Bak ethvert vellykket arrangement står det en rekke gode leverandører. Det kan ikke understrekes nok hvor viktig det er å finne bedrifter du virkelig kan stole på, og som vil jobbe hardt for at ditt arrangement skal bli så vellykket som mulig. At arrangementet blir profesjonelt gjennomført, har mye å si for bedriftens eller organisasjonens omdømme.
Vi hjelper deg med hva du bør tenke på når du skal velge de rette leverandørene til ditt arrangement.
Forberedelser
Før du begynner å se på leverandører, anbefaler vi at du oppretter en egen mappe for dette eller et Excel-ark, hvor du samler all informasjonen du kommer over. Dette gjør det enklere neste gang du skal holde et arrangement. Her samler du blant annet:
- Navnet på bedriften pluss kontaktdetaljer
- Hvilket geografisk område de dekker
- Priser
- Andre relevante detaljer for din bedrift
Hvilke leverandører trenger du?
Hvilke leverandører du behøver, avhenger av hva slags arrangement du skal avholde. Mange er ofte på utkikk etter:
- Arrangementssted, evt. overnatting
- Påmeldingssystem
- Mat og drikke
- Underholdning
- Sikkerhet
- Dekorasjoner og blomster
- Tekniker for lyd/lys
- Transport
De viktige spørsmålene
Det er noen spørsmål som ofte glemmes når man bestiller leverandører, men som kan være avgjørende for hvordan arrangementet går. Noen gode spørsmål å stille potensielle leverandører kan være:
- Hvordan priser de tjenestene sine? Volum, fast pris, etc.?
- Har de noen referanser på tilsvarende arrangementer?
- Hvor lenge i forveien må du bestille og eventuelt avbestille?
- Tilbyr de noe ingen andre kan tilby?
- Har de alt av nødvendige sertifiseringer og tillatelser?
- Har de god nok kapasitet til å dekke forventet antall deltakere?
Tips: Sørg for å finne leverandører du kan bygge et langvarig samarbeidsforhold med, slik at du vet hvor du skal henvende deg når du trenger det. De fleste leverandører av alt fra mat til fotografering ønsker gjerne faste kunder, og du vil kunne hente gode priser på lang sikt. Sjekk også om noen av leverandørene kanskje leverer mer enn du er klar over, eller har faste samarbeidspartnere de kan trekke inn.
