Uansett om du skal gjennomføre et internt møte eller du skal invitere eksterne deltagere til et større event er det viktig å ha en klar strategi på hvordan du skal markedsføre og kommunisere aktiviteten til dine potensielle deltagere. Rett og slett HVOR og HVORDAN skal jeg få tak i de deltakerne jeg ønsker? Ved bruk av riktige arbeidsverktøy er mulighetene mange.
Målgruppe
Hvem lager du arrangementet for? Definer målgruppe. De færreste arrangementer er ”for alle”.Kjent målgruppe – du har e-post adressene?Skal du invitere en kjent målgruppe? Da kan du sende target e-post invitasjoner til hver deltaker.
-
Personlig invitasjon gjør det enkel å følge opp alle deltakere som har meldt seg på
-
Automatiske påminnelser kan sendes til deltakere som er invitert, men som ikke har meldt seg på enda
-
Funksjon for «kan ikke delta» finnes, slik at de slipper unødvendige påminnelser og at du som arrangør vet at de kan være interessert, men at det ikke passer med dag eller tidspunkt.
-
Ved utsendelser kan dere selv angi hvem som skal stå som avsender, det trenger ikke være den som gjør selve utsendelsen
-
Er arrangementet åpent for flere enn den som blir invitert er det også mulig å sende ut invitasjon med et åpent/tomt registreringsskjema
-
Tips en venn funksjon muliggjør å sende registreringsskjema til andre interessenter
Web/Portal
Skal du arrangere et større event? Presenter faglig innhold, program, praktisk informasjon, kart, videosnutter, foredragsholdere – alt samlet på en arena. Markedsfør weben i ulike kanaler for å genere mest mulig trafikk. Bruk sosiale medier for å treffe potensielle nye deltagere du ikke har historikk på.
Dersom du gjennomfører mange repetitive møter eller kurs, kan et godt tips være å markedsføre aktivitetene i en kursportal/kalender, med beskrivelser av innhold, hvem de er ment for, foredragsholdere osv.
Sosiale medier
-
Ta stilling til sosiale medier som markedsføringskanal. Facebook er nå Norges nest største mediekanal, kun slått av NRK
-
Om du velger sosiale medier, informer om arrangementet på relevante nettsteder, blogger, m.m. Husk å bruk de mest relevante søkeroptimaliserte ordene!
-
Er din bedrift på Facebook og Linkedin med egne sider så bør du vurdere å markedsføre ditt event gjennom disse kanalene i tillegg.
-
Ha link til skreddersydde landingssider eller aktuelle hjemmesider.
-
Og husk bra bilder! Lite tekst og relevante, gode bilder er viktig.
Kommunikasjonsplan, vær tidlig ute
-
Sett opp en tidsplan for kommunikasjon og utsendelser. Skal du gjennomføre et stort events med mål om mange deltagere, er det viktig å starte tidlig, helst 4-6 måneder før start. Send gjerne ut en interessevekker for å holde av dato.
-
Bestem hvor mange deltakere du ønsker deg/har plass til og sett opp en plan basert på antall påmeldte deltakere til en hver tid. Hva gjør jeg hvis jeg bare har 100 deltakere og trenger 500 og det bare er 4 uker igjen??
Med riktige arbeidsverktøy vil du kunne forhåndsplanlegge og definere på dato og klokkeslett når de ulike utsendelsene skal publiseres, både via mail og SMS. Det kan for eksempel være interessevekkere, invitasjoner, påminnelser, fakturaer og til slutt evaluering. Dette vil spare deg for en mengde arbeid og glemte oppgaver.
Lykke til med ditt neste arrangement – håper du får de deltakerne du ønsker deg!
