Hva er viktig å huske på hvis du skal avholde digitale arrangementer?


Hva er viktig å huske på hvis du skal avholde digitale arrangementer?

Helene Stokke | 26. mar 2020
7 minutter lesetid


Som arrangører flest har du nok erfart at det er mange faktorer man ikke har kontroll på. Et plutselig væromslag, kollektivtransport som uteblir, en foredragsholder som må melde avbud i siste liten – eller en unntakstilstand som den vi opplever i disse dager. 

Når en uventet situasjon får konsekvenser for arrangementet man skal avholde, er det lurt å ha en plan B. Men hvem hadde vel en plan B for dette? 

Situasjonen vi nå har kommet i, gjør at de fleste arrangementer må avlyses eller utsettes på ubestemt tid, fordi mange mennesker ikke skal samles fysisk. Samtidig er det i tider som disse viktigere enn noen gang å stå sammen, og vi trenger faglige møteplasser. 



Gjennomfør arrangementet digitalt

På mange arenaer ser vi at folk finner alternative løsninger. Bedrifter og organisasjoner kjører felles digital lunsj, digital skole er på en liten uke blitt vanlig rutine for elever i hele landet, og stadig flere artister og band tilbyr nå digitale konserter som kan nytes fra godstolen hjemme i stua

Også arrangører ser muligheten for å legge om formatet på sine arrangementer, slik at de slipper å avlyse. Denne uken streamet Tekna Helse og teknologi, Tekna Biotek og Tekna Forskerne et nettmøte om korona fra Forskningsparken i Oslo. Det ble en suksess – hele 300 deltakere fulgte arrangementet live fra hele landet, og også foredragsholderne holdt sine innlegg hjemmefra.

Det er altså fullt mulig å lage et vellykket virtuelt arrangement når den fysiske møteplassen må settes på vent. 

I denne artikkelen gir vi deg gode og praktiske tips til hvordan du bør gå frem for å skape best mulig deltakeropplevelser dersom du velger å livestreame ditt arrangement.

 

Fordeler ved et digitalt arrangement

Velger du å kjøre arrangementet på nett, slipper du ikke bare å avlyse arrangementet, det er også noen konkrete fortrinn forbundet med det. Du vil kunne …

  • Åpne opp for at enda flere kan melde seg på
  • Spare reiseomkostninger og utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale
  • Spare miljøet

En annen fordel ved virtuelle møter er at de gir tilgang til forretningsforbindelser eller eksperter som du ellers ikke ville ha møtt. For eksempel kan det være en enkel sak å invitere en forsker til å delta på et videomøte fra et universitet i USA, men umulig å få den samme personen til å reise hele veien til Norge for å delta på arrangementet.

 

Gode verktøy for virtuelle arrangementer

For at ditt virtuelle arrangement skal bli en god og sømløs opplevelse for de som deltar fra hjemmet sitt, er det viktig at du velger et system som egner seg godt, litt avhengig av hvor mange mennesker som skal delta. 

Hvis du, som Tekna i eksemplet ovenfor, ønsker å direktesende møtet fra selve arrangementsstedet, fungerer det godt med en videostrømmetjeneste som Facebook Live. 

Skal du i tillegg la ditt publikum delta mens du sender direkte – noe som er et must for å klare å engasjere og involvere deltakere på litt mer omfattende arrangementer – er videokonferansetjenesten Zoom en god løsning. Zoom er den foretrukne tjenesten for mange bedrifter, organisasjoner og undervisningsinstitusjoner som jevnlig gjennomfører digitale arrangementer og møter med mange deltakere. 

Ifølge tall fra Learnbonds har Zoom-appen i løpet av den siste måneden blitt lastet ned over 17 millioner ganger, noe som tilsvarer en økning på 1270 prosent …!

Zoom fungerer på alle plattformer, operativsystemer og nettlesere, og tjenesten kan integreres med Facebook og YouTube. I tillegg kan du …

  • Dele møtet opp i mindre grupper med breakout rooms
  • Opprette en avstemning i møtet
  • Gjøre andre deltagere til co-hosts
  • Ta opptak av møtet eller forelesningen

 

Tips til gjennomføringen 

Når du har bestemt deg for å gjennomføre en digital versjon av arrangementet, må du gjøre ditt beste for at deltakerne får en opplevelse som mest mulig matcher den de ville ha fått om møtet fant sted på en fysisk arena. Akkurat som på et vanlig arrangement er lyd- og bildekvalitet viktig.

