Skip to content
Prøv gratis

Din guide til påmeldingssystem

Et moderne påmeldingssystem inneholder alle funksjoner man trenger for å administrere arrangementer på en enkel og profesjonell måte.

Å ha ansvaret for et arrangement betyr at man må holde mange baller i luften samtidig. For å få alt på plass må man starte fra bunnen av. Hva må du ha oversikten over? Hvordan skal du hente inn all informasjonen? Og hvem skal gjøre hva?

Mange bedrifter velger å ta i bruk et nettbasert verktøy for påmelding og håndtering av deltakere – også kalt et påmeldingssystem.

På denne siden får du en gjennomgang av hva et påmeldingssystem er, de viktigste fordelene ved å bruke et slikt system, og hva du bør se etter i et påmeldingssystem til din bedrift. 

Siden er forholdsvis lang, så bruk gjerne menyen under for å navigere.

Påmeldingssystem enkelt forklart

Et helhetlig, moderne påmeldingssystem inneholder alle funksjoner man trenger for å administrere arrangementer på en enkel og profesjonell måte.

Verktøyet sikrer at alle arbeidsoppgaver og prosesser rundt arrangementet går lettere og blir ryddigere. Oppgaver du i dag må gjøre manuelt, blir automatisert.

Påmeldingssystemet gjør det mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre et arrangement med alt det innebærer: finne lokale, sende invitasjoner, håndtere påmelding og betaling, svare på henvendelser, kontakte deltagere og sende ut evaluering etter endt arrangement.

Abonner på nyhetsbrev

Hvorfor bruke et påmeldingssystem?

Her er de viktigste argumentene for å ta i bruk et påmeldingssystem når du planlegger og gjennomfører arrangementer.

 

1. Du sparer mye tid og arbeid

Et påmeldingssystem gjør at arbeidet går mye enklere og prosessen blir mer oversiktlig. All informasjon du trenger, finner du til enhver tid tilgjengelig i systemet. Det blir enkelt for alle som er involvert internt, å se hva deres rolle er, og hva de skal gjøre. Dette reduserer også mengden interne administrative oppgaver.

 

2. Registreringsprosessen blir mer effektiv

Nettbaserte påmeldingssystemer gjør registreringsprosessen enkel og effektiv. Det vil alltid være viktig å samle nok relevant informasjon om deltakerne. Samtidig vil du at dette skal oppleves så smidig som mulig for dem du kommuniserer med. 

 

3. Du får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen

Et markedsledende påmeldingssystem tilbyr egen app som gir deg som arrangør oversikt over alle dine arrangementer, deltakere og detaljer, også mens du er på farten.

 

4. Det blir enkelt å kommunisere med deltakere før arrangementet

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i påmeldingssystemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som ønsker å komme og melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Du får mulighet til å kommunisere med deltakere både per e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å varsle deltakere i god tid. Med et nettbasert påmeldingssystem får du gjort dette kjapt og lettvint. 

 

5. Du får fanget opp løpende endringer og individuelle behov 

En av de største utfordringene arrangører møter på når de forbereder arrangement, er å fange opp og agere på løpende endringer og spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.

Å ha full kontroll på alt dette er ikke bare utfordrende, det stjeler tid og ressurser man egentlig skulle ha brukt på å gjøre selve arrangementet så bra som mulig. 

 

6. Du får full kontroll med oppdaterte rapporter

Et profesjonelt påmeldingssystem gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon og er oppdatert til enhver tid. Rapportene kan enkelt overføres til Excel/PDF og/eller distribueres til samarbeidspartnere som lenker på e-post.

 

7. Innsjekkingen går lekende lett

Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne elektronisk. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt hente opp i appen.

En av de største fordelene ved å benytte digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom.

 

8. Alle ledd blir kvalitetssikret

I et påmeldingssystem får du mulighet til å lage innholds- og designmaler raskt og enkelt. Disse kan så justeres ut ifra ulike behov.

Har dere mange like arrangementer og møter? Da kan dere enkelt hente frem malene og redigere dem med ny dato og agenda. Med et par tastetrykk kan dere kopiere, justere og bruke tidligere arrangementer på nytt.

Tidkrevende manuelle oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering blir automatisert og håndteres effektivt. Siden systemet er nettbasert, får dine medarbeidere tilgang til all informasjon – hvor som helst, når som helst, på alle enheter. 

 

9. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang

For å klare å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang, må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem.

Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

Lager du et digitalt arrangement? Da bør du bruke et påmeldingssystem akkurat som du gjør til vanlig. Hvorfor bruke et påmeldingssystem på digitalt arrangement?

 

Les også: Hvorfor bruke et påmeldingssystem?

Hvordan forenkler et påmeldingssystem planleggingen og gjennomføringen av arrangementet?

Her er de ni viktigste grunnene til at et påmeldingssystem gjør det lettere å planlegge og gjennomføre et arrangement.

 

1. Du får samlet inn akkurat den informasjonen du trenger

Med et påmeldingssystem er det mulig å tilpasse registreringen med ulike kategorier, parallelle sesjoner, gruppearbeid, etc., noe som igjen gjør det enklere å tilpasse lokalet og programmet/innholdet, og å fordele interne ressurser.

Du kan sette opp ulike deltakerkategorier, for eksempel interne, eksterne, partnere, osv. Avhengig av hva du trykker på, vil skjema åpne seg med variabler gjeldende for hver kategori.

Ved å dele deltakerne opp i ulike kategorier er det mye enklere å samle inn relevant informasjon og kommunisere dette til ulike grupper under planleggingen. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.

