Mange deltakere på konferanse har spesielle ønsker og behov som de gir beskjed om idet de melder seg på. Men det er slett ikke alltid at dette blir fanget opp – og ikke minst fulgt opp.
Som arrangør har du sikkert erfart at det å fange opp alle ønsker og behov fra påmeldte i forkant av arrangementet, kan være ganske så krevende. Men samtidig er det gjerne nettopp når man lykkes med dette at man får de mest fornøyde deltakerne.
Eller kanskje du har opplevd å være på andre siden av bordet, hvor du som deltaker på en konferanse gir arrangøren beskjed om et spesifikt behov du har. For eksempel at du ønsker å komme dagen før arrangementet og dermed trenger en ekstra natt på hotellet. Og så viser det seg at arrangøren aldri fikk det med seg. Beskjeden din ble bare borte ...
Følte du deg spesielt ivaretatt og “sett” som deltaker da?
Å klare å håndtere individuelle deltakerbehov på en god måte kan for dem det gjelder, være utslagsgivende for helhetsinntrykket av konferansen.
Hvordan fanger du så opp slike ønsker og behov fra de påmeldte? Les videre, så gir vi deg våre beste tips til å lykkes med dette!
Individuelle behov er mer enn matallergier
De aller fleste som lager arrangement og konferanse, husker å ta med et spørsmål om matallergi. Men det kan være mye annet enkelte trenger hjelp til å få tilpasset og tilrettelagt.
Det kan være alt fra parkering for funksjons-/forflytningshemmede og tilrettelegging for rullestolbrukere og synshemmede til spesielle/tilpassede rom/bad ved overnatting, toalettfasiliteter, matallergi utover det som er mest vanlig, etc.
Mange kurs- og konferansesteder er flink på god tilgjengelighet, især hoteller og kongressentre av nyere dato, så ofte behøver man som arrangør ikke å foreta seg noe spesielt for å tilrettelegge for deltakere med ulike funksjonsutfordringer.
Individuelle behov trenger imidlertid ikke å dreie seg om at du har deltakere som er rullestolbrukere, eller som har ulike matallergier. Det kan også være noen som bare ønsker å delta på deler av konferansen, noen som vil ha med seg noen ekstra, eller som kommer litt sent, eller andre ting.
Poenget er at når noen ber om tilpasninger og gir beskjed om dette, er det viktig at dette fanges opp – og ageres på.
Les også: Har du husket å spørre deltakerne om alt du trenger?
Hvordan gjør du det? Med et påmeldingssystem, så klart!
Så tilbake til spørsmålet vi stilte innledningsvis – hvordan sørger du for å fange opp beskjeder fra deltakerne om spesielle ønsker og behov de måtte ha?
Det gjør du enklest og mest effektivt ved å bruke et påmeldingssystem og bygge opp et registreringsskjema.
Et registreringsskjema gir deltakerne mulighet til å gi beskjed om individuelle behov idet de registrerer seg. Dermed får du samlet inn akkurat den informasjonen som skal til for å gi deltakerne opplevelsen av å bli hørt.
Tips til å lykkes
- Lag registreringsskjemaet slik at det blir enkelt for deltakere å be om noe ekstra / noe utover "standard". (Det kan gjøres så enkelt som å ha med en egen knapp for henvendelser på registreringsskjemaet. Så slipper du utfordringen med at mange legger inn mange unødvendige kommentarer hvis du har et åpent/fritt felt synlig for alle.)
- Pass på at systemet du benytter, også sender en bekreftelse til deltaker på at noe er mottatt.
- Sørg for at noen har ansvaret for å se gjennom alle registreringer, for nettopp å se om noen har meldt inn spesielle behov.
- Informasjonen må så deles på en profesjonell og korrekt måte med de som faktisk skal sørge for at disse behovene dekkes.
Husk personvernet!
Registreringsskjemaer som brukes for å samle inn personopplysninger, må oppfylle nye betingelser for samtykke, i henhold til GDPR-lovgivningen.
Kanskje du må dele personopplysningene med samarbeidspartnere eller tilleggsleverandører for å kunne ivareta deltakerens behov på arrangementet?
I så tilfelle må du få avklart om du har fått tillatelse til dette fra deltakeren, altså at du ber om samtykke ved påmelding.
Hvis du samler inn opplysningene kun for å håndtere deltakeren på dette ene arrangementet, kan du som arrangør kreve at deltakeren, for å få meldt seg på, aktivt huker av for aksept av lagring av persondata.
Et godt påmeldingssystem sikrer individuelle deltakerbehov
Med et nettbasert påmeldingssystem, hvor du bygger opp en fleksibel og tilpasset registreringsside, blir det enkelt for deg og de andre internt å håndtere deltakernes behov mens dere er travelt opptatt med å planlegge arrangementet.
Sørger dere for å ha kontroll på denne biten, er dere allerede et hakk forbi mange arrangementer. Ikke så rent få av de som er vant til å be om tilpasninger, er nesten like vant til at dette faktisk ikke blir fulgt opp.
Klarer dere å fange opp disse innspillene fra påmeldte på en god måte, får dere spesielt fornøyde deltakere – allerede før arrangementet starter.
Da er grunnlaget lagt for å lage en konferanse som skiller seg ut og stiller merkevaren din i et godt lys!
