“Hva ville jeg hatt behov for å vite?”
Dét spørsmålet er en god rettesnor for hvordan du bør kommunisere med deltakerne før, under og etter arrangementet.
Påmeldte vil helst slippe å måtte lete seg gjennom en drøss med meldinger for å finne den informasjonen som gjelder dem. Ikke minst vil de slippe å svare på ting som ikke har noe med dem å gjøre.
Derfor forventer deltakere i dag at du som arrangør skreddersyr opplegget og kommuniserer direkte og målrettet med dem hele veien.
I dette innlegget får du gode tips til hvordan du, ved hjelp av en god arrangementsplattform, kan kommunisere enda mer effektivt og treffsikkert med deltakerne dine.
Før arrangementet
1. Lag et godt påmeldingsskjema
Med påmeldingsskjemaet gir du deltakeren klare og tydelige svar på de praktiske detaljene rundt arrangementet. Samtidig ber du om den informasjonen du trenger for å håndtere og ivareta deltakerne på best mulig måte.
Kommunikasjonen med påmeldte handler om a) å legge til rette for at de får best mulig opplevelse inn mot arrangementet, og b) at de må bruke minst mulig tid på å finne ut av grunnleggende informasjon. Gi svar på hvor og når det finner sted:
- Tydelig dato
- Klokkeslett (når det begynner og slutter)
- Navn og adresse på arrangementsstedet (gjerne med lenke til en beskrivelse, eller et kart)
Bruker du i tillegg påmeldingsskjemaet til å finne ut litt om deltakerne på forhånd – hva som interesserer dem, hva de jobber med, preferanser de har når det gjelder mat og drikke – kan du imponere dem ved å vise at du har gjort hjemmeleksen.
Påmeldingsskjema i Proviso.
2. Del deltakerne inn i kategorier og skreddersy kommunikasjonen
For best mulig å ta vare på deltakernes ulike behov (og dine behov for å få inn nødvendig informasjon) bør du dele deltakerne inn i ulike kategorier allerede når de registrerer seg.
Du kan stille spørsmål og be dem melde seg på kun det som gjelder for den kategorien de tilhører – i stedet for å stille alle spørsmålene til alle og be dem svare nei på det som ikke gjelder dem.
Ikke nok med det: Med deltakerkategorier kan du enklere tilpasse selve programmet med parallelle sesjoner og eventuelt gruppearbeid. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.
Med ulike kategorier (ansatte, medlemmer, ikke-medlemmer etc.) er det mye enklere å samle inn nødvendig informasjon. Det er også enklere å kommunisere informasjon målrettet mot ulike grupper både før, underveis og i etterkant.
I tillegg kan du sørge for at henvendelser og spørsmål fra deltakerne før arrangementet blir fordelt til forhåndsdefinerte fagpersoner. På denne måten får de et mer tilpasset svar enn hvis samme person hos dere skal svare på alt.
|
TIPS Lag unike lenker (url) til hver kategoriKanskje du ønsker at de som tilhører ulike kategorier (ansatt, VIP eller annet), ikke skal vite om hverandre eller se hverandres informasjon? Da kan du til og med lage lenker (egne url-er) til hver enkelt kategori. Dette fungerer da som helt adskilte påmeldingsskjemaer for deltakerne, mens det for arrangør samles under ett og samme arrangement. |
3. Tilpass priser og hotell/transport
Skal noen grupper betale og noen ikke? Kanskje er det gratis for egne ansatte/foredragsholdere, mens de andre deltakerne skal betale?
Hvorfor skal de som ikke skal betale noe, se dette?
Også hotell kan spesifiseres per kategori. Kanskje ønsker du å skille litt hvor de ulike deltakerne skal ha mulighet til å bestille seg rom, eller det er ulike betingelser (ansatte skal helst på samme hotell og kanskje ikke betale for rommet, etc.). Eller kanskje du skal oppgradere noen?
Alt dette kan tilpasses i en god arrangementsplattform og gjøres allerede ved registrering.
Under arrangementet
Som regel er det fem grunnleggende ting enhver deltaker lurer på. Sørg for å gi klokkeklare svar på følgende spørsmål:
- Hvor parkerer jeg?
- Hvor sjekker jeg inn?
- Hvor er toalettet?
- Hvor får jeg mat og drikke?
- Hvor skal arrangementet være?