Dessuten vet du tidlig et mer korrekt deltakerantall. Du kan justere antall på hotell/arrangementssted innenfor fristene som er satt, slik at du ikke trenger å betale for flere enn det som faktisk er påmeldt.

 

2. Du får full kontroll på økonomien

Alle som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har nok kjent på frustrasjonen over uendelige og tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.

Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er rett og slett grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det skaper trygghet for både arrangør og deltakere å vite at økonomien blir håndtert ryddig og grundig.

Med et påmeldingssystem er det mulig å fakturere ved registrering, slik at man får bedre oversikt og økonomi og bedrer likviditet, og også kan tilpasse budsjettet hvis det er behov ved for få / mange ekstra deltakere.

Fakturaer blir sendt automatisk til rett person i rett rekkefølge – ingen risiko for feil e-postadresse eller fakturaer på avveie. De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.

 

3. Rapporteringsmotor gir deg full kontroll

Et godt nettbasert påmeldingssystem har en rapporteringsmotor som oppdateres fortløpende og gir deg så mange skreddersydde rapporter om arrangementet som du ønsker. Dermed er du som arrangør til enhver tid fullt oppdatert, og du har 100 % kontroll på alt av relevant informasjon og nødvendige data om arrangementet og deltakerne.
De mest brukte rapportene er deltakerliste, økonomirapport og aktivitetsrapport.

Dataene vises i et lettforståelig format, og med et tastetrykk kan rapportene overføres til Excel.

 

4. Alle henvendelser fra deltakere samles på ett sted

Med et påmeldingssystem blir alle henvendelser fra deltakere, og svarene dere gir dem, lagret i databasen. Dette gjør det enkelt for deg som arrangør å se hva deltakere spør om, og å være sikker på at de har fått svar.

Dessuten blir det enkelt å fordele oppgavene på hvem som svarer på hva, og enkelt å se hvem som har svart hva. Ved sykdom og fravær kan du selv gå inn og svare på ubesvarte henvendelser.

 

5. Innsjekkingen blir enkel og kjapp

En god begynnelse er halve veien til suksess, sies det. Glade og fornøyde deltakere ved innsjekk bidrar til bedre læringsutbytte og totalopplevelse av arrangementet.

Velger du digital innsjekk med et påmeldingssystem, sparer du ikke bare mye tid – du gir deltakerne en bedre opplevelse, sparer penger og miljø for forhåndstrykk av navneskilt og trenger færre personer ved inngangen. Det blir i det hele tatt bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert.

Du vet alltid hvem som har kommet, og hvem / hvor mange dere fortsatt venter på (uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet …).

 

6. Du får full kontroll med oppdaterte rapporter

Innsjekking med QR-kode gir deg som arrangør full oversikt over alle oppmøtte, slik at du kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart.

QR-modulen kan imidlertid brukes til mer enn bare innsjekk. Den inneholder informasjon som deltakernes navn, e-postadresse, mobilnummer og bedrift. Og dessuten kan deltakere skannes inn flere ganger på arrangementer som går over flere dager. For deg som arrangør er dette en stor fordel, fordi du får en fullstendig rapport over antall registrerte gjester hver dag.

Med QR-modulen kan du lage en egen liste over alle deltakerne som har besøkt akkurat din stand. Dette er veldig praktisk på for eksempel messer og seminarer, fordi du i etterkant enkelt kan kontakte de besøkende for å sende relevante tilbud eller komme i dialog.

Når du i etterkant har full oversikt over hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, treffer du bedre når du sender ut evaluering etter arrangementet. Ingen liker å få e-post om noe de ikke deltok på.

 

7. Du treffer riktig med evalueringen

Med evalueringer/spørreskjemaer i etterkant av arrangementet får du ærlige tilbakemeldinger på “good and bad”. Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra? Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke? Hva ønsker de at du gjør annerledes til neste gang?Svarene du får, gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som ble satt.

Men ikke send ut evalueringen til personer som ikke var til stede – det er egnet til å skape irritasjon. Å motta link til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, vitner om litt lite oversikt fra arrangør. Med et påmeldingssystem er du sikker på å sende kun til de som faktisk har vært til stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme.

 

8. Du har alt på ett sted

Et påmeldingssystem gjør det lettere å involvere flere i planleggingsprosessen. Er dere flere som jobber med samme arrangement eller på samme avdeling, kan alle få tilgang og finne oppdatert informasjon selv. Det gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for misforståelser og feilkommunikasjon.

Det er enkelt å finne alltid oppdatert informasjon, enkelt å gi tilgang til andre for å oppdatere dem (du slipper hele tiden å sende over oppdaterte rapporter), og enkelt å holde oversikt over fremdriften. Jobben blir gjort uten unødvendige forsinkelser.
Hvis noen som er med og organiserer, blir syk eller er borte midt i den hektiske innspurten før arrangementet, så kan andre enkelt ta over.

For å dekke alle funksjonene i et påmeldingssystem må man jobbe med en rekke ulike verktøy. Invitasjoner, registrering, henvendelser, nettside, e-post- og SMS-kommunikasjon, hotell- og rombestilling, eventapper, rapportering, betalingsløsning, innsjekk, evaluering, m.m. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om, og med et påmeldingssystem kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og raskt.

 

9. Det hjelper deg med markedskommunikasjonen/brandingen

Før du setter i gang med planleggingen, er det et viktig aspekt ved arrangementet som du bør få på plass – nemlig brandingen.

