8 tips til å velge den rette foredragsholderen til arrangementet

Når folk flest tenker tilbake på et arrangement og hva det var som gjorde størst inntrykk på dem – positivt som negativt – da vil det første de tenker på, være …

Maten
Lokalet og settingen rundt
Foredragsholderne, innholdet og/eller underholdningen

For eventprofesjonelle er det vanligvis nokså enkelt å danne seg et inntrykk av lokalet, og om det dekker behovet de har. Når det gjelder hvilken mat deltakerne foretrekker, kan du alltids spørre dem på forhånd. Og dessuten avtale med cateringfirmaet at du får prøvesmake maten, slik at du vet hva du har i vente.

Men å finne frem til den rette foredragsholderen, det er mer en kunst enn en vitenskap. Å lykkes med den kunsten det er å velge de virkelig gode foredragsholderne, har mye å si for om deltakerne i ettertid husker arrangementet som en positiv opplevelse. På sett og vis utgjør valget av foredragsholdere kjernen i arrangementet – det er gjerne de som gjør at folk i det hele tatt melder seg på.

Før du begir deg ut på jakten etter hvem som skal gripe mikrofonen og laserpekeren, er det imidlertid en del mulige fallgruver du bør være obs på. Ta deg derfor god tid – og tenk nøye gjennom hva du egentlig ønsker å formidle. Hvordan forsikrer du deg om at foredragsholderen du velger, virkelig vil bidra til å forsterke ditt budskap?

1. Få med deg en liveopptreden med den aktuelle foredragsholderen

Å engasjere en foredragsholder til arrangementet uten å se dem i aksjon først er som å kjøpe en bil usett … det gjør du bare ikke, med mindre du liker å friste skjebnen.

Når du ser en foredragsholder opptre live, får du sett ham eller henne i aksjon, på nært hold. Du ser hvordan publikum reagerer, og dessuten hvordan samspillet er mellom dem og foredragsholderen. Det er nettopp dette samspillet med publikum, evnen til å tolke reaksjonene og på sparket justere seg inn, som skiller de beste foredragsholderne fra de mindre gode.

Nå er det jo ikke alltid at det høver seg slik at du får med deg en liveopptreden med akkurat den foredragsholderen du har i kikkerten. Men se i det minste på en video av ham eller henne, helst en som er filmet foran et ordentlig publikum. Det bør være lange strekk med sammenhengende materiale, ikke bare en masse småklipp og one-liners. Du prøver å finne ut om han/hun evner å holde på publikumsinteressen. Hvis foredragsholderen du vurderer, ikke har en demo reel å vise til … da bør varsellampene blinke.

2. Se etter foredragsholdere som gjør research og forbereder seg grundig (og som tar deg med i forberedelsene)

Enhver foredragsholder har et fast repertoar å ta av når det kniper om. Men ditt arrangement krever mer enn bare hvilken som helst foredragsholder som lirer av seg «drøvtygd» materiale. Det må være et skreddersydd foredrag som faller i smak hos akkurat den målgruppen som deltar på arrangementet. Det betyr at foredragsholderen må sette av tid til enten å lage et foredrag fra grunnen av, eller til å omskrive et av sine eksisterende foredrag, slik at det treffer ditt publikum (og den røde tråden i programmet).

Har foredragsholderen en bra forståelse for temaet som er satt for arrangementet?
Har foredragsholderen god peiling på utfordringene i bransjen eller bedriften?
Gjør foredragsholderen grundige undersøkelser om bransjen og/eller bedriften, for så å tilpasse innholdet slik at det blir relevant for publikum og får rett kontekst?

Som arrangør må du forsikre deg om at foredragsholderen du velger, er villig til å gjøre seg kjent med din bedrift/bransje og ditt arrangement. Dersom foredraget er av det helt generiske slaget og ikke i tråd med resten av innholdet som skal presenteres, da vil deltakerne antagelig oppleve det som lite hensiktsmessig og verdifullt.

3. Pass på at foredragsholderen du booker, er villig til å stille opp før og etter innlegget.

Har du noen gang deltatt på et arrangement hvor foredragsholderen gjør seg ferdig, svarer på et knippe spørsmål og så legger kursen mot nærmeste utgang? Det gir publikum følelsen av at han eller hun har det travelt med å komme seg vekk fra dem, og at vedkommende hadde viktigere ting fore enn å bli værende for å mingle.

Se på det slik: Ofte er personen som holder hovedinnlegget eller står for underholdningen, et av de største trekkplastrene ved arrangementet. Jo mer tid tilhørerne får med vedkommende, desto mer spesiell blir kvelden for dem.

Dette gjelder særlig dersom foredragsholderen er kjendis, har oppnådd noe spesielt eller nyter høy status blant publikum. Å gi publikum muligheten å snakke med foredragsholderen på tomannshånd før og etter innlegget, vil bare gjøre hele opplevelsen enda mer spesiell. Det øker engasjementet blant deltakerne og holder ved like samtalen om temaet.

4. Hør med foredragsholderne om de har hatt oppdrag for lignende bedrifter tidligere

Ville du ha booket en som holder motivasjonsforedrag hvis han eller hun har svært liten erfaring med å tale til en forsamling med elektroingeniører? Eller ville du ha booket en fremtredende kjernefysiker til å motivere telefonselgere? Antagelig er svaret nei på begge deler, og hovedsakelig fordi ingen av disse foredragsholderne er i sitt rette element.

I stedet bør du booke en foredragsholder som kjenner ditt publikum og har holdt innlegg for dem (eller for folk i tilsvarende bransjer) tidligere. Det samme gjelder i enda høyere grad når det er snakk om presentasjoner og hovedinnlegg som omhandler et bestemt tema eller spesifikk informasjon av teknisk art. I slike tilfeller deltar folk fordi de ønsker å lære noe av fagfolk. Mangler foredragsholderen spisskompetanse på det aktuelle feltet, kan deltakerne ta det ille opp.

