Begynner pågangen til arrangementet ditt å bli større enn det du klarer å hanskes med? Har arrangementet vokst seg ut av lokalet, eller trenger du å sette det opp over flere datoer?
Spennende tider! Men med suksess kommer det gjerne nye utfordringer. Når et arrangement vokser i omfang, hender det at man støter på uventede hindringer.
For at du skal være i forkant, har vi laget en liste over de 6 vanligste utfordringene som utsolgte arrangementer får. Dessuten tar vi en titt på hvordan du kan manøvrere rundt hindringer og holde arrangementet friskt og vitalt uansett hvor stort det måtte bli.
1. Økt konkurranse
Da du i sin tid begynte med dette arrangementet, så du sikkert muligheten til å fylle et hull i markedet. Du utviklet et eget konsept og bygget deg opp en god deltakerskare. Men nå kommer det flere og vil ha en del av kaka – og det kanskje uten å legge ned en ærlig innsats.
Når folk øyner en god forretningsmulighet, så øker dessverre antallet konkurrenter. Og noen av dem har muligens dypere lommer enn deg.
Kanskje prøver de å gå deg i næringen, bare i større skala. Eller kanskje har de mer penger til å dra kjendiser og gi "goder" som du ikke kan matche. Kanskje de rett og slett har mer penger til markedsføring. Hva innebærer dette for deg? Jo, du må nemlig jobbe mye hardere for å markedsføre arrangementet ditt og bevare deltakerlojaliteten.
Det er også viktig å ha et skikkelig sterkt merkenavn – du holder de nye konkurrentene på avstand dersom du er kjent for å være den første og den beste.
Men hvis det viser seg at du taper markedsandeler, må du spørre deg selv hvorfor. Hva er det konkurrenten har å tilby sine deltakere og kunder som du ikke har? Hva kan du gjøre for å forbedre det du har å tilby?
Selv om det iblant kan virke urettferdig med konkurranse, har det sine fordeler. Det bidrar til at arrangementet ditt fortsetter med å gi best mulig deltakeropplevelse.
Les mer: 5 uvaner som kan føre til mislykkede arrangementer
2. Flere kritiske røster
Når du gjør det bra, er det alltids noe som prøver å dra deg ned. Det er nå engang slik at selv om folk heier på en underdog, så kommer gjerne kritikken når pilene peker oppover.
Akkurat som med et undergrunnsband som plutselig slår gjennom, vil du måtte regne med å høre at arrangementet ditt har «solgt seg ut», «blitt altfor mainstream» eller har «blitt tannløst». Ikke sjelden kommer kritikken fra folk som tidligere var tilhengere, men som nå kanskje synes at det går utforbakke med arrangementet, rett og slett fordi det har endret seg.
Dessverre er det bortimot umulig å unngå at et lite og eksklusivt arrangement som startet med 100 deltakere, mister litt av sin egenart når det kommer flere tusen deltakere. Du må naturligvis henge med i tiden, og du kan ikke gjøre alle til lags. Men likevel kan du være lydhør overfor ditt publikum.
Med grundige evalueringer i etterkant av arrangementet får du en pekepinn på hva deltakerne sitter igjen med. Dersom mange av dem gir tilbakemelding om at det er noe som ikke er bra, for eksempel lange køer eller overfylte seminarer, da vet du at det er noe du må ta tak i. Tilbakemeldinger fra deltakerne hjelper deg med å holde stø kurs etter hvert som arrangementet vokser.
Les mer: 11 kjennetegn på en supereffektiv leder for eventmarkedsføringen
3. Voksesmerter
Et arrangement som starter med en eneste deltaker, behøver bare å få en deltaker til for å ha vokst 100 prosent. Men for et arrangement med tusener av deltakere byr en slik vekst på visse utfordringer. Det kan være at du opplever en visse metning i markedet, og veksten begynner å dabbe av når det ikke kommer nye deltakere til.
Skal du klare å vokse videre når du har gjort det såpass bra, må det variasjon til – for å sikte mot et nytt publikum må du utvide spekteret. Men da risikerer du samtidig å «vanne ut» arrangementet og støte fra deg din opprinnelige deltakermasse.
En annen ting du kan vurdere, er å dele lokale med andre relevante arrangementer, som ikke er en konkurrent. Uansett kan det være at du blir nødt til å legge lokk på videre vekst for en stund og heller gå inn for å øke profittmarginene.