Bidrar den grafiske profilen på arrangementet ditt til å bygge opp under din merkevare, og inntrykket du ønsker at deltakerne skal sitte igjen med?

Dersom deltakerne ser at din grafiske profil går igjen som en rød tråd i alt av materiell på arrangementet, fremstår du allerede her ytterst profesjonell som arrangør.

Ved hjelp av et godt påmeldingssystem kan du enkelt innarbeide bedriftens grafiske profil i invitasjon, påmeldingsskjema, nettside for arrangementet og alle andre elementer som henger sammen både med hensyn til branding og logikk.

Den grafiske profilen er bedriftens ansikt, og bør behandles som det også når du lager arrangement.

Hvorfor sparer du tid på å bruke et påmeldingssystem?

Her er en oversikt over hvorfor du og din bedrift sparer mye tid ved å bruke et profesjonelt påmeldingssystem når dere skal lage arrangement.

 

1. Det blir mye mindre manuelt arbeid

Det som typisk stjeler tid når du planlegger et arrangement med mange deltakere, er strømmen av spørsmål fra deltakerne som må besvares, tidkrevende oppfølginger, trege betalere, ombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta – listen er lang.

I tillegg må du ofte taste inn diverse data manuelt, attpåtil flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, etc.
Kanskje du bruker separate programmer og kommunikasjonskanaler i planleggingen? For eksempel et e-postverktøy til å sende ut invitasjon, et annet verktøy til å håndtere påmeldinger og et tredje til å håndtere hotellbestillinger. Det stjeler tid, det også!

Med et påmeldingssystem får du mye mer tid til å forberede det faglige innholdet og de viktige detaljene som verdiøker deltakeropplevelsen. Kort sagt: Systemet gjør jobben, raskere og mer presist.

 

2. Du får alt samlet på ett sted

Har du ett stort eller flere små arrangementer i året? I så fall bruker du trolig mye tid på å finne ut …

  • hva det er du skal ha oversikten over
  • hvordan du skal hente inn all informasjonen
  • hvem som skal gjøre hva

Dersom dere har all informasjon lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, blir det gjerne et svare strev hver gang dere skal lage samme arrangement. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om – med et påmeldingssystem kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og kjapt. Bruker du et påmeldingssystem, slipper du å lete etter informasjon.

 

3. Du får bedre kontroll på detaljer

Et påmeldingssystem tar stresset og uroen ut av arrangementsplanleggingen og erstatter det med detaljkontroll og oversikt. All informasjon du trenger, finner du til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i systemet. Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc. Dette gjør også at det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over i en travel tid inn mot datoen for arrangementet.

Mye unødvendig arbeid og tid spart – også i etterkant.

 

4. Du har alltid oppdatert informasjon

Når man planlegger arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er at den informasjonen man har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi systemene ikke snakker med hverandre.

Ved bruk av et profesjonelt påmeldingssystem er all informasjon oppdatert til enhver tid. Dessuten får du gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon, i sanntid.

Dermed har du og dine medarbeidere full kontroll på deltakerne (og det er enkelt å dele informasjonen med andre). Oppdaterte systemer = spart arbeid og spart tid!

 

5. Du kan fakturere ved påmelding eller be deltaker betale med kredittkort

Har du et arrangement hvor det koster penger å delta? Da kan det være snakk om store beløp som du skal få samlet inn. Mange fakturerer fortsatt "manuelt", ved at de henter informasjon om deltakere fra et oppdatert Excel-ark eller internt CRM-system inn i økonomisystemet når all informasjon er oppdatert og klar.

Dette er både arbeidskrevende og tidkrevende – et helt unødvendig dobbeltarbeid. Med et godt påmeldingssystem kan du enten ta betalt fra deltakerne idet de registrerer seg (kredittkort), eller du kan generere fakturaer og sende disse umiddelbart ved påmelding (eller automatisk på et ønsket tidspunkt senere).

Økonomiavdelingen sparer mye tid og arbeid.

 

6. Du kan ta imot rombestilling ved registrering

Skal du tilby hotellovernatting for deltakerne på arrangementet? Når du bruker et påmeldingssystem, kan du spare tid ved å la deltakerne dine booke hotell idet de registrerer seg. Så er dén oppgaven ute av verden.

Dessuten kan du la deltakeren selv invitere andre deltakere til å dele et rom, og kostnad for rommet blir automatisk delt mellom disse.

 

7. Du kan la deltakeren selv gjøre egne endringer underveis

Det er tidkrevende å fange opp alle endringene som dukker opp underveis inn mot arrangementet.

Med et påmeldingssystem får du full kontroll på alle deltakerendringene, hele veien fra start til mål. Én ting er at du enkelt kan endre informasjon på én eller flere deltakere, men hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.

 

8. Du kan kommunisere direkte fra ett system til én eller mange om gangen

For at arrangementsplanleggingen skal være så lite tidkrevende som mulig, må det være enkelt å kommunisere med deltakerne, både før, underveis og i etterkant.

Med et godt påmeldingssystem kan du kommunisere på e-post eller SMS direkte til én og én deltaker, utvalgte grupper, utvalgte statuser (bekreftet, ikke bekreftet, på venteliste, etc.) eller til alle deltakere.

Kanskje du er på farten og har det ekstra travelt? Med et markedsledende påmeldingssystem følger det med en brukerapp, og du kan også sende e-poster til deltakerne direkte fra denne. Kjapt og enkelt!

Hvorfor sparer du penger på å bruke et påmeldingssystem?