Folk som holder motivasjonsforedrag uten å klare å motivere, kan vise seg å bli en dyr investering. De setter arrangementet i et dårlig lys, kaster bort tiden til folk og gjør deltakerne dine smågretne. Selv en gratis foredragsholder kan komme til å koste deg tusenvis av kroner, idet deltakerne drar tidligere enn planlagt og lar være å melde seg på neste år – siden årets foredragsholder var en bommert.

5. Foredragsholdere som er villig til å hjelpe til med markedsføringen av arrangementet, er et pluss

Det er alltid en utfordring å markedsføre et event og nå ut til folk, særlig dersom arrangementet er av ny dato eller en engangsforeteelse uten noen lojal publikumsbase fra tidligere. Dette er noe alle eventprofesjonelle er klar over, og derfor drar de nytte av alle relevante markedsføringskanaler.

En markedsføringskanal som imidlertid ofte blir oversett, er å få selve foredragsholderen til å markedsføre arrangementet mot sin e-postliste (og ja, de «heteste» navnene har gjerne lister som er et par hakk fyldigere enn den du har på PC-en).

6. Prioriter foredragsholdere som stiller deg spørsmål

Når du snakker med og vurderer en mulig foredragsholder til eventet, legg merke til hvor mange spørsmål vedkommende stiller deg, og hvor interessert han/hun er i ditt publikum og det du ønsker å oppnå med arrangementet.

Det er ikke meningen at du skal velge en foredragsholder som legger beslag på samtalen og kjører over deg, men du bør heller ikke gå for noen som bare gjør det de blir bedt om og ser på arrangementet ditt som et enda et hakk i beltet.

Mange eventproffe unngår foredragsholdere som stiller utfordrende spørsmål omkring hvordan foredraget/innlegget egentlig bør være. De ser heller på foredraget som en ledig plass på programmet som må fylles, istedenfor å tenke at det ofte er det innslaget som folk i ettertid husker arrangementet for.

Hvis du har en potensiell foredragsholder som engasjerer seg fra første stund for å gjøre seg kjent med bedriftens profil, da har du funnet noen som i det minste bør være med til neste steg i utvelgelsesprosessen. Nettopp fordi de er interessert nok til at de spør – og dermed viser innsatsen og standhaftigheten de tar med seg til oppgaven som foredragsholder på arrangementet ditt.

7. Vær obs på at dyre foredragsholdere med høy kjendisfaktor innebærer en viss risiko

Det er absolutt mange fordeler ved å by på kjente foredragsholdere. De trekker folk, de kan bli en snakkis blant potensielle kunder, som igjen fører til at folk snakker varmt om bedriften din. Ikke minst kan kjendisfaktoren, kombinert med spennende faglig påfyll, gjøre at arrangementet fenger mange.

Men selv om de kanskje får ekstra mange folk til å komme på arrangementet, kan det likevel skje at publikumsmagneter går i baret hva gjelder innholdet de presenterer (det er ikke relevant for publikum) eller evnen til å formidle. Berømmelse er ingen garanti for gode talegaver.

Dessuten kan det være at de tar en så stor del av budsjettet at det går ut over resten av programmet. Markedet tåler nok regningen fra Bill Clinton på over en million kroner per foredrag, men det gjør kanskje ikke arrangementet ditt – dersom det går utover alt det andre og deltakerne sitter igjen med en blandet opplevelse.

8. Sjekk med de referansene som ikke står oppført

Alle foredragsholdere, selv middelmådige, har flotte referanser. Derfor må du grave litt dypere. Ring opp referansene og forhør deg.

Den beste fremgangsmåten er å gjøre research på hvilke arrangementer de har holdt foredrag på tidligere. Ta en telefon til arrangørene og få dem til å si det som det er. Husk at mange tidligere klienter ikke får seg til å kritisere en foredragsholder som ikke helt har levert varene. Hvis så er tilfelle, kan det være lurt å lytte etter kritikk tynt kamuflert som utsagn av typen «det var egentlig ikke hans feil» eller «hun hadde bare en dårlig uke».

For å oppsummere hva du bør gjøre for å booke rett foredragsholder til arrangementet:

1. Få med deg en liveopptreden med den potensielle foredragsholderen, eller sjekk ut videoer av vedkommende.

2. Velg foredragsholdere som går inn for å bli kjent med bedriften og bransjen, og som tilpasser foredraget deretter.

3. Velg foredragsholdere som er villig til å stille opp for tilhørerne, før og etter foredraget. Jo mer tid publikum får med foredragsholderen, desto mer spesiell blir kvelden for dem.

4. Book en foredragsholder som kjenner ditt publikum, og som tidligere har holdt innlegg for dem, eller for folk i tilsvarende bransjer.

5. Hør med foredragsholderen om han/hun kan hjelpe til med markedsføringen av eventet. Dette er en markedsføringskanal mange glemmer.

6. Ikke dropp foredragsholdere bare fordi de kommer med vanskelige spørsmål. Det viser bare at de er opptatt av å gjøre seg kjent med bedriftens profil, slik at foredraget blir best mulig.

7. Det er mange fordeler ved å by på kjente foredragsholdere, men ikke la deg blende helt av kjendisstatus eller et godt omdømme. Pass på at foredragsholderen du ønsker å booke, faktisk er flink til å formidle.

8. Gjør god research på foredragsholderen. Snakk med tidligere klienter og få deres omtale av han eller hun du vurderer å velge. Var de fornøyd med vedkommende?

LES OGSÅ: