Det perfekte konferanselokalet, finnes det? Det beror på rammene for akkurat din konferanse, og hva du ønsker å oppnå med arrangementet. Med tipsene i denne artikkelen er du godt skodd for å finne lokalet som er perfekt for konferansen.
I en tid hvor vi gjør stadig mer digitalt i næringslivet, skulle man kanskje tro at behovet for å komme sammen ansikt til ansikt ville bli mindre og mindre. Men tvert om ser vi at de fysiske møtene mellom mennesker er viktigere enn noen gang. Møter og arrangementer er mer i vinden enn noensinne.
Arrangement er fremtidens påvirkningsverktøy, og organiserte møteplasser som konferanser, messer og seminarer er unike arenaer for læring, markedskommunikasjon og nettverking. I lys av dette er det ikke overraskende at tilbudet av konferanselokaler er stort. I dag arrangeres det konferanser i alt fra ærverdige gamle museer og festninger til toppmoderne hotell og kongressentre.
Uansett hva slags konferansekonsept du planlegger, så finnes det et lokale som matcher det.
Men nettopp fordi utvalget av lokaler er så omfattende, kan det være utfordrende å skulle finne det stedet som passer best til akkurat din konferanse. Det er tross alt en grunn til at lokalet er noe av det du må få på plass så tidlig som mulig; det har en helt vesentlig innvirkning på arrangementet og deltakernes totalopplevelse.
Hva skal du så se etter når du skal velge lokale til din konferanse?
Les videre, så får du 7 gode tips til dét.
1. Beliggenhet
Som sagt skorter det ikke på konferanselokaler å velge mellom, og det finnes profesjonelle bestillere som kan hjelpe deg med å finne det rette.
Noen konferanselokaler har sentral beliggenhet i byen, med få minutters gangavstand til alle mulige fasiliteter som konferansedeltakere måtte ha behov for. Andre igjen ligger mere landlig til og byr deltakere på en annen dynamikk enn den urbane.
Hva som utgjør en god beliggenhet, finnes det ikke noe fasitsvar på; det varierer fra konferanse til konferanse.
Likevel er det hensiktsmessig å ta visse forholdsregler.
Skal konferansestedet være sentralt, slik at det er lett å komme seg dit med kollektivtransport? Skal det komme deltakere fra mange geografiske steder, slik at nærhet til flyplass er fordelaktig? Eller skal det helst være litt for seg selv, slik at deltakerne ikke “stikker av” mellom sesjonene?
- Hvis deltakerne kommer fra stort sett samme område, kan det være lurt med et lokale som ligger i grei avstand fra der hvor de fleste bor eller jobber.
- Hvis mange av deltakerne kommer reisende utenbys fra, er det gunstig å legge konferansen til et lokale nært flyplassen, togstasjonen eller hotellene de bor på.
- Dersom alle deltakerne bor på samme sted, er det fordelaktig å arrangere konferansen på det aktuelle hotellet. Da trenger du ikke å tenke på om det er enkelt å komme seg til og fra, eller om det er nok parkeringsplasser.
- Legger du konferansen til et sted utenfor allfarvei, kan det være tungvint å komme seg dit med offentlig transport. Da bør du vurdere om du må organisere transport for deltakerne tur/retur.
Ønsker du flest mulig deltakere på konferansen? Ja, hvem gjør vel ikke det. Da er tommelfingerregelen at du bør legge den til et sentralt sted, eller iallfall til et sted som det er enkelt å komme seg til med kollektivt.
Hvis konferansen ikke er på et hotell, er det fint om det er restauranter eller andre attraksjoner i nærheten som holder åpent etter at konferansedagen er over. Muligheten til å mingle utover det faglige er noe av det som gjør konferanser ekstra spennende.
2. Teknisk utstyr og AV-løsninger
Du kan ha planlagt konferansen ned til minste detalj, men hvis lys, lyd og bilde ikke fungerer som det skal, setter det fort en demper på stemningen. God lyd og lyssetting har så mye å si for atmosfæren i salen og bidrar til å skape en helt spesiell ramme rundt konferansen.
Hvis konferansen er på et hotell eller et kongressenter, er det lurt å samarbeide godt med stedets egne teknisk ansvarlige. En tekniker kan også gi deg veiledning på valg av riktig utstyr til ditt arrangement.