Her er de fire viktigste grunnene til at et godt og funksjonelt påmeldingssystem sparer deg penger.

 

1. Du bruker MYE mindre tid!

Mange bedrifter og organisasjoner administrerer arrangementene sine med Excel, lister på papir og systemer som ikke kan snakke med hverandre. Er du en av disse? I så fall har du garantert erfart at rotete, manuelle prosesser tar et stort jafs av arbeidstiden.
De som derimot tar i bruk et påmeldingssystem, oppdager fort at arbeidet med å håndtere deltakerne går så mye enklere – og så mye raskere.

Med et godt, moderne påmeldingssystem – som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter – får du 100 prosent kontroll på alle detaljer, og alt på ett og samme sted. Dermed kan du faktisk halvere tidsbruken.

Kort og godt sparer du masse tid, fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Tid spart er penger tjent.

 

2. Du unngår å betale en formue i no show-gebyrer

Mange bedrifter og organisasjoner som skal avholde arrangementer, klarer ikke å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister. Dermed må de punge ut med masse penger i no show-gebyrer. No show-gebyr vil si at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling.

Et påmeldingssystem hjelper deg med å unngå eller redusere no show-gebyr, på følgende måte:

Deltakere kan bestille hotell samtidig som de registrerer seg. Ved å gi de internt som sitter på hotellbestillingen, tilgang til påmeldingssystemet, kan disse hele tiden følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter. Også hotellet kan få direkte tilgang til systemet, slik at de tidligere har full oversikt over det reelle tallet.

 

3. Du får flere deltakere – og dermed høyere inntekter

Dersom det ble færre påmeldte enn du hadde tatt høyde for, kan kostnadene for arrangementet bli høyere enn inntektene. I verste fall må arrangementet avlyses, men påløpte kostnader må likevel betales.

Et av de store fortrinnene ved et godt påmeldingssystem er at det gjør det enkelt for deltakerne å melde seg på arrangementet ditt. Jo enklere det er å melde seg på arrangementet, desto flere påmeldte – og bedre inntjening. Enkelt og greit.

Med et godt påmeldingssystem kan du lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, med tilpassede og fleksible påmeldingsskjemaer tilpasset målgruppen. Også dette bidrar til at du sparer tid, som igjen gjør at du får lavere kostnader totalt.

Som alle arrangører vet: Ikke alle som melder seg på, dukker opp på arrangementsdagen. For å sikre at flest mulig av de registrerte faktisk kommer, er det viktig å kommunisere fortløpende med dem – helt frem til dagen for arrangementet. Et godt påmeldingssystem gir deg en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.

 

4. Du får hjelp til å sikre inntektene

Når du skal ha et stort arrangement, hvor det koster penger å delta, kan det være snakk om betydelige beløp som skal samles inn. Å sikre inntektene er helt essensielt.

Dét er ofte lettere sagt enn gjort. Hvis du har hatt ansvar for arrangementer med mange deltakere, har du nok en viss erfaring med hvor mye tid som går bort til å følge opp inntektene. Trege betalere fører ikke sjelden til tapte inntekter.

Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
På den måten slipper du å måtte bruke masse arbeidstid (og dermed tape penger) på å sende ut betalingsoppfordringer.

Hvordan kan du få flere deltakere ved å bruke et påmeldingssystem?

Vi ser nærmere på seks grunner til at et godt påmeldingssystem bidrar til å gi deg flere deltakere, enten møteplassen er fysisk eller virtuell.

 

1. Det gjør registreringsprosessen så effektiv som mulig

Folk flest har det travelt, og de kan velge og vrake blant aktuelle arrangementer. For å øke sjansen for at de holder av datoen og bruker penger på akkurat ditt arrangement, må du først og fremst gjøre det enkelt for dem å registrere seg.

Som vi skriver om i artikkelen 8 grunner til at du ikke får påmeldinger til ditt arrangement, vil en knotete og tungvint påmeldingsprosess kunne føre til at færre velger å melde seg på.

Et påmeldingssystem gjør at deltakerne enkelt kan melde seg på arrangementet og i tillegg få svar fra samme systemet om alt de lurer på i forbindelse med dette.

 

2. Det hjelper deg med å skape godt faglig innhold

Med et nettbasert påmeldingssystem får du og dine medarbeidere handlingsrommet dere trenger for å skape best mulig faglig innhold. Til syvende og sist er et knakende godt program utslagsgivende for at folk i dag skal gidde å sette av tid til akkurat ditt arrangement i vrimmelen av tilbud.

 

3. Det bidrar til å skape “FOMO”

Du kan benytte påmeldingssystemet til å filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger (kategorier) blant deltakerne. Når du sender tilpasset informasjon til de påmeldte på e-post, der du får frem hva de vil gå glipp av dersom de ikke dukker opp, holder du dem motivert til å møte på ditt arrangement.

Trikset er å holde på interessen inn mot arrangementsdagen og gjerne få de påmeldte så begeistret og spent at de nærmest får litt FOMO – fear of missing out.

 

4. Det blir enklere å lage gode invitasjoner

Invitasjonen er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av arrangementet ditt, og du konkurrerer med mange om oppmerksomheten! Inviterer du deltakerne mest mulig effektivt, får du flere deltakere.

Et godt påmeldingssystem gjør at du enkelt kan lage og sende profesjonelle og tilpassede invitasjoner på e-post, ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler. Slik sikrer du at invitasjonen ser pen ut, med alle nødvendige lenker uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.

