Å lage et arrangement kan være både nervepirrende og gøy. Det er mye å huske på, og mye som skal klaffe. Som arrangør ønsker du at alle som bruker av tiden sin på å komme, skal få en god opplevelse og godt utbytte. Lykkes du med arrangementet, er alt arbeidet verdt det.
Gjennom hele deltakerreisen – fra første påmelding til siste evaluering – må du håndtere en drøss med avgjørelser, oppgaver og små men viktige detaljer.
Du skal snekre sammen et godt program, finne det rette lokalet, sende invitasjoner, registrere påmeldinger, få inn betaling, booke hotellrom og foredragsholdere, kontakte deltakere og besvare henvendelser, håndtere innsjekking, sende ut evaluering i etterkant – puh! Og mye mer ...
Mange biter må falle på plass i det store puslespillet som er et arrangement. La oss se nærmere på 5 viktige elementer du må legge til rette for og få på plass, slik at deltakerne får maksimalt ut av arrangementet.
1. Nettverksbygging
Hvorfor skal mennesker møtes på et arrangement? En av de viktigste grunnene er nettverksbygging. Å knytte kontakter og utvide sitt profesjonelle nettverk. I en verden der vi kommuniserer mer og mer via skjermberøringer og tastatur, står muligheten til å møtes fysisk høyt på ønskelisten hos deltakere, utstillere, leverandører og sponsorer.
Derfor er det et must at arrangør sørger for å legge forholdene godt til rette for mingling og nettverking underveis i arrangementet. Å møte og snakke med andre deltakere i uformelle settinger kan gi deltakerne nye og spreke perspektiver på eget fagfelt. Ikke minst skaper det engasjement og en atmosfære som gjør det mer sannsynlig at folk melder seg på også neste gang.
2. Foredragsholdere
Gode arrangementer har gode foredragsholdere. De understøtter selve hensikten med arrangementet: kunnskapsdeling. Foredragsholderne skal levere varene innenfor et gitt format satt av arrangør, samtidig som de bidrar med sin historie og sitt budskap.
Arrangementer skal ikke skape polarisering – og derfor er det avgjørende at foredragsholderne ikke gjør det. Gjør grundig research og sørg for at foredragsholderen du booker, kjenner bransjen og har erfaring med å holde presentasjoner for din målgruppe. Deltakerne ønsker å lære noe nytt, av nytenkere og tankeledere. Viser det seg at en foredragsholder ikke evner å matche tilhørerne på spisskompetanse, kan det etterlate et inntrykk av at arrangør ikke har gjort godt nok forarbeid.
3. Opplevelsesbaserte aktiviteter og innslag
Ikke alle møter og arrangementer har plass til aktiviteter utenom det oppsatte programmet. Men det er viktig å legge til rette for morsomme og engasjerende aktiviteter og sanseopplevelser som overrasker og inspirerer. Da bygges enda sterkere bånd mellom deltakerne, læringsutbyttet blir bedre og arrangementet huskes – det vil si at deltakerne sitter igjen med inntrykket at arrangementet var profesjonelt gjennomført fra A til Å.
Å ha opplevelsesbaserte innslag på arrangementer er en voksende trend. For eksempel lett fysisk aktivitet i pauser mellom foredrag og sesjoner, eller en powerwalk i uteområder. Kurs og konferanse innebærer gjerne lange og intense dager, og da er det ikke alltid like lett å holde oppe energien, konsentrasjonen – og engasjementet. Små avbrekk med fysisk aktivitet bidrar til å nullstille hodet og gir deltakerne større utbytte av arrangementet.
4. Informasjon og kjøreplan
God logistikk og distribusjon av informasjon gjennom arrangementet er alfa og omega i proff deltakerhåndtering. Sørg for at alle involverte – fra deltakere og utstillere til sponsorer og stab – holdes fullt oppdatert inn mot arrangementsdagen. Fortsett den gode kommunikasjonsinnsatsen mens arrangementet pågår og i etterkant.
En detaljert kjøreplan for dagen må til – med tidspunkter for hva som skal skje, når det skal skje, om hvem som har ansvar for hvilke deler. Kjøreplanen må kommuniseres tydelig til alle på arrangørsiden.
Det kan fort skje at tiden sklir ut. Derfor bør dere ha en konferansier som klarer å holde i trådene og følge skjema. Jo bedre du har planlagt, og jo mer sømløst informasjonen distribueres gjennom dagen, desto mer kan du senke skuldrene og faktisk kose deg på arrangementet.
5. Deltakeropplevelsen underveis i arrangementet
Til tross for at eventprofesjonelle legger ned ukevis med arbeid for å lage det perfekte arrangementet, hender det at noe av det viktigste med et arrangement glemmes av.
Det er ingen deltakere som ønsker å stå i en endeløs innsjekkingskø. Ingen som ønsker å stå som et spørsmålstegn med en eventapp de ikke blir klok på. Ingen som ønsker å føle seg bortkommen, eller ha ting de lurer på – uten å klare å finne noen i arrangørstaben som kan hjelpe dem. Det er deltakeropplevelsen på selve arrangementet som tross alt veier tyngst, og derfor er det essensielt at dere har nok – og riktig – bemanning.
Konklusjon
Det sies at godt verktøy er halve jobben. Vi vil tilføye: God planlegging er halve arrangementet, og et godt nettbasert påmeldingsverktøy fullender det hele. Gjør du grundig forarbeid, har du mye av grunnlaget for et vellykket arrangement lagt allerede. Vær føre var og ha løsninger på plass i tilfelle uventede ting oppstår. Det gjør det nemlig alltid.
Arrangementet er ikke slutt selv om lysene slukkes. Oppretthold momentumet, slik at deltakerne føler seg verdsatt. Deltakere som føler at de blir satt pris på, vil sitte igjen med et enda bedre inntrykk av arrangementet. Send ut evalueringer og la deltakerne komme med sine tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Slike innspill i etterkant gir deg verdifulle data på hvilke grep og justeringer du bør gjøre for å lage et enda bedre arrangement neste gang.
Lykke til med ditt arrangement!
