Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem


Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem

Lena Elgaaen | 07. nov 2019
4 minutter lesetid


Hva er fordelene ved et påmeldingssystem?


Vel, det er faktisk såpass mange av dem at det fort kan bli for detaljert dersom man skal liste opp alle ...!

I denne artikkelen trekker vi frem tre sentrale suksessfaktorer ved det å bruke et nettbasert påmeldingssystem til planlegging og gjennomføring av arrangement:

 

1. Viktigheten av å fange opp alle detaljer

2. Enkel kommunikasjon med deltaker / alt på ett sted (både for arrangør og deltaker)

3. Markedskommunikasjon/branding

 

1. De viktige detaljene

Djevelen ligger i detaljene, skal visstnok en gammel filosof ha sagt. Utsagnet tolkes gjerne slik at det er enkelt å bli enig om hovedlinjene, men når enkelthetene skal hamres ut, blir det straks verre.

Når du har planlagt og gjennomført arrangementer, har du garantert fått erfare at detaljene kan ha slagkraft, selv om de er små. Ofte er det detaljene deltakerne husker best, gjerne mer enn selve arrangementet i sin helhet.

Detaljer må fanges opp. Si at en deltaker ønsker å ha med seg noen ekstra, og sender en mail til dere med spørsmål om det lar seg gjøre. Mailen havner i en overfylt innboks og går under radaren ... og deltakeren får aldri svar.

Hva slags inntrykk gir det av deg som arrangør?

Med et påmeldingssystem kan du enkelt lage gode påmeldingsskjemaer som gjør det enkelt for deltaker å gi beskjed om det de trenger, også det som er utover standard.

Kanskje skal de komme sent eller dra tidlig? Eller ønsker de å delta på deler av konferansen eller å ha med ledsager? Poenget er at de har spesielle behov og gir beskjed om dette. Det er superviktig at dette fanges opp og gjøres noe med!

Samarbeidspartnere kan få tilgang til informasjonen direkte via påmeldingssystemet, slik at alle er sikre på at det blir fanget opp.

Detaljer – små, men potensielt utslagsgivende for helhetsinntrykket av arrangementet!

 

2. Enkel kommunikasjon med deltaker / alt på ett sted

Effektiv kommunikasjon med deltakere er en forutsetning for at et arrangement skal bli en suksess. Det må være enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør – og omvendt.

Når du bruker et påmeldingssystem, er det enkelt for deltaker å ta kontakt og like enkelt for arrangør å svare.

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i påmeldingssystemet, og dermed er det lett å videreformidle informasjonen til én eller flere deltakere. Dette gjør at de som melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Et påmeldingssystem gir deg mulighet til å kommunisere med deltakere både via app, e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Likeledes kan deltakere via henvendelser direkte fra påmeldingsskjemaet enkelt ta kontakt med deg som arrangør eller andre aktører knyttet til arrangementet.

Bruker du app når arrangementet nærmer seg, får deltakerne i tillegg servert alt på ett sted og slipper å lete etter tidligere mottatte e-poster og SMS-er. Benytter du elektronisk innsjekk, kan koden som skal brukes ved innsjekk, også legges i appen.

 

3. Markedskommunikasjon/branding

Før du setter i gang med planleggingen, er det et viktig aspekt ved arrangementet som du bør få på plass – nemlig brandingen.

Bidrar den grafiske profilen på arrangementet ditt til å bygge opp under din merkevare, og inntrykket du ønsker at deltakerne skal sitte igjen med?

Dersom deltakerne ser at din grafiske profil går igjen som en rød tråd i alt av materiell på arrangementet, fremstår du allerede her ytterst profesjonell som arrangør.

Ved hjelp av et godt påmeldingssystem kan du enkelt innarbeide bedriftens grafiske profil i invitasjon, påmeldingsskjema, nettside for arrangementet og alle andre elementer som henger sammen både med hensyn til branding og logikk.

Den grafiske profilen er bedriftens ansikt, og bør behandles som det også når du lager arrangement.

 

Suksess kommer ikke av seg selv ...

… enkelte ganger trenger man drahjelp fra brukervennlige digitale løsninger!

Bruker du et godt nettbasert påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangement, blir ingenting overlatt til tilfeldighetene. Du fanger opp alle detaljer, kommuniserer enkelt med påmeldte hele veien, og både du og deltakerne har alt på ett sted.

Bruker du attpåtil et markedsledende påmeldingssystem, har du et dedikert supportteam bak deg, som står parat til å hjelpe deg med hva enn du måtte lure på eller plages med.

 

Enkelt og greit: Et påmeldingssystem hjelper deg med å lage et arrangement som er profesjonelt gjennomført og kvalitetssikret – i alle ledd.

 

rapport arrangementsbransjen 2019

 

Gjør arrangementet til en suksess med et påmeldingssystem
Skrevet av Lena Elgaaen

Lena er vårt siste tilskudd i Proviso. Lena har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt universitetsutdannelse innen reiseliv og relasjonsledelse. Lena har en naturlig evne for salg og en utpreget serviceholdning. Som rådgiver i Proviso er hennes oppgaver support og veiledning, kundeoppfølging, produksjon og administrasjon av prosjekter, samt salgs- og markedsrettede aktiviteter. På fritiden er Lena glad i friluftsliv, kultur, språk og litteratur, og hun er lokalt engasjert i utviklingen av Drøbak som turistdestinasjon.

Andre leste også