Mange har nok blitt overrasket når de har laget en pen invitasjon på e-post, sendt den til seg selv og sjekket på PC hvordan den ser ut, og så sendt til alle. Så begynner det å ringe, fordi flertallet av de som har åpnet den på mobil, ikke ser selve påmeldingsknappen.

 

5. Du får fulgt opp invitasjoner og henvendelser

Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem til å sende ut invitasjoner, får du full kontroll over alle deltakere fra start – de som har meldt seg på, som ikke har besvart, eller som har svart at de ikke kan delta. Dette gjør det enklere for deg å følge opp deltakerne videre med riktig kommunikasjon.

Husk: Er du ikke flink til å følge opp invitasjoner og henvendelser underveis, kan du miste mange deltakere. Det kan være så enkelt som at mange av e-postadressene du har sendt invitasjonene til, er feil. Med et påmeldingssystem fanger du opp dette i god tid, slik at du er sikker på at alle har fått.

De som ikke har svart, kan få en hyggelig påminnelse med litt oppdatert budskap, og de som har sagt at de ikke kan komme, ja de skal slippe å høre mer fra deg i denne omgang.

 

6. Du kan enkelt opprette egen nettside for arrangementet

Ved hjelp av et godt påmeldingssystem kan du enkelt sette opp profesjonelle sider – uten å måtte kunne programmering.

En egen nettside/landingsside for arrangementet ditt bidrar til at det fremstår mer seriøst, og det blir en “hub” for alt av relevant informasjon om det. Her kan du opprette muligheter for påmelding, og dessuten presentere foredragsholdere, underholdere, utstillere og eventuelt andre samarbeidspartnere. Du kan også publisere deltakerlisten, slik at deltakere kan finne ut hvem andre som er påmeldt. Ofte kan dette gi enda bedre incentiv til å melde seg på.

Hvorfor får deltakerne en bedre opplevelse når du bruker et påmeldingssystem?

La oss se nærmere på hvordan et nettbasert påmeldingssystem hjelper deg med å skape opplevelsene som dine deltakere gleder seg til – og forventer!

 

1. Det blir enkelt å melde seg på

Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet. Dermed møter de forberedt og får en bedre deltakeropplevelse totalt sett.

 

2. Det blir enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør

Når deltakeren har meldt seg på, må det være enkelt for ham eller henne å kommunisere med deg som arrangør. For eksempel blir det av og til endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, og da må deltakeren få varsel om dette i god tid.
Med et påmeldingssystem kan deltakere kjapt og enkelt spørre deg om ting de lurer på, både via e-post, SMS og selve registreringsskjemaet. Arrangøren er bare et tastetrykk unna også når deltakerne er på farten.

For å sikre at deltakeren får et mest mulig presist svar, kan du forhåndsdefinere hvem i din organisasjon som skal svare på hva. Dersom noen i teamet ditt skulle bli borte fra jobb, kan deltakerne likevel få svar, fordi alle henvendelser og spørsmål fra dem blir lagret i databasen og andre som har tilgang til systemet, kan svare på deres vegne.

 

3. Deltakerne får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen

På større arrangementer skal deltakere ofte finne frem til flere lokasjoner og holde styr på parallellsesjoner. Det er ikke alltid like enkelt å huske hvor man skal til enhver tid, og det er fort gjort å forville seg i mylderet av folk og aktiviteter.

Med et markedsledende påmeldingssystem kan du tilby deltakerne en egen app for arrangementet. Når deltakeren har lastet ned appen, har de alltid oppdatert og relevant informasjon om arrangementet lett tilgjengelig på det ene digitale verktøyet de har med seg hvor enn de går – nemlig smarttelefonen. De kan enkelt se hva de selv er påmeldt, uten å måtte lete frem gamle SMS-er og e-poster.

Og som vi vet: Det faglige er bare én av grunnene til at folk kommer på arrangementet ditt. Vel så viktig er nettverking og mingling. Det å knytte kontakt med andre i bransjen og mingle med likesinnede er en av de største nytteverdiene ved å delta på konferanser og møter.

 

4. Innsjekkingen går lekende lett

Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne elektronisk. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt hente opp i appen.
En effektiv og knirkefri innsjekk sørger for en god start for deltakerne. De går glade og spente videre til aktivitetene og er i rett modus for å få fullt utbytte av det faglige innholdet.
Med elektronisk innsjekk blir dessuten stemningen blant teamet i innsjekkingsområdet mer avslappet og jovial. Smil og senkede skuldre smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.

En annen stor fordel ved å benytte deg av digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom.

 

5. Du fanger opp løpende endringer og individuelle behov

En av de største fordelene et påmeldingssystem gir for deltakerne, er at det hjelper deg som arrangør med å ivareta alle detaljer.

Er det noen som har behov for tilpassede rom når de overnatter, eller har de en uvanlig matallergi? Mange arrangører som fortsatt bruker Excel og lignende manuelle verktøy i planleggingen, sliter med å fange opp og agere på spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.

Når du viser deltakerne dine at du har full kontroll på de små, men viktige detaljene, fremstår du ikke bare som profesjonell, men også empatisk. Vinner du tillit hos dine påmeldte fra første stund, er du allerede langt på vei til å skape en opplevelsesarena som deltakerne tar med seg i hjertet.

 

6. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang

Som enhver god arrangør legger du din ære i å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang. Men for å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem.

Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

 

7. Du får hjelp til å ivareta personvernet

Alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, må forholde seg til EUs nye personvernregler, som trådde i kraft i 2018. Dette betyr at du får et større ansvar for å sikre opplysningene du behandler i forbindelse med arrangement.

