informasjon på ett sted? Eller har du mange “løse” e-poster og flere versjoner av Excel-ark?
• Kontroll på hvem som skal dele rom med hvem, og hvilke matallergier som er meldt inn?
• Sendt ut riktig versjon av oppdatert program?
• Sendt navnelister til hotell (ved overnatting)?
• Sendt innspill på allergier til de som leverer maten?
• Levert eventuelle brosjyrer eller annet materiell?
• Husket å bestille blomster/gaver som skal deles ut til foredragsholdere eller jubilanter?
• Sjekket transport og gitt et endelig antall (hvis dere har leid buss eller tilsvarende)?
• Sendt ut litt informasjon underveis og en velkomstmelding, slik at de som evt. ikke kan delta, likevel får gitt beskjed?
• Sendt ut kode for innsjekk (ved digital innsjekk)?

Og dessuten:

• Hvis dere har leid teknisk utstyr – er alt levert eller på vei?
• Hvis det er flere involverte i arrangementet ditt, har de har svart deltakerne på alle sine henvendelser?

2. Har du kontroll på hvor mange som kommer?

Dato er satt, arrangementssted er bestilt, programmet begynner å ta form. Nå er tiden inne for å sende ut invitasjoner og få bekreftet hvem som skal være med.

Men er du sikker på hvor mange som egentlig kommer ...?

“Kanskje, vet ikke, usikker” … Å få klare svar på hvor mange som faktisk kommer, er lettere sagt enn gjort.

Hvor forpliktende har du gjort påmeldingen? Har du bare brukt sosiale medier, eller har du faktisk fått bekreftelse fra deltakerne?

• Sosiale medier er en god plattform for å promotere ditt arrangement. Men ikke alle som viser interesse på sosiale medier, vil dukke opp.
• Oppretting av arrangement i sosiale medier gir deg ingen garanti på hvor mange som faktisk kommer.

Når du er sikker på antallet i god nok tid, får du eventuelt justert ned på arrangementsstedet, slik at du slipper å betale for flere enn det som kommer.

Dessuten får du muligheten til å sette opp stoler etc. i konferanselokalet på en måte som gjør det hyggelig også med litt færre (eller flere) deltakere enn det du først trodde.

Les mer: 5 tips til å få kontroll på hvem som kommer

3. Har du kontroll på betalingen?

I forbindelse med arrangement er det ofte store beløp som skal samles inn. De fleste som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har nok kjent på frustrasjonen over tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.

Å følge opp deltakerbetalinger kan være stressende, fordi inntektene rett og slett er grunnlaget for veldig mange arrangementer.

Har alle deltakerne betalt før de kommer?

Hvis ikke, har du sendt ut påminnelser? På den måten slipper du å komme i den situasjonen at du må betale dine leverandører, men kommer til å mangle penger for å dekke opp dette.

Les også: 10 elementer du bør ha kontroll på når du planlegger arrangement

Et godt verktøy er halve jobben

Det er ingen tvil om at stresshormonene fort kan løpe løpsk når arrangementet nærmer seg. Du skal finne ut hva du må ha oversikten over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, og hvem som skal gjøre hva. Samtidig skal du sørge for at deltakerne føler seg ivaretatt.

Dette er grunnen til at mange bedrifter velger å bruke et nettbasert påmeldingssystem.

Da slipper du å lure – du får 100 prosent kontroll på detaljer, og alt på ett sted!

Med et nettbasert påmeldingssystem får alle involverte tilgang til det de trenger. Du som hovedansvarlig kan se at alt er besvart, og du kan være sikker på at informasjonen du ser, er den siste og oppdaterte.

Behold roen med et nettbasert påmeldingssystem

Et nettbasert system for påmelding og håndtering av deltakere gjør det så mye enklere å planlegge, markedsføre og gjennomføre arrangementet (og ikke minst å gjøre evaluering i etterkant).

Dermed får spørsmålet i bloggtittelen et positivt svar ... og både du og deltakerne dine får en hyggelig opplevelse!