De fleste konferansesteder har godt med teknisk utstyr, men har du spesielle behov eller behov for avanserte løsninger må dette avklares i god tid i forkant.
3. Priser
Mange konferansesteder operer med ulike prismodeller eller, alt etter hvilke behov du har. Begreper som helpensjon, halvpensjon og dagpakker kan være en smule forvirrende oppi alt du skal ha styr på.
Et velrenommert konferansested har som regel en god nettside som gir deg oversikt over pakker, eller som iallfall gjør det enkelt å ta kontakt med en person som kan gi deg svar på det du lurer på.
Sørg uansett for at du har fått med deg alt, slik at når du sammenligner prisene, så blir sammenligningen riktig. Husk at grupperom kommer i tillegg hvis du har flere parallelle sesjoner.
4. Kapasitet
Hva som er det aktuelle konferansestedets maksimale kapasitet, er greit å vite. Det er også viktig å vite de ulike måtene å sette opp salen på, både at salen ikke ser for glissen ut eller blir for full hvis det blir færre eller flere deltakere.
Ofte bestiller man til et forventet antall, men det er ikke nødvendigvis det det blir. Husk også å sette deg inn i avbestillingsfristene, så du ikke må betale for flere enn det som faktisk kommer. Det er som regel hele 120 dagers frist for å avbestille et helt arrangement hvis det er mer enn 200 deltakere, deretter prosentvis mulighet til å redusere etter hvert som arrangementet nærmer seg – så følg godt med! Det kan også være forskjell på kapasitet på dagmøter og med overnatting (færre rom).
5. Logistikk
Logistikk er en faktor som blir viktigere og viktigere i forbindelse med arrangementssteder, da det berører både planleggingen og budsjettet.
Har man mye riggetid før og etter konferansen? Hvor mye får man gjort innenfor den tiden man leier lokalet? Hvor dyrt er det for eksempel å ha dobbelt opp med riggecrew for å få rigget lokalet i løpet av natten?
Hva med samarbeidspartnere og sponsorer som skal ha standplass – og når skal de få rigget sitt utstyr opp og ned ...?
Hvis konferansen er på et hotell, er det viktig å alliere seg med en navngitt person på kurs og konferanse-avdelingen som kan hjelpe til og gi gode råd til praktiske løsninger.
6. Mat og drikke
Mat og drikke er en stor del av totalopplevelsen på en konferanse. Dagens konferansegjengere har høye forventninger, også på den kulinariske fronten. Byr du kun på “kaffe og kaker”, vil det trekke ned på helhetsinntrykket.
Matopplevelsen skal stå i stil med resten av opplegget, og dermed må deltakerne dine ha mulighet til å bestemme og sette sammen det som passer best til akkurat dem.
Miljøbevissthet står særlig sterkt hos yngre konferansedeltakere, så ha gjerne kortreist og økologisk mat og drikke på menyen. Dessuten skal maten ikke bare smake godt, den skal også gi deltakerne energi til å “holde ut” hele dagen.
- Husk å spørre deltakerne om allergier allerede ved registreringen, og gi hotellet beskjed i forkant.
- Husk å avklare eventuell alkohol og annen drikke til middag – om dette skal inkluderes, eller om deltakerne må betale for dette selv.
7. Referanser
Moderne konferansesteder som hoteller eller kongressentre har som regel gode nettsteder med fint formulerte beskrivelser av egne fasiliteter og tilbud. Men hvordan er det egentlig å ha konferanse på den aktuelle venuen, bak den “digitale fasaden”?
Be gjerne hotellet om referanser på kunder som har hatt tilsvarende arrangementer, eller snakk med andre som har vært der nylig. Eller også kan det være lurt å sjekke ut konferansestedets Facebook-side, der pleier ofte deltakere og gjester å legge igjen omtaler.
Booker du selv, kan det være verdt å ta turen for å se lokalene før du bestiller.
Konklusjon
Det er ikke så rent lite du må få oversikt over når du skal velge lokalet som er perfekt for din konferanse. Det viktigste er at stedet du velger, stemmer godt overens med dine og dine deltakeres behov – og det overordnede konseptet for konferansen. Da vil lokalet hjelpe deg med å oppnå hensikten med arrangementet.