Når du bruker et påmeldingssystem, innebærer det i praksis at du betror persondata til systemleverandøren. Følgelig er det avgjørende at leverandøren kan dokumentere at de samler inn personopplysninger i samsvar med det nye regelverket.
En leverandør av et profesjonelt påmeldingssystem sørger for å etterleve GDPR-lovgivningen, og legger dessuten til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

Hva koster et påmeldingssystem?

En leverandør av et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem bør tilby en prismodell som er enkel og fleksibel.

I Proviso har vi følgende modell: Du velger den pakken med de modulene du trenger, og oppgir forventet antall deltakere per år.

Når vi inngår avtale, betaler du et engangsbeløp i oppstart/etablering/opplæring og deretter et fast månedsbeløp så lenge avtalen løper. Alle avtaler gjelder for ett år, deretter har de tre måneders løpende oppsigelse.

Du kan når som helst endre pakke, antall deltakere per år eller utvide antall lisenser. Du kan administrere egne lisenser.

Sikre tegn på at din bedrift eller organisasjon trenger et påmeldingssystem

Kjenner du deg igjen i noen av de 10 punktene under, er det mye som tyder på at din bedrift trenger et påmeldingssystem.

 

1. Den eller de som tar seg av planleggingen og gjennomføringen, har egentlig ikke arrangementer som ansvarsområde

Ikke sjelden blir folk uten den rette erfaringen eller de rette kvalifikasjonene satt til å lage arrangementer. Kanskje det til og med stadig blir din oppgave, selv om timeplanen er full nok fra før. Resultatet blir da ofte ikke optimalt. Tidsklemmen kan gå ut over de andre arbeidsoppgavene du har, eller viktige detaljer kan bli oversett. Og hva hvis personen som har fått ansvaret, blir syk eller borte? Hvor finner de som skal ta over, oppdatert og korrekt informasjon?

 

2. Dere har minst ett stort eller flere små arrangementer i året

Visste du at profesjonelle arrangører gjerne setter i gang med planleggingen av arrangementer og møter flere måneder i forveien? Har du minst ett stort eller flere små arrangementer årlig, vil det altså gå med mye tid hver måned ... noe du kanskje ikke har i din allerede travle arbeidshverdag.

 

3. Dere har arrangementer med mange variabler og stort informasjonsbehov

Jo mer informasjon dere trenger fra deltakerne (parallellsesjoner, deltakerkategorier og deltakeravgift), desto mer komplisert vil logistikk og rapportering bli. Her kan et påmeldingssystem forenkle og effektivisere arbeidet og sikre at arrangementet blir vellykket.

 

4. Dere investerer mye penger og tid i arrangementer

Når bedriften først har bestemt seg for å investere tid og penger i et arrangement, er det viktig å få god avkastning og ha kontroll på kostnadene. Det må settes opp et realistisk budsjett i forkant, og dette må følges opp hele veien frem til arrangementsdagen. Kanskje har dere “early bird”-priser, rabatter, etc. som skal fordeles, eller eksterne leverandører som skal ha utbetalinger underveis. Da kan det være viktig å få inn betaling fortløpende uten å måtte bruke masse tid og krefter på å følge opp.

 

5. Møter og arrangementer er en viktig del av markedsplanen deres

For mange bedrifter er møter og arrangementer en viktig del av markedsføringen og merkevarebyggingen. Arrangementer er en god måte å markedsføre bedriften på, og dessuten en utmerket arena for å dele kunnskap om egne produkter og tjenester. Nettverksbygging er en avgjørende del av ethvert arrangement.

Ved å bruke et nettbasert påmeldingssystem blir det enklere å planlegge og gjennomføre et profesjonelt og vellykket arrangement, slik at markedsføringsverdien blir enda større. Med et profesjonelt påmeldingssystem vil du også kunne få en fiks ferdig kurskalender/kursportal som gjør det mye enklere å publisere dine kurs og arrangementer. Dette gir både deg og deltakerne dine bedre oversikt.

 

6. Dere sliter med å få nok deltakere

En av de største utfordringene for arrangører er å markedsføre arrangementet og få nok deltakere. Mange nok deltakere på arrangementet er en forutsetning for å lykkes, med hensyn til både deltakeropplevelse, markedseffekt og økonomisk resultat.


Det går bort unødvendig mye tid på manuelle prosesser og dobbeltarbeid når dere lager arrangement, slik at dere har mindre tid på å teste ut ulike promotiltak, forberede et godt faglig innhold og underholdning som trekker deltakere, og gjøre nødvendige justeringer underveis.

 

7. Dere betaler en formue i no show-gebyr

Når dere skal avholde arrangement, sliter dere med å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister, og ender derfor opp med å betale masse penger i no show-gebyrer (altså at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling).

Ved å bruke et påmeldingssystem får dere hjelp til å unngå eller redusere no show-gebyr.

 

8. Dere sjekker inn deltakerne med navnelister på papir

Bruker dere fortsatt navnelister på papir som dere krysser ut når deltakerne kommer? Og forhåndstrykker dere navneskilt som dere legger utover et langt bord? Da har dere kanskje opplevd følgende scenario: Deltakerne på arrangementet ditt blir møtt av lange køer av utålmodige folk – mens arrangørstaben småstresset står og blar i printede lister på leting etter navn. Frustrasjonen hos de oppmøtte stiger et hakk for hvert minutt som går, spesielt hvis navnet ikke engang finnes på listen ... Køen blir lengre og lengre. Og totalopplevelsen av arrangementet går på en smell allerede i startgropa.

