Det korte svaret?
Så tidlig som overhodet mulig ...!
Jo tidligere du kommer i gang med forberedelsene, desto større sannsynlighet for at arrangementet blir en god og utbytterik opplevelse for alle involverte.
Noe av det vi i Proviso oftest anbefaler arrangører å gjøre, er å sette seg mål for hva man ønsker å oppnå, starte planleggingen tidlig, og gjøre et godt og detaljert forarbeid.
God planlegging er selve fundamentet for å lykkes med ethvert arrangement. Suksessen ligger nemlig i de små ekstra detaljene, og det får man sjelden til godt nok dersom man er for sent ute med forberedelsene.
Imidlertid varierer tidslinjene veldig fra arrangement til arrangement.
Ved store, komplekse arrangementer med tusenvis av deltakere starter man typisk med planleggingen et par år i forveien. Skal du derimot holde et frokostseminar, kan du bestemme deg raskt og avholde arrangementet i løpet av 3–4 uker.
Les mer: Gode arrangementer krever god planlegging
Få hjelp til å forberede arrangementet
Uansett hva slags arrangement dere skal lage, er det mange detaljer som skal tenkes på, og mange ulike hensyn som skal tas. Ved å være godt forberedt og ta i bruk moderne, digitale verktøy og ressurser, vil det være enklere å sikre et vellykket arrangement fra A til Å.
Hva skal du bruke mest tid på?
Hvor skal du begynne?
Her kan det være lurt å få hjelp av en profesjonell samarbeidspartner som har kompetanse til å sette sammen og skreddersy løsninger etter dine behov.
Les mer: 9 funksjoner i Proviso som hjelper deg til et vellykket bedriftsarrangement
Konklusjonen er …
… at du bør være tidlig ute med forberedelsene til ditt arrangement.
Du har knapt med tid fra før, og plutselig får du jobben med å forberede et arrangement i tillegg. Du vet det er mye som må gjøres – booking av lokaler og foredragsholdere, utsendelse av invitasjoner, markedsføring, osv. Listen er lang, og det er mange detaljer man ikke alltid tenker over.
Ikke gå i fellen det er å undervurdere planleggingstiden du trenger. Er det mange deltakere, og møtet skal foregå på et eksternt sted, må arrangementsstedet ofte bestilles opptil 1–2 år i forveien. Jo tidligere dere er ute, desto større er valgmulighetene.
Og desto bedre vil du lykkes med arrangementet.
Lykke til med planleggingen av ditt neste arrangement!