 

Her er noen ting du må huske på:  

I forkant er det viktig å gi påmeldte klare retningslinjer for hvordan de skal delta. Hvor finner de lenken til arrangementet? Hva må de gjøre på egen PC/nettbrett for å koble seg til og få lyd?

Ha det tekniske på stell! Gjør deg kjent med det digitale verktøyet du skal bruke, så rekker du å fikse potensielle problemer før det går utover deltakeropplevelsen. Teknisk utstyr som ikke fungerer, er den vanligste årsaken til irritasjon ved virtuelle møter. Innloggingen fungerer ikke, deltakere blir ”kastet ut” av systemet, eller du mangler en oppkobling som du ikke visste at du behøvde. 

Hvor viktig det er å sjekke utstyret før du går live via videooverføring, illustreres med glimt i øyet i denne filmsnutten laget av Oljedirektoratet. 

Invester i et kamera og en mikrofon av god kvalitet, og sørg for å ha god og stabil WiFi/internettforbindelse. Ingenting ødelegger et livestrømmet arrangement mer enn ustabil videotilkobling og hakkete bilde og lyd. 

Hvis du selv ikke behersker teknologien, bør du ha med deg en hjelper som kan det.

 

Flere tips:

En viktig del av det å komme sammen på en fysisk arena, er muligheten til å nettverke og utveksle erfaringer og synspunkter. Husk å legge til rette for dette også når du avholder et digitalt arrangement. 

Gi beskjed om at det vil bli mulighet til å stille spørsmål, enten ved at deltakeren sender en melding (chat), eller ved at vedkommende tar ordet (i Zoom kan deltakere be om oppmerksomhet ved å bruke ‘raise hand’-funksjonen – da ser du som arrangør at noen vil ha ordet).

Gi tydelig beskjed hvor lenge du skal holde på, og om noe vil bli sendt ut i etterkant.

Snakk litt saktere og tydeligere enn du ellers ville gjort, og husk å ta litt pauser!

 

Fortsatt viktig med påmeldingssystem

Selv om arrangementet avholdes digitalt, må du håndtere deltakere på en profesjonell måte. Du må blant annet ...

  • Vite hvor mange som skal delta, og hvem. 
  • Fortsatt kunne kommunisere enkelt og effektivt med deltakere før, under og etter arrangementet.
  • Kunne sende ut evaluering i etterkant.
  • Kunne enkelt ta betalt hvis det koster penger å delta

 

Og viktigst av alt – du må fortsatt samle inn all data og historikk i samme system.

Selv om du tar arrangementet over i et heldigitalt format, er det likevel viktig at du bruker et påmeldingssystem, slik at du kan yte best mulig deltakerservice, ha best mulig kontroll og ha alt samlet i ett eneste system.

 

Konklusjon 

I disse krisetider er det ekstra viktig at vi som planlegger og gjennomfører arrangementer, drar nytte av det som gjør oss i stand til å by deltakere på nye og spennende opplevelser – nemlig evnen til å se muligheter og alternative løsninger når ting butter imot. 

Koronasituasjonen setter en stopper for fysiske møteplasser. Samtidig er det fortsatt viktig at folk møtes, og derfor bør arrangementer for en periode fremover foregå virtuelt. Heldigvis finnes det gode digitale verktøy for å gjennomføre møter og arrangementer digitalt.

Uansett om du avholder nettmøtet som webinar, med bare en stemme/presentasjon, eller om du direktesender fra det opprinnelige arrangementsstedet og viser foredragsholdere live: Det viktigste er fortsatt at du innfrir deltakernes forventninger – og det innebærer at du bruker egnede digitale verktøy for påmelding, deltakerhåndtering og livestreaming.

 

Hva er viktig å huske på hvis du skal avholde digitale arrangementer?
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også