«No-shows» – påmeldte som av ulike grunner ikke dukker opp. Hvis det er ett begrep som skremmer alle eventplanleggere, så er det dette. Tanken på for mange tomme seter i salen og skuffede sponsorer kan gi nervøs mage på enhver som planlegger et arrangement.
De fleste som arrangerer events med mange deltakere, har opplevd at påmeldte deltakere ikke møter. No-shows er en realitet på både gratis og betalte arrangementer, uansett hvor avansert påmeldingssystem som brukes. Det kan være mange grunner til at påmeldte ikke møter. Det ble endringer i planene, spenningen og interessen dabbet av, etc. Listen kan bli lang.
Det vil alltids være noen deltakere som ikke møter opp, uansett hvor mange forholdsregler du tar. Men det er enkelte grep du kan ta for å få flest mulig deltakere på eventet. Vi gir deg 5 tips til å unngå altfor mange tomme seter på ditt neste arrangement.
1. Kommunikasjonen må være god
Har du noen gang meldt deg på et arrangement, for så å glemme av det hele i etterkant? Det kan skje med oss alle. Derfor er kontinuerlig kommunikasjon nøkkelen til å gjøre påmeldte om til faktiske deltakere.
Det er veldig viktig å skape en god relasjon med de påmeldte. Venner som må melde avbud til en fest, gir alltid beskjed på forhånd.
For å få til god kommunikasjon er det 4 ting du bør gjøre:
Send ut påminnelse: Å sende ut en påminnelse i forkant av arrangementet sørger for bedre oppmøte. Det er viktig å holde kontakten med dem du har sendt invitasjon til. Har de svart ja, er det viktig at de får minst én påminnelse om når arrangementet er. Slik unngår du meldinger i etterkant om at de glemte det hele. Dagen før arrangementet kan du sende en SMS, for å minne om at det er i morgen selve arrangementet finner sted. Dersom man har meldt seg på lang tid i forveien, gjør dette at de husker det bedre eller eventuelt gir beskjed dersom de ikke lenger kan delta.
Hold de påmeldte «i ånde»: Ved hjelp av et nettbasert påmeldingssystem kan du filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger i deltakermassen. Når du sender informasjon på e-post, der du får frem hva de vil gå glipp av dersom de ikke dukker opp, holder du de påmeldte motivert til å delta på ditt arrangement.
Lag et online møtested for de påmeldte: Et godt nettbasert påmeldingssystem vil ha en modul for å opprette egne websider, hvor du kan samle all informasjon om arrangementet på ett sted – og hvor de påmeldte kan kommunisere med hverandre. Man kan finne ut hvem andre som har meldt seg på, noe som kan gi enda bedre incentiv til å delta på eventet.
Du bør også gjøre bruk av sosiale medier for å promotere ditt arrangement. Det gir deg større mulighet for å lykkes med å nå ut til deltakerne, mobilisere dem og skape engasjement rundt arrangementet. Usikker på hvordan du går frem for å markedsføre arrangementet i sosiale medier? I denne artikkelen gir vi deg 8 tips til effektiv markedsføring av ditt arrangement.
Be om en oppdatering av status/RSVP: Når du legger til rette for god kommunikasjon med de påmeldte, og skaper relasjoner med dem, blir det enklere å få dem til å oppdatere sin RSVP. Hvis du i tillegg gjør dem oppmerksom på at det er mange på ventelisten, øker sjansen for klare svar.
Les mer: Innsjekking av deltakerne - kos eller kaos?
2. Sett opp en standby-liste
Flyselskapene opererer med standby-lister for å unngå halvtomme flyavganger. Også når du planlegger et arrangement, kan det være lurt å sette opp en standby-liste fra starten av.
Dersom du sender ut en e-post til folk på ventelisten, med beskjed om at det nettopp er blitt en ledig plass, vil de melde seg på raskere enn om de ikke stod på ventelisten i utgangspunktet. De vil føle seg heldige som har kapret plassen.
3. Selg billetter ved innsjekk
Får du ikke solgt alle billettene online? Da kan du selge resten under innsjekkingen. Vent med å opplyse om denne valgmuligheten til noen få dager før arrangementet, slik at ikke folk venter med å kjøpe billetter til siste liten.
Med denne løsningen kan det bli flere som melder seg på og dukker opp på arrangementet. Husk å gi de påmeldte beskjed om at det er billetter tilgjengelig på selve arrangementsdagen, slik at de har mulighet til å ta med seg kolleger eller venner.
4. Gi billetter til mediefolk
Hvis det ligger an til at mange av de påmeldte ikke kommer til å møte, kan det være en god idé å gi bort billetter til media, bloggere eller influencers (personligheter på internett mange andre følger og hører på). Det er ikke sikkert at disse heller dukker opp. Men hvis halvparten av dem gjør det, er det en bra måte å fylle opp de tomme setene på. Og dessuten vil det kunne gi ekstra mediedekning og PR.
5. Sett en klar frist for påmelding
Sett alltid en påmeldingsfrist. Det gjør arrangementet mer attraktivt og gir deg som arrangør muligheten til å sette i gang flere tiltak hvis du har færre deltakere enn først antatt. Når du vet antallet deltakere som kommer, kan du dessuten i god tid før arrangementsdatoen endre på fasilitetene i lokalet.
Jeg håper at disse 5 tipsene vil være til hjelp i kampen mot tomme seter på ditt neste arrangement.
Les også: Slik får du flere deltakere på ditt neste arrangement
Du vil aldri kunne unngå «no-shows» helt og holdent. Med god drahjelp fra et godt nettbasert påmeldingssystem løser du imidlertid mange av de praktiske utfordringene. Dermed kan du heller bruke mer tid på innhold og markedsføring – en uslåelig kombinasjon som i større grad sikrer at deltakerne beholder spenningen og faktisk dukker opp på arrangementet.
Har du flere måter å unngå tomme seter på? Legg gjerne igjen en kommentar.
