7 ting arrangøren ofte glemmer


7 ting arrangøren ofte glemmer

Monica Szyperski | 28. nov 2019
5 minutter lesetid


Arrangementer er i vinden som aldri før, og flere og flere bedrifter og organisasjoner får opp øynene for gevinsten som ligger i å bruke fysiske arrangementer og møteplasser strategisk som markedsføringsverktøy.

Bak møter og arrangementer står en dyktig og kreativ arrangør, nærmere bestemt et team av medarbeidere som jobber beinhardt for å lage et arrangement som lykkes med å synliggjøre verdier, bygge merkevare, gi presseomtale og forhåpentligvis skape forretningsutvikling.

I ukens artikkel ser vi nærmere på hvordan du som arrangør kan sørge for å ha alt på stell inn mot arrangementsdagen. Hvilke elementer i planleggingen er det arrangører oftest glemmer bort?

Er du påpasselig med å huske på disse viktige faktorene, er du allerede langt på vei mot et vellykket arrangement.

 

1. Å bestille lokale i god tid

Lite er mer frustrerende enn å finne det perfekte lokalet – bare for å oppdage at det er booket av noen andre på den aktuelle datoen.

Hvis du er på jakt etter et lokale som det er ekstra stor rift om, eller hvis du har et høyt antall deltakere, da bør du være tidlig ute med å få bestilt arrangementsstedet. De beste og mest populære stedene er sjelden ledig på kort varsel.

For å være helt sikker på å få lokalet du er ute etter, må du ofte bestille det minst ett år i forveien. På de virkelig store arrangementene må det gjerne bookes plass 1–2 år før for å få de mest populære stedene.

 

2. Å avklare at lokalet har det du trenger av teknisk utstyr

Har du spesielle behov til arrangementet du skal avholde, eller detaljerte krav til lyd, lys eller annet teknisk utstyr? Da er det viktig å få dette bekreftet samtidig som du booker lokalet. Slik unngår du at det oppstår kaos med logistikken og det tekniske midt under arrangementet.

Hvis bildet, lyden eller lyset svikter, slik at for eksempel foredragsholderen får presentasjonen sin ødelagt, eller hvis innsjekking med QR-kode ikke fungerer som det skal, da kan det fort etterlate et uprofesjonelt inntrykk hos deltakere og samarbeidspartnere.

 

3. Å samle inn den informasjonen du trenger

For å håndtere deltakerne dine på best mulig måte er det viktig at du tenker gjennom all informasjon du trenger fra dem. Av og til holder det å samle inn kun e-post og navn på deltakeren, mens andre ganger trenger du mer informasjon.

  • Ønsker du å dele opp deltakerne i flere kategorier og tilby ulike aktiviteter og sesjoner til disse?
  • Koster arrangement penger? Da ønsker du kanskje at deltakerne betaler ved registrering.
  • Hva med overnatting? Skal du gi deltakerne mulighet til å bestille rom samtidig, og kanskje til og med dele rom med noen andre og splitte fakturaen på flere deltakere?
  • Trenger du grupperegistrering? At en deltaker kan melde på flere og kanskje få en samlet faktura for alle "sine" deltakere?

Tenk gjennom hvilken informasjon som er viktig for deg å ha for å lage et godt arrangement – før du sender ut invitasjoner eller publiserer lenke til påmelding. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.

 

Les også: Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem

 

4. Å fange opp løpende endringer og individuelle behov

I rekken av utfordringer som arrangører møter på når de planlegger arrangement, er det to som skiller seg ut: nemlig det å få fanget opp a) endringene som dukker opp underveis, og b) individuelle behov som deltakere gir beskjed om idet de melder seg på.

Å klare å håndtere endringer og individuelle deltakerbehov på en god måte kan for dem det gjelder, ha veldig mye å si for helhetsinntrykket de får av arrangementet.

Her er det ekstra viktig at du som arrangør benytter en god plattform for kommunikasjon mellom deg og deltakerne.

 

5. Å være tydelig i markedskommunikasjonen/brandingen

Å styrke bedriftens merkevare/merkevaresynlighet er en sentral del av det å avholde arrangement. Følgelig er det viktig at dere får på plass brandingen, så tidlig som mulig.

Den grafiske profilen er bedriftens ansikt, og bør behandles som det også når du lager arrangement. Bidrar den til å bygge opp under din merkevare, og inntrykket du ønsker at deltakerne skal sitte igjen med?

Dersom deltakerne ser at din grafiske profil går igjen som en rød tråd i alt av materiell på arrangementet, fremstår du allerede her ytterst profesjonell som arrangør. Ved å ha en gjennomført og tydelig merkevareidentitet i all din markedskommunikasjon rundt arrangementet, sørger du for å best mulig synlighet.

 

6. Å legge til rette for knirkefri innsjekking

Hvem trenger vel å tenke på innsjekkingen – den går seg vel av seg selv? Hvis du er av denne oppfatningen, bør du tenke deg om to ganger. En dårlig organisert innsjekkingsprosess kan fort føre til unødig stress og dårlig stemning rett før arrangementet begynner, noe som går ut over deltakeropplevelsen.

Ingen liker å måtte stå i lang kø for å registrere seg før arrangementet. Som arrangør bør du velge en digital innsjekkingsløsning til å ta seg av en av de viktigste sidene ved et arrangement.

 

7. Å ta i bruk digitale løsninger

Når man planlegger arrangement, er det mye som må på plass, på kortest mulig tid. I en slik prosess føles det gjerne trygt å holde seg til det kjente og kjære, som f.eks. egne “løse” lister eller de “gode gamle” Excel-arkene.

Mange arrangører fortsetter å jobbe manuelt selv om det finnes digitale løsninger som forenkler og effektiviserer hele prosessen, reduserer kostnader og sparer dem for masse unødvendig arbeid, stress og uro.

Gode digitale verktøy gjør det enklere å ha kontroll på alle detaljer når du planlegger arrangement, noe som igjen gjør det lettere for deg å huske på de tingene som mange arrangører glemmer eller overser.

 

New call-to-action

 

7 ting arrangøren ofte glemmer
Skrevet av Monica Szyperski

Monica er KAM med ansvar for oppfølging av kundeavtaler. I tillegg til internasjonal erfaring innen bank/finans fra Luxembourg, Zürich, Genève og London har hun lang erfaring fra flyselskaper, reisebyrå og turoperatører som kundeansvarlig, prosjektleder, produksjons- og avdelingsleder. Hennes råskap ligger blant annet i å kartlegge behov, finne riktige priser og kvalitetssikre. På fritiden finner man gjerne Monica i full sving med yoga, pilates og NIA-dans. Livsmotto: Er du lykkelig, kan du ikke stå opp for tidlig.

Andre leste også