Disse spørsmålene viser hvor viktig det er med god skilting. Fra det øyeblikket deltakerne møter opp, bør det være tydelig merking som veileder dem gjennom registrerings-/innsjekkingsområdet. Lykkes du med førsteinntrykket, vil deltakeren få en god opplevelse og start.
Underveis i arrangementet er det viktig at du opprettholder den gode kommunikasjonen med deltakerne. Du kan for eksempel ha en live-feed på storskjerm med aktivitet på sosiale medier relatert til ditt arrangement. Velg ut en hashtag og oppfordre deltakere og foredragsholdere til å benytte den både under og etter arrangementet.
Eventapp gjør det enkelt for deltakerne å kommunisere med deg (og seg imellom)
Med en god arrangementsplattform har du mulighet til å gi deltakerne dine enkel tilgang til oppdatert og nyttig informasjon på mobilen – ved å gi dem sin egen app for arrangementet.
En eventapp er en fin måte å samle all informasjon om et arrangement på. Informasjonen er lett tilgjengelig og gjør det enkelt for deltakerne å kommunisere med hverandre eller med arrangør og foredragsholdere.
Proviso eventappProvisos app for deltakere er nettbasert og kan enkelt distribueres som en lenke på SMS eller e-post. Deltakeren åpner lenken på sin mobil og trenger ikke å gå til Google Play eller AppStore for å laste den ned. Appen inneholder ferdig oppsatte sider, noe som gjør det veldig enkelt å legge til ditt eget innhold. Du som arrangør bestemmer selv hvilke sider som skal vises i appen.
Hvis du aktiverer siden Kommunikasjon vil deltakerne kunne sende meldinger til hverandre, til foredragsholdere og til deg som arrangør. Les mer om Provisos deltakerap her. |
Ta temperaturen underveis med meningsmålinger
En god arrangementsplattform tilbyr egen modul for meningsmålinger (polls). Med meningsmålinger kan du be deltakerne gi sine tilbakemeldinger underveis i arrangementet.
Åpner du for det, kan deltakere og foredragsholdere kommunisere direkte med hverandre gjennom spørsmål. Slik får du kjapt loddet stemningen blant publikum i løpet av arrangementet.
I Proviso-systemet kan du raskt og enkelt lage en meningsmåling, enten før arrangementet starter, eller underveis i selve arrangementet. Hvordan du gjør det, får du vite alt om i dette innlegget: Slik bruker du meningsmålinger til å involvere deltakerne underveis i arrangementet
Provisos modul for meningsmålinger.
Etter arrangementet
Send ut målrettet evaluering
Noe av det smarteste du kan gjøre straks arrangementet er ferdig, er å be deltakerne om å gi tilbakemeldinger. Det gir deg nyttige innspill på godt og vondt, slik at du vet hva du skal gjøre mer av – og eventuelt hva du bør korrigere neste gang du har et tilsvarende arrangement. Dessuten er det en ypperlig anledning til å opprettholde kontakten med potensielle kunder.
Men husk å gjøre det målrettet! Sender du evalueringen til alle påmeldte, eller kun til de som faktisk deltok?
Hvis du noen gang har blitt bedt om å svare på en spørreundersøkelse om et arrangementet, og så var du faktisk ikke på det … da lurte du sikkert på om arrangøren egentlig har kontroll. Sånt bidrar iallfall ikke positivt til et proft inntrykk.
Med evalueringsmodulen i en profesjonell arrangementsplattform kan du enkelt innhente tilbakemeldinger og samle inn informasjon i etterkant av arrangementet – fra de som faktisk møtte.
Evalueringsmodulen i Proviso.
Målrettet kommunikasjon – en forutsetning for god deltakeropplevelse og et vellykket arrangement
God kommunikasjon med deltakerne handler i bunn og grunn om ta vare på deres ulike behov gjennom hele arrangementsløpet.
Folk flest blir i dag overeksponert for innhold på nett og har gjort det til en kunst å ignorere informasjon og budskap som ikke er relevant for dem. Tar du i bruk en god, nettbasert arrangementsplattform, blir det mye enklere å kommunisere knirkefritt og målrettet med deltakerne.
Dermed når du mer effektivt frem med både praktisk informasjon og det faglige innholdet.
Med målrettet, personalisert kommunikasjon gjennom en arrangementsplattform som Proviso får du deltakerne til å føle seg spesielle, godt ivaretatt og sett “på ordentlig”. Dét er neimen ingen selvfølge i en tid med AI-genererte budskap og meldinger.
