Hvis du nylig har vært deltaker på et arrangement som du syntes var profesjonelt i alle ledd – fra du meldte deg på til du fikk spørreskjema i etterkant – da brukte sannsynligvis arrangøren en arrangementsplattform.
Bedriftene og organisasjonene som i dag lykkes best med å lage møter og arrangementer, har investert i en plattform som dekker alle behov for planlegging, markedsføring og gjennomføring – enklere og raskere.
Det finnes mange verktøy for effektiv administrering av arrangementer og deltakere, men ikke alle kan brukes av både bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere.
I denne artikkelen gir vi deg noen praktiske tips til hvordan du velger en arrangementsplattform som passer best for din bedrift eller organisasjon. Så blir det forhåpentligvis enklere for deg å gjøre riktig valg.
Hva er en arrangementsplattform?
En god arrangementsplattform inneholder alle funksjoner du trenger for å administrere arrangementer og deltakere på en enkel og profesjonell måte.
Systemet sikrer at alle arbeidsoppgaver og prosesser rundt arrangementet går lettere og blir ryddigere. Oppgaver du i dag må gjøre manuelt, blir automatisert.
Arrangementsplattformen gjør det mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre et arrangement med alt det innebærer: finne lokale, sende invitasjoner, håndtere påmelding og betaling, svare på henvendelser, kontakte deltakere og sende ut evaluering i etterkant.
Du sparer både tid og kostnader ved å bruke en profesjonell arrangementsplattform. Arrangementet blir også en bedre opplevelse for den enkelte deltaker.
Les også: Hvordan kan du skille deg ut fra konkurrentene når du lager arrangementer?
Tips #1: Gjør systemet det enklere å melde seg på?
En god arrangementsplattform skal hjelpe deg med å få flest mulig deltakere på arrangementet ditt. Derfor må løsningen gjøre det enkelt å lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, og i tillegg tilby et fleksibelt påmeldingsskjema som gjør det enkelt å fange opp deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.
Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet.
Tips #2: Har systemet en enkel og trygg betalingsløsning som sikrer inntektene?
På arrangementer med mange deltakere er det gjerne store beløp som skal samles inn. Arrangementsplattformen du velger, skal gjøre det enkelt for deg å følge opp økonomien og sikre inntektene. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.
En god arrangementsplattform har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
Dermed slipper du tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangementer, kurs og møter.
Tips #3: Er systemet tilgjengelig som app?
En profesjonell arrangementsplattform skal tilby både deg og deltakerne dine en egen app for arrangementet, som gir dere full oversikt direkte fra mobilen.
I appen for deg som bruker av arrangementsplattformen finner du all informasjon om alle arrangementer og alle deltakere. I appen for deltakere finner de all informasjon på ett sted og får mulighet til enkelt å kommunisere både med deg og andre deltakere.
Med app i arrangementsplattformen kommer du tettere på deltakerne dine og får gitt dem enda større utbytte av arrangementet.
Les mer: Slik gjør du arrangementet mer engasjerende med Provisos eventapp for deltakere
Tips #4: Er systemet fleksibelt og enkelt å bruke?
En god arrangementsplattform skal ha brukervennlige og fleksible løsninger som skreddersys etter behov. På den måten kan alle som jobber med arrangementet internt, enkelt bidra og jobbe selvstendig.
Dessuten bør systemet være nettbasert, slik at du og teamet ditt får tilgang til all planleggingen og alle funksjonene uansett om dere er på kontoret, på farten eller hjemme.
En helhetlig arrangementsplattform er utviklet med responsiv design og lar deg opprette en mobilvennlig nettside for arrangementet. Slik får deltakere enkelt tilgang til all verdifull informasjon på ett sted, via nettbrett eller mobil.
En profesjonell leverandør av en arrangementsplattform vil dessuten gi deg full tilgang til et supportteam, slik at du alltid er trygg på at du raskt får kyndig hjelp.
Tips #5: Kan løsningen enkelt integreres med andre systemer i bedriften?
Når du velger arrangementsplattform, sørg for at løsningen enkelt kan integreres med andre systemer dere bruker.
Når man lager arrangement, er det avgjørende å få samlet inn all nødvendig informasjon om deltakerne – og informasjonen må være oppdatert. Slik er det ikke alltid, fordi systemene ikke snakker med hverandre. Samme informasjon blir ofte tastet inn manuelt gjentatte ganger, i CRM-systemer, påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, etc.
Gode systemer som snakker sammen, gir bedre kvalitet på bedriftens data, sparer dere for mye tid og (dobbelt)arbeid, og reduserer dessuten feilkilder og etterslep av manglende oppdateringer.
Med systemer som er samkjørte, får dere dessuten bedre kontroll på personvernreglene (se neste punkt).
Les mer: Snakker påmeldingssystemet med CRM-systemet ditt?
Tips #6: Hvordan sørger leverandøren av systemet for å ivareta personvernet?
Når du bruker et system for påmelding og håndtering av deltakere, betror du persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR og legger til rette for at du som bruker av systemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.
Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos både deltakere, leverandører og samarbeidspartnere.
Tips #7: Samsvarer prisen med nytteverdien?
Arrangementsplattformen du vurderer å investere i, bør ha en prismodell som er enkel og fleksibel. Du skal ikke ende opp med å betale for funksjonalitet dere aldri vil få bruk for.
Enten skal du ha mulighet til å velge den versjonen som passer bedriften din best, og betale en fast månedlig sum basert på volum. Eller så skal du kunne plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.
Tips #8: Blir systemet løpende utviklet og tilpasset markedsbehov?
Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. En plattform som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.
Før du bestemmer deg for hvilket system du skal velge, bør du derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.
Finn en leverandør dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene vokser.
Tips #9: Hvor god oppfølging og support får du?
Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilken arrangementsplattform de skal investere i, glemmer å sjekke ut følgende faktor grundig nok: Hvor godt blir vi som brukere fulgt opp av leverandøren?
En god arrangementsplattform skal gjøre deg trygg som bruker. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil, da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk.
Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du har, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.
En profesjonell leverandør skal hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av arrangementer.
Les mer: Får du den supporten du fortjener når du bruker et påmeldingssystem?
En god og trygg følelse fra start til slutt
Når du velger en arrangementsplattform, bør du vurdere nøye hvilke behov bedriften/organisasjonen din har. Deretter bør du se disse opp mot funksjonaliteten som løsningene tilbyr, slik at prisen samsvarer med nytten. Til slutt kan du kartlegge hvilke funksjoner bedriften din faktisk trenger.
Arrangementsplattformen som passer best til din bedrift og dine arrangementer, er den løsningen som dekker alle behov, og som automatiserer og forenkler prosessene rundt planleggingen, markedsføringen og deltakerhåndteringen. Ikke minst skal leverandøren gi deg hjelp til å bruke verktøyet effektivt og riktig.
Arrangementsplattformen skal ganske enkelt bidra til at du som arrangør har en god og trygg følelse fra start til slutt.