Les mer: 7 tegn på at du er født til å jobbe med arrangementer
4. Ting kan stagnere
Noe av det vakre med mindre arrangementer (og små eventteam) er evnen til å endre og tilpasse seg kjapt. Å være fleksibel betyr at man kan prøve ut nye ting, og hvis det viser seg ikke å funke, er det bare å omgjøre det. Du kan hyre inn ekstra folk når du har behov for det, og holde administrasjonsutgiftene nede når du ikke trenger folk.
Når store arrangementer tar en risiko, står det derimot mye mer på spill. Hvis ting skjærer seg, kan de gå på en kjempesmell økonomisk. Det kan i ytterste konsekvens føre til at hele skuta synker.
Et kjent eksempel på et arrangement som virkelig tok sats og landet på kulen, er Holmenkollen Sommerfestival. Folkene bak Nord-Norges desidert største musikkfestival, Døgnvillfestivalen, satset friskt da de startet opp landets største festival i Holmenkollen. De booket internasjonale stornavn som Rihanna og Kiss og satset på å selge 20 000 billetter hver dag. Men så kom kollentåka, og det var dønn umulig å se artistene på scenen … Selskapet endte opp med å gå konk i kjølvannet av fiaskoen.
Siden store arrangementer ikke er like smidige som de små, er det alltids en viss risiko for at de stagnerer når de må holde seg til den samme kjente formelen.
Men det finnes arrangementer som har vokst seg store uten å stagnere eller miste sin identitet eller sitt publikum. Én av disse er Øyafestivalen, som har bygget seg opp gradvis, har beholdt store deler av identiteten sin og har stor publikumskare. Naturligvis har det har vært kritiske røster her også ... men Øyafestivalen har klart å beholde "roen", og kjernen kommer tilbake, i tillegg til nye tilhengere.
Nytenkning må altså til for å holde seg relevant og klare å vise konkurrentene ryggen. Derfor er det lurt å være åpen for tilbakemeldinger fra deltakerne, slik at du hele tiden kan gjøre små justeringer for å holde på publikumsinteressen. Ikke la det skure og gå helt til du kommer dithen at du tvinges til å gjøre noe drastisk for å vekke interessen igjen.
Les mer: Tips til å bruke video før, under og etter arrangementet
5. Det blir vanskeligere å kvalitetssikre
For de av oss som har tendens til å være kontrollfrik, er nok det mest utfordrende med å vokse at vi mister nettopp kontroll – man klarer rett og slett ikke å ha full oversikt når arrangementet blir for stort. Man blir nødt til å delegere og få mer hjelp utenfra, eller også må man outsource deler av arrangementet.
Når arrangementet ditt har vokst såpass mye, blir det vanskeligere å holde styr på det hele og påse at alt gjøres akkurat slik du ønsker. Hvis du ikke holder tunga rett i munnen, kan det bære galt av sted.
Det viktige her er at du utarbeider grundige retningslinjer for merkevaren og har strukturert onboarding for nyansatte, frilansere og leverandører. Det går an å lære seg å bli god på å delegere, noe som virkelig gir vekstpotensial når alle trekker i samme retning.
Les mer: Eventproff? Slik blir du enda bedre på å multitaske
6. Fragmentering
Etter hvert som organisasjonen vokser og nye avdelinger og funksjoner kommer til, har det lett for at ting blir oppstykket og delt. Fragmentering av driften oppstår når kritiske prosesser ikke håndteres som et integrert system. Dette kan føre til dårligere effektivitet og, i noen tilfeller, risiko for feil.
For å spare deg for tid og penger og redusere kompleksiteten internt er det viktig at du forenkler og standardiserer driften. Når alle trekker lasset sammen, får dere dessuten fullt utbytte av all data og informasjon som genereres. Ved å bruke et nettbasert påmeldingssystem blir all administrasjon enklere og bedre – fra invitasjoner og påmelding til betaling, innsjekk og evaluering. Ta testen vår og finn ut om du vil ha nytte av et påmeldingssystem.
Det er spennende når arrangementet ditt vokser i omfang, men det byr også på noen utfordringer. Hvis du bare passer på å styre klar av fallgruvene mens dere skalerer opp, kan dere fint unngå å bli offer for egen suksess.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
