Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!


Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!

Inger Åse Stubben | 25. feb 2021
5 minutter lesetid


Som vi skrev i en tidligere artikkel, tyder alt på at digitale arrangementer vil være det mest aktuelle i noen måneder til, og at vi vil gå over til mer hybride eller mindre fysiske arrangementer før sommeren. 

Men som vi har sett flere ganger tidligere; situasjonen svinger veldig. Kanskje må vi belage oss på at arrangementer i større eller mindre grad må avholdes i digital- og hybridformat ut året. 

Hvis din bedrift eller organisasjon skal lage et digitalt arrangement for første gang, er dere nok som arrangører flest litt usikker på hvordan dere gjør det. Har man ikke laget et digitalt arrangement før, er det mye nytt å ta stilling til, eksempelvis ...

  • Hvilken digital plattform er riktig å bruke for gjennomføringen?
  • Hva skal vi gjøre for å aktivisere og involvere deltakerne?
  • Hvordan sørger vi for at alt det tekniske er på "stell"?
  • Hvordan tilpasser vi innholdet og presentasjonen til det digitale?

 

… og mange andre ting man lurer på!

Senk skuldrene – alt dette kan Proviso gi deg svar på og hjelpe deg med. Vi bistår gjerne med gjennomføring av arrangementer, både heldigitale og hybride. 

 

Få hjelp til proff og trygg gjennomføring av ditt digitale møte

Som sagt er det mye å huske på og ha kontroll på når man skal sette opp et digitalt arrangement helt på egen hånd. Selv om man kommer sammen via en digital plattform og ikke på et fysisk arrangementssted, må man som arrangør håndtere deltakere på en profesjonell måte. 

Dere må fortsatt ta hånd om mange av de vanlige oppgavene, som invitasjon, registrering og selve den digitale gjennomføringen – og dét på en måte som gjør at deltakerne får en god totalopplevelse og sine forventninger innfridd.

Derfor er det lurt og trygt å få litt hjelp av en profesjonell aktør som har vært i front av digitale og hybride arrangementer helt siden et gjenstridig kroneformet virus satte bom stopp for fysiske arrangementer i mars 2020. 

Les også: Slik holder du dine digitale deltakere engasjert og involvert

 

Slik kan Proviso hjelpe deg med alt det praktiske og lose deg trygt gjennom

Proviso har opparbeidet seg bred kompetanse på å hjelpe bedrifter og organisasjoner med å gjennomføre både heldigitale og hybride arrangementer. Hva innebærer det å få hjelp av oss?

Vi tar på oss rollen som digital prosjektleder og er «til stede», enten det er a) et rent digitalt arrangement, b) et hybridarrangement med en del deltakere og strømming, eller c) et arrangement der bare "vertskapet" er fysisk i et lokale og strømmes, og der deltakerne ellers er med via digitale plattformer.

Som prosjektleder for arrangementet ditt tar vi ansvaret for gjennomføringen, bistår med alt det praktiske og får deg trygt gjennom. Vi hjelper til med planlegging, gir råd og veiledning underveis og kan ta dialogen direkte med leverandør hvis du ønsker å strømme, enten det skal foregå i egne lokaler, i et studio eller på et konferansested.

Her er litt av det vi bistår med:

  • Igangsetting og planlegging
  • Veilede og bistå med å velge riktig digital plattform
  • Oppsett av detaljert kjøreplan for digital gjennomføring
  • Kvalitetssikre at det kun er påmeldte deltakere som «slipper inn»
  • Gjennomføre meningsmålinger (polls) underveis
  • Moderatorrolle underveis – tilpasse og styre spørsmål og kommentarer
  • Være kontaktledd mot strømmeselskap eller annen leverandør

 

Man behøver ikke å strømme arrangementet for å gjøre det digitalt, men dersom dere ønsker strømming, kan Proviso legge alt til rette for det. Vi samarbeider med Oslo Streamingsenter og Trippel-M, som spesialiserer seg på å hjelpe bedrifter og organisasjoner med profesjonell, rimelig og trygg strømming av møter og arrangementer.

Les om hvordan Proviso hjalp Valgforum med å avholde digitalt årsmøte.

 

Oslo Streamingsenter (OSS) blir leverandøren om du ønsker å avholde arrangementet ditt i deres lokaler/studioer i Oslo Spektrum, mens Trippel-M tar turen til det lokalet du måtte ønske, enten det er dine kontorlokaler eller et innleid konferansested.

Oslo Streamingsenter har kapasitet og plass til å gjennomføre den fysiske delen av arrangement ditt i tråd med gjeldende retningslinjer for smittevern. De har innført følgende tiltak for at du som arrangør og deltakerne dine skal føle dere trygg hos dem:

Vi gir alltid faste priser i forkant, påser at smittevernregler blir overholdt i alle ledd, og hjelper deg med å skape en trygg ramme for et vellykket arrangement med fornøyde deltakere, enten de er digitale eller fysisk til stede.

Proviso og Oslo Streamingsenter / Trippel-M kjenner hverandre godt og utfyller hverandres roller. Som arrangør trenger du kun å forhode deg til Proviso – vi sørger for at alt som skal avklares med OSS og Trippel-M, blir avklart.

 

Les mer på nettsiden vår om hva vi kan hjelpe deg med på ditt digitale eller hybride arrangement.

Ta kontakt og fortell oss litt om hva du tenker å arrangere, så finner vi sammen noen gode løsninger!

 

New call-to-action

 

Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Skrevet av Inger Åse Stubben

Inger Åse er leder for vår CST-avdeling, som bl. a. holder opplæring for nye kunder og rådgir eksisterende brukere. Å skape god kontakt med våre kunder har alltid vært fokuset for Inger Åse, slik at de blir trygg på at vi alltid gjør vårt beste for å hjelpe med en smidig prosess med deltakerne. Hun studerte Hospitality Management i England og har hatt praksis i Dubai før hun entret eventverdenen. Inger Åse har organisert arrangementer i inn- og utland og har alltid vært glad i å reise og oppleve nye kulturer. Hun har lett for å bli kjent med nye mennesker – som oftest treffer hun en bekjent rundt hvert et hjørne.

Andre leste også