Den tradisjonelle innsjekkingsprosessen kan være stressende og tidkrevende for både arrangør og deltakerne. I dag finnes det mye enklere løsninger, som gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt.

 

9. Dere taster inn informasjon manuelt (og dobbelt) når dere fakturerer deltakerne

Når dere skal fakturere deltakerne, taster dere informasjon om deltakerne manuelt inn i økonomisystemet. Gjerne lenge etter at arrangementet har vært. Håndteringen av deltakeravgiften blir dermed unødvendig komplisert, slik at det stjeler tid og ressurser i en travel tid.

Med et påmeldingssystem slipper dere det manuelle (og helt unødvendig) dobbeltarbeidet med å registrere samme informasjon inn i regnskapssystemet for å fakturere deltakerne.

 

10. Dere får ikke alltid (like gode) tilbakemeldinger

Ting blir sjelden perfekt på første forsøk. Kanskje går det ikke så bra på andre forsøk heller. Jungeltelegrafen går raskt, og dårlig omtale kan gjøre skade på omdømmet og brandet. Men hvorfor risikere å utsette deltakerne for mindre gode arrangementer og risikere dårlige tilbakemeldinger, når du kan få et vellykket resultat ved å ta i bruk et system som gjør prosessen effektiv og trygg for alle involverte?

Et påmeldingssystem gjør det dessuten enklere å få tilbakemeldingene dere trenger for å gjøre ting bedre, slik at neste arrangementet lykkes i enda større grad. Som arrangør er det nemlig stort sett de positive tingene man får høre om. De negative får man ofte ikke beskjed om før de blir spredd videre til andre.

Derfor er det viktig å få fanget opp kritiske tilbakemeldinger, både for å bli bedre og for å “stoppe” buzzen fra de som er veldig misfornøyde. Med et profesjonelt påmeldingssystem kan du enkelt sende ut tilpasset evaluering til alle fremmøtte deltakere.

Sikre tegn på at ditt internt utviklede påmeldingssystem bør byttes ut

Her er fire tegn som bør få varsellampene til å lyse om at det er på høy tid å bytte ut påmeldingssystemet.

 

1. Dere får ikke tilgang til nødvendige data

Kanskje får dere mange påmeldinger, men hvilken innsikt får dere egentlig om de påmeldte? Når melder de seg på, og hva er det som får dem til å gjøre det? Uten denne informasjonen er det vanskelig å vite om du faktisk får så mange påmeldte som du burde. Og får du samlet inn all relevant informasjon du trenger, på en måte som gjør at du enkelt kan bruke den videre?

Kanskje fungerer påmeldingssystemet helt greit, men dersom det ikke gir deg masse deltakerdata – og data om dem som er i ferd med å melde seg på – da er det på tide å utvide horisonten. Dere vil ikke klare å vokse eller holde tritt med konkurrerende arrangementer uten å bruke et system som innhenter all denne dataen, med noen få tastetrykk.

 

2. Manglende integrasjon/API

Hvis systemet dere bruker, er lite tilpasningsdyktig og ikke lenger er kompatibelt med andre tekniske løsninger, da er det nok på tide å vurdere en en oppgradering.

Selv om dere kanskje ikke har behov for skreddersydde løsninger eller integrasjoner nå, vil dette behovet garantert dukke opp i fremtiden. Et påmeldingssystem med innebygd avansert og detaljert API kan tilpasses og kobles opp mot de fleste moderne CRM- og økonomisystemer. På sikt vil dette spare dere mye tid og arbeid på videreutvikling, nødvendig vedlikehold og oppdateringer. Har du tenkt over hvor mange ganger du sitter og taster inn samme informasjonen om deltakerne før det ligger riktig lagret i kundeoppfølgingssystemet?

 

3. Konverteringen går ned

Det kan være flere årsaker til at konverteringsraten på påmeldingssiden – det vil si prosentandelen besøkende som faktisk fullfører registreringsprosessen – går ned. Men det er ingenting som virker mer negativt inn på konverteringen enn et påmeldingssystem som ikke fungerer optimalt.

Hvert ekstra steg (eller kompliserte punkt) i påmeldingsprosessen koster deg deltakere og får konverteringen til å synke med opptil ti prosent. Dersom ditt internt utviklede system krever at man må opprette konto, fylle ut masse skjemaer (der du må svare på noe som ikke er relevant i det hele tatt, bare for å komme videre i skjemaet), eller at det ikke er mobilvennlig, da er det utvilsomt modent for å fornyes.

 

4. Systemet “kneler” støtt og stadig

Det mest opplagte tegnet på at det er på tide med en oppgradering, er at systemet titt og ofte kneler. I dag er det helt nødvendig med et system som er oppdatert, som gir deg dataene du trenger, og som er tilpasset mobile enheter. Men det er naturligvis aller viktigst at det faktisk fungerer.

Og dessuten at det fungerer bra nok til at dere ikke må bruke altfor mye tid og penger på hele tiden å måtte holde internsystemet gående på et vis. Hvis så er tilfelle, er det på høy tid å bytte det ut med et som er moderne og brukervennlig.

“Men vil ikke det å skulle bytte til et nytt påmeldingssystem bety ekstra timer og sene kvelder på våre ansatte?” tenker du kanskje. Neida, en god leverandør har erfarne fagfolk som sørger for å tilpasse systemet til deres ønsker og behov, slik at dere bare kan sette i gang med bruken – enten dere har en større IT-avdeling eller ikke.

