Lagrer du deltakernes data lenger enn du trenger (eller bør)? Et godt påmeldingssystem gjør det mulig å slette informasjonen når du ikke har behov for den lenger.
Med arrangementer blir gjerne store mengder deltakerdata samlet inn, via påmeldingssystemer/-skjemaer, apper, spørreskjemaer, evalueringer, osv. De fleste arrangører ønsker ikke å lagre og behandle deltakeres data lenger enn nødvendig.
Men ikke alle har kontroll på sletting av deltakeres data.
Hva med din bedrift? Hvordan gjør dere dette i praksis når dere har arrangementer og samler inn opplysninger om deltakere?
Vi ser nærmere på hvorfor dere bør bruke et påmeldingssystem som gjør det mulig å anonymisere deltakere og slette svar som ikke er relevante å spare på, uten at historikken blir borte.
Hva gjør du med deltakerdataene etter arrangementet?
For å få meldt seg på eller deltatt på et arrangement må man i de fleste tilfeller samtykke til at data lagres og behandles. De fleste deltakere samtykker til dette.
Det er også slik at dersom man samtykker til noe mer enn bare å delta på dette ene arrangementet og dataene skal benyttes videre, så skal man som deltaker få beskjed om det når man melder seg på.
Husk at dere enkelt og tydelig må kunne begrunne hvorfor dere samler inn dataene, hvordan de er tenkt å brukes, og ideelt sett hvor lenge dere skal ha informasjonen lagret.
Men hva gjør du med deltakerdataene når arrangementet har vært?
Blir de slettet, anonymisert eller brukt videre?
En god leverandør skal ha gode rutiner for datasletting
For at du skal kunne bruke innsamlet data videre til noe annet senere (sende ut nyhetsbrev, invitere til andre arrangementer, etc.), må deltaker ha samtykket – det er viktig å huske på.
Hvis deltaker har meldt seg på, men ikke svart ja til videre bruk av dataene, har du ikke lov å bruke disse opplysningene videre til andre formål.
I utgangspunktet bør dere slette deltakerdataene etter endt arrangement. Alternativt kan dere anonymisere deltakere. Det vil si at deltakerinformasjonen (antallet) ikke blir slettet, men at navn og personlig data blir fjernet (dersom deltaker ønsker det).
På den måten vil statistikker og nyttig informasjon til senere arrangementer fortsatt være tilgjengelig.
De fleste seriøse leverandører av påmeldingssystem har gode rutiner for sletting av deltakerdata, og det reguleres gjerne i databehandleravtalen når data skal slettes. Deltakerdata kan ikke lagres lenger enn det som er definert i en slik avtale.
Ofte er det definert at informasjon skal slettes etter ett, tre eller fem år, helt avhengig av hvilken type arrangement det er. Finnes det betalingsinformasjon/fakturaer knyttet til deltakeren, er det lovpålagt å spare på disse i fem år.
I tillegg har de beste leverandørene også muligheter for å “anonymisere” personlig informasjon, slik at ikke deltaker lenger kan kjennes igjen, men at statistikker fortsatt er intakte.
Les også: Når bør du slette deltakerinformasjonen fra ditt forrige arrangement?
Enkelte opplysninger bør slettes straks arrangementet er over
En annen ting som er viktig å huske på, er hvilken type informasjon dere samler inn.
Dersom man har matservering, er det ofte at deltaker svarer på allergier. Dette er en helseopplysning, og slik informasjon skal ikke lagres unødvendig eller komme på avveie.
De aller beste påmeldingssystemene har funksjoner som gjør at man kan velge å slette enkelte svar med én gang arrangementet er over. Informasjon om allergi er typisk et slikt svar.
Oppsummering
Når det gjelder innsamling av data om deltakere, bør du som arrangør etterleve følgende prinsipp: Ikke spør om mer enn du trenger å få svar på for å håndtere deltakelsen på en god måte.
Vær sikker på at du har nødvendige samtykker, og slett informasjonen når du ikke har behov for den lenger.
Informasjon om matallergier eller annen helt personlig informasjon er ikke relevant å lagre og kan fint slettes med én gang arrangementet er avholdt.
Påmeldingssystemet bør kunne slette deltakerdata uten at historikken blir ødelagt
Med et godt påmeldingssystem vil ikke deltakerdata ligge lagret lenger enn det du har bestemt i avtalen med leverandøren.
De beste systemene har mange smarte funksjoner du kan bruke hvis du av personvernhensyn ikke vil spare på alt. Du kan f.eks. slette svar fra deltakere på en angitt dato eller anonymisere personlig informasjon.
Det kan være en fin måte å bevare historikk og annen relevant informasjon på, uten å lagre persondata unødvendig lenge.
