Når en bedrift skal investere i et nytt digitalt system, er det naturligvis ikke bare pris som avgjør. Systemet må være tilrettelagt bedriftens behov, enkelt å bruke, og enkelt å integrere med andre verktøy. Dessuten må leverandøren kunne være en god samarbeidspartner under implementeringen.
Dersom dere vurderer eller allerede har bestemt dere for å investere i et system for påmelding og håndtering av deltakere, gjenstår et stort spørsmål: Hvilken løsning passer egentlig for dere?
For å finne det rette systemet er det viktig å få kartlagt hvilke funksjoner dere faktisk trenger. Det finnes systemer som kan tilby fancy og flotte løsninger, men hvis dere faktisk aldri kommer til å benytte dere av dem – hvorfor betale for det da?
En kartlegging bør gjøres i samarbeid med medarbeiderne som skal arbeide med arrangementet – før, under og etter. Se på hvordan tidligere prosesser for arrangementsplanlegging har vært, og analyser hva som kunne blitt gjort annerledes. Hvilke funksjoner kunne ha bidratt til at tidligere arrangementer ble enda bedre?
Sett klare mål for arrangementet
Dette er noe vi ofte “terper på”, men vi kan ikke understreke nok viktigheten av å ha en klar målsetning for arrangementene dere planlegger. I denne sammenhengen blir det viktig å se på om arrangementsplattformen kan gi dere data og informasjon, slik at dere enkelt kan se om dere nådde disse målene.
Få rapporter på det bra – lær av det mindre bra
Det er veldig gøy når man lykkes med et arrangement, men det er dessverre ikke alltid slik at man gjør det. Husk også at dårlige tilbakemeldinger er nyttig og lærerikt.
Har dere et lite team og mange deltakere, er det viktig å bruke et system med gode rapporter underveis og enkle måter å samle tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant på.
Forenkler det oppgavene dine?
En klar fordel ved å bruke en arrangementsplattform er at det effektiviserer arbeidsdagen. Blir ikke oppgavene dine rundt et arrangement vesentlig forenklet, har du valgt feil system.
Løsningen må være enkel å ta i bruk og redusere risikoen for feil og detaljer som glemmes av. Hele prosessen skal være enkel, både det å planlegge, gjennomføre og følge opp arrangementet. Derfor er det viktig at dere finner ut hvilke oppgaver dere vil få gjort, før dere bestemmer dere for hvilket system dere går for.
Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem
Sparer du tid?
Ofte blir tiden (eller mangel på sådan) en avgjørende faktor for om arrangementet blir så vellykket som man har ambisjon om. Jo mindre tid dere trenger å bruke på å finne lokale, sende invitasjoner, registrere påmeldinger, få inn betaling, booke hotellrom, svare på henvendelser, håndtere innsjekking, osv., desto mer tid har dere til å planlegge et godt faglig innhold til arrangementet.
I tillegg kan en god arrangementsplattform automatisere oppgaver dere tidligere har gjort manuelt. En viktig kriterium for valg av system er derfor om det faktisk sparer dere for unødvendig bruk av tid.
Kan flere samarbeide?
Et arrangement blir sjelden planlagt og gjennomført av bare én person. Derfor er det svært viktig at alle som bidrar, har tilgang til systemet, eller enkelt kan dele informasjon fra det.
Det kan være lurt å tenke over hvor enkelt det er å dele oppdatert informasjon. Er det for eksempel viktig at systemet er tilgjengelig på alle slags enheter? At systemet også finnes som en app? Er det viktig at det er enkelt å forstå, slik at alle faktisk tar det i bruk? Eller kanskje brukervennlig design og enkelt brukergrensesnitt er viktige faktorer? Kan flere bruke det samtidig?
Kan du be leverandøren om hjelp og råd?
Systemet fungerer kanskje bra, men hva skjer dersom dere trenger hjelp med noe? Det som er viktig for mange som planlegger og gjennomfører arrangementer, er at man lett kan kontakte support når behovet oppstår.
I tillegg kan det føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre aspekter ved arrangementet. Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, innsjekk, gode tips og råd underveis, osv., da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.
Hvor skal dere begynne?
Å velge riktig arrangementsplattform er ikke alltid enkelt. En god plass å begynne er å finne ut hvilke funksjoner dere vil trenge, og deretter se på de relevante valgene av systempakker. På den måten vil dere kunne få akkurat det dere trenger fra leverandøren dere velger.