Slik velger du riktig påmeldingssystem

Her er ni spørsmål du bør få avklart når du skal velge et påmeldingssystem som er riktig for din bedrift.

 

1. Gjør systemet det enklere å melde seg på?

Et godt påmeldingssystem skal bidra til at du får flest mulig deltakere på ditt arrangement. Derfor må løsningen gjøre det enkelt å lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, og i tillegg tilby et fleksibelt påmeldingsskjema som gjør det enkelt å fange opp deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.

Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet.

 

2. Har systemet en enkel og trygg betalingsløsning som sikrer inntektene?

På arrangementer med mange deltakere er det gjerne store beløp som skal samles inn.
Påmeldingssystemet du velger, skal gjøre det enkelt for deg å følge opp økonomien og sikre inntektene. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.

Et godt påmeldingssystem har en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter.
Dermed slipper du tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangementer, kurs og møter.

 

3. Er systemet tilgjengelig som app?

Et godt påmeldingssystem skal tilby både deg og deltakerne dine en egen app for arrangementet, som gir dere full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen.

I appen for deg som bruker av påmeldingssystemet finner du all informasjon om alle arrangementer og alle deltakere. I appen for deltakere finner de all informasjon på ett sted og får mulighet til enkelt å kommunisere både med deg og andre deltakere.
Med app i påmeldingssystemet kommer du tettere på deltakerne dine og får gitt dem enda større utbytte av arrangementet.

Les mer: Hvordan velge riktig påmeldingssystem (det viktigste kriteriet er ikke det du tror)

 

4. Er systemet fleksibelt og enkelt å bruke?

Et godt påmeldingssystem skal ha brukervennlige og fleksible løsninger som skreddersys etter behov, slik at alle som jobber med arrangementet internt, enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.

Dessuten bør systemet være nettbasert, slik at du og teamet ditt får tilgang til all planleggingen og alle funksjonene uansett om dere er på kontoret, på farten eller hjemme.

Et helhetlig påmeldingssystem er utviklet med responsiv design og lar deg opprette en mobilvennlig hjemmeside for arrangementet. Slik får deltakere enkelt tilgang til all verdifull informasjon på ett sted, via nettbrett eller mobil.
En profesjonell leverandør av et påmeldingssystem vil dessuten gi deg full tilgang til et supportteam, slik at du alltid er trygg på at du raskt får kyndig hjelp.

 

5. Kan løsningen enkelt integreres med andre systemer dere bruker?

Når du velger påmeldingssystem, sørg for at løsningen enkelt kan integreres med andre systemer bedriften benytter.

Når man lager arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig informasjon om deltakerne – og informasjonen må være oppdatert. Slik er det ikke alltid, fordi systemene ikke snakker med hverandre. Samme informasjon blir ofte tastet inn manuelt gjentatte ganger, i CRM-systemer, påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, etc.

Gode systemer som snakker sammen, gir bedre kvalitet på bedriftens data, sparer dere for mye tid og (dobbelt)arbeid, og reduserer dessuten feilkilder og etterslep av manglende oppdateringer.

Med systemer som er samkjørte, vil dere dessuten få bedre kontroll på personvernreglene (se neste punkt).

 

6. Hvordan sørger leverandøren av systemet for å ivareta personvernet?

I 2018 trådte EUs nye personvernregler i kraft, noe som innebærer at alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, får et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.

Når du bruker et påmeldingssystem, betror du persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR-lovgivningen og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

 

7. Samsvarer prisen med nytteverdien?

Påmeldingssystemet du vurderer å investere i, bør ha en prismodell som er enkel og fleksibel. Du skal ikke ende opp med å betale for funksjonalitet dere aldri vil få bruk for.

Enten skal du ha mulighet til å velge den versjonen som passer bedriften din best, og betale en fast månedlig sum basert på volum. Eller så skal du kunne plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker.

 

8. Blir påmeldingssystemet løpende utviklet og tilpasset markedsbehov?

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.

Før du bestemme deg for hvilket system du skal velge, bør du derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Tenk på å finne en leverandør dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene vokser.

 

9. Hvor god oppfølging og support får du?

Mange bedrifter som skal bestemme seg for hvilket påmeldingssystem de skal investere i, glemmer å sjekke ut følgende faktor grundig nok: Hvor godt blir vi som brukere fulgt opp av leverandøren?

Et godt påmeldingssystem skal gjøre deg trygg som bruker. Når du i en hektisk periode i planleggingen står midt oppi en utfordring eller har gjort noe feil – da må du kunne ringe til en supportavdeling (i norsk åpningstid) og få kyndig hjelp der og da, på norsk.
Leverandøren må skjønne nøyaktig hva slags problem du hanskes med, og gjøre sitt ytterste for å løse det for deg.

En profesjonell leverandør skal hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av arrangementer.

Oppsummering:
Bedre tid, bedre kontroll, bedre arrangementer

Uten et digitalt system tar påmelding og håndtering av deltakere et stort jafs av arbeidstiden.

Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem gjør deg til en langt mer effektiv arrangementsplanlegger. Du slipper å kaste bort tid som du helst skulle brukt på å få unna alle de viktige oppgavene som ligger i kø.

Kort og godt sparer du masse tid (og dermed penger), fordi arbeidet går enklere og hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig.

 

Prøv Proviso kostnadsfritt i 14 dager

Trenger du bedre kontroll på arrangementsplanleggingen?
Da bør du gi Proviso et forsøk!

Prøv gratis i 30 dager