Hva er det som skiller virkelig gode eventarrangører fra de middelmådige – eller de direkte dårlige? For å lykkes i denne jobben må du ha en helt egen miks av organiserings- og kommunikasjonsevner, pluss evnen til å holde hodet kaldt.
Det er en komplisert oppgave å planlegge arrangementer, og ting kan lett gå skeis. Man må ha så mange baller i luften. Så hvordan har det seg at enkelte eventplanleggere fint klarer å holde dem i luften, mens andre mister dem i bakken?
Eller kanskje du lurer på hvorfor dine arrangementer rett og slett ikke blir så bra som de burde? Les videre, så får du vite om 5 uvaner blant eventplanleggere som kan føre til at arrangementet skjærer seg.
1. De påtar seg for mange arbeidsoppgaver
Du har bare ett par hender, så du må huske å spre arbeidsmengden. Og selv om det er fristende å mikrostyre for at alt skal bli «gjort riktig», er nøkkelen til effektiv eventplanlegging at du delegerer oppgaver og stoler på at dine ansatte får gjort jobben. En god eventplanlegger er i stand til å gi de rette oppgavene til de rette personene. Dessuten klarer han/hun å se når det er nødvendig med ekspertise utenfra.
Hold planleggingsmøter med jevne mellomrom (lenke), så har du kontroll på at alt er i rute, og at alle er innforstått med hva som til enhver tid må gjøres.
2. De har ingen alternativ plan
Ting som kan gå galt, pleier som oftest å gjøre det. Det er helt nødvendig å planlegge for alle mulige scenarier som kan få arrangementet ditt til å spore av. Hva gjør du hvis foredragsholderen må melde avbud i siste liten? Hvis noe av det tekniske utstyret skulle svikte, eller det trådløse nettet? Og hvis det er et utendørs arrangement – hva gjør du hvis det plutselig begynner å pøse ned?
I tilfelle du blir nødt til å avlyse hele arrangementet, hvordan går du frem for å kontakte alle deltakerne? (Dette er enkelt dersom du benytter et nettbasert påmeldingssystem, siden du har alle kontaktopplysningene samlet på ett sted.)
Det er også lurt å tenke litt på hva som eventuelt kan få budsjettet ditt til å sprekke, slik at du kan ta dine forholdsregler.
3. De tar ikke i bruk nye løsninger og systemer
Teknologien er til for å hjelpe deg med å få jobben gjort mer effektivt – den sparer deg tid, penger og krefter. Et nytt verktøy for planlegging og arrangering er ingenting å være redd for. Joda, et Excel-ark med utallige faner og et hav av kolonner og rader har sikkert funket bra for deg så langt. Men det er så mange fortrinn ved å ta i bruk nettbaserte systemer. Alle i teamet ditt får innsyn i alle detaljer i planleggingen og i budsjettet, og dessuten i eventuelle endringer som gjøres.
Spesielt påmelding til arrangementer og betaling av deltakeravgift er noe som nettbaserte påmeldingssystemer er skreddersydd til å håndtere – sikkert og praktisk. Med erfaren teknisk support.
En god nettbasert løsning er bygget for å dekke alle ledd i "arrangements-næringskjeden". Det er enkelt for IT-sjefen å implementere og synkronisere i egne eksisterende systemer, og det er enkelt for administrator å sette opp og administrere nye arrangementer. Ikke minst er systemet brukervennlig, uansett hvilken plattform eller enhet man velger å bruke.
4. De kutter kostnader på feil steder
En god eventplanlegger må sørge for at budsjettet overholdes. Men det er viktig at man forstår hvor det kan spares inn, og hvor man ikke bør være knipen. Sparer du for eksempel inn på mat og drikke, kan det ende opp med mindre entusiastiske deltakere enn du skulle ønske.
Ha heller ikke for få ansatte på jobb når dagen for arrangementet kommer. Man må riktignok alltid ta hensyn til bemanningsutgifter, men å ha staben på sparebluss kan føre til større problemer enn det å overskride budsjettet.
Alle kutt i et budsjett vil ha noen konsekvenser. Husk å synliggjøre disse konsekvensene for beslutningstagerne.
5. De er ikke kreative nok
God planlegging, organisering og styring utgjør en stor del av det å arrangere et vellykket event. Men det bør ikke gå på bekostning av kreativitet. En konferanse som arrangeres knirkefritt, men som ikke inspirerer, vil neppe få deltakerne til å skryte av den til venner og kolleger. Hva kan du så gjøre som er litt «utenfor boksen»? Som vil få deltakerne i fyr og flamme? Som vil få arrangementets budskap tydeligere frem?
Dersom dette er et arrangement som har vært gjennomført før, husk å ta en ny titt på tilbakemeldingene du fikk da.
Prøv deg frem med formatene på sesjonene, og legg til rette for morsomme nettverkingsmuligheter. Her er en eventapp midt i blinken – den kan få arrangementet til virkelig å skille seg ut og skape interaktivitet som deltakerne ikke glemmer med det første.
Viktigst av alt, sørg for at ditt arrangement blir mer enn bare en «ovenfra og ned»-opplevelse. Virkelig gode arrangementer og møter er noe som oppstår når arrangører, foredragsholdere, utstillere, sponsorer og deltakere kommer sammen og virkelig "treffer" hverandre!
Budsjettsprekk, forsinkelser, labert billettsalg, misfornøyde deltagere. Dette er fallgruver som mange arrangementer havner i – og du kan unngå dem. Styrer du klar av uvanene vi omtaler i denne artikkelen, vil du komme problemer og utfordringer i forkjøpet. Og da vil du få din rettmessige anerkjennelse for all innsatsen du legger ned.
