Den første store testen på om arrangementet blir så vellykket som du håper på, får du før en eneste foredragsholder har sagt et ord.
Innsjekkingen er ditt aller første møte med deltakerne. Hvordan dere takler den, setter standarden for resten av arrangementet.
En ryddig, rask og hyggelig innsjekk gir deltakerne både et godt førsteinntrykk og et sterkt helhetsinntrykk.
Papirlister i en digital tid?
Vi har vel alle deltatt på arrangementer hvor innsjekkingsområdet var et eneste stort kaos, med frustrerte deltakere og lange køer. Ikke akkurat drømmeåpningen på en konferansedag.
Og samtidig blir vi i dag sjekket inn sømløst på flyplasser, konserter og treningssentre – digitalt og effektivt. Paradokset er slående: Mens de fleste arenaer for lengst har tatt farvel med papirlister, møter vi fortsatt papir, frustrasjon og venting i mange innsjekkingsområder på moderne arrangementer. Det må vi gjøre noe med.
Her er 6 tips som sikrer deg en gnistrende start på arrangementet:
1. Sjekk inn deltakerne digitalt
Digital innsjekk (med QR-kode) gjør innsjekkingen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt. Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet.
Slik fungerer innsjekk med QR-kode:
I forkant av arrangementet sender du deltakerne en SMS med QR-kode for digital innsjekk. Alternativt kan du sende dem lenke til en app, hvor deltakeren finner både program og kode for å sjekke inn på arrangementet.
Deltaker viser frem koden når han eller hun kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn. Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
Enklere og kjappere går det ikke an å sjekke inn et stort antall deltakere. Det gir deg full oversikt over alle oppmøtte, slik at du eventuelt kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.
Les mer: Med Proviso kan du sjekke inn deltakere digitalt – direkte fra egen mobil
2. Vær organisert og godt forberedt
Sørg for å ha kontroll på arrangementet allerede før første deltaker kommer inn døra.
- Legg frem utstyret som trengs, og dobbeltsjekk at alt virker som planlagt.
- Sjekk ut nett-tilgangen i forkant – det er avgjørende at dere har stabilt nett når dere skal bruke online systemer.
- Ha gjerne en prøveinnsjekking i forkant, hvor dere tar for dere alle mulige spørsmål og utfordringer som kan komme.
Et godt tips kan også være å ha en ekstra PC klar for registrering eller navneendring. Det er alltid noen som ikke er påmeldt, som ikke finner koden sin og trenger en ny bekreftelse, som har noe feil i navnet, eller som kommer i stedet for noen andre.
3. Sørg for god flyt
Å ha god flyt i innsjekkingen er viktig, spesielt dersom det kommer mange deltakere. Da kan nemlig alle småfeil bli veldig synlige – raskt.
For å få til god flyt i innsjekkingsområdet må du utforme det slik at deltakerne enkelt kan manøvrere seg rundt. Unngå lange køer eller situasjoner hvor deltakerne sperrer for hverandre. Lat som du er deltaker selv og prøve-gå innsjekkingsområdet. Hva vil du som deltaker ha behov for?
- Er området godt og tydelig merket, slik at du forstår hvor du skal gå?
- Ønsker du kanskje å henge fra deg den store vinterjakken først?
- Får du registrert deg enkelt og effektivt?
- Hvor er toalettet? Er det synlig og godt tilgjengelig?
- Kaffe! Du trenger kaffe!
Hvilke forventninger deltakerne har, varierer ut ifra type arrangement. Men å ha god flyt i innsjekkingsområdet er uansett et must.
4. Ha med deg de rette medarbeiderne
Yes, det flyter! Men det hjelper lite hvis deltakerne møter stressede eller gretne medlemmer av arrangørstaben.
Sørg for at du og teamet ditt setter deltakerne først. Ta med erfarne, løsningsorienterte og utadvendte personer som virkelig trives med å mingle og hjelpe andre i gang. Godt humør, smil og lave skuldre smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
5. La festen begynne
For festen starter jo allerede ved innsjekkingen, ikke sant? Pass på at arrangementets tema og fokus også gjenspeiles i dette området.
Mange forbinder innsjekkingsområdet med venting og lange køer. Benytt muligheten til å gjøre det til en interessant og inspirerende tid for deltakerne. Tiden går som kjent fortere når man har det gøy!
6. Ha backup av deltakerinformasjonen
Man kan aldri gardere seg 100 % mot en uventet svikt midt under innsjekkingen. Det kan inntreffe et massivt strømbrudd, eller teknologien kan gå i stå på en eller annen måte. Derfor: Vær føre var og last ned en versjon av deltakerlistene på en av PC-ene som uansett skal være med.
Eller aller best; bruk en app på din egen mobil. Der har du både oppdatert informasjon om alle deltakerne, du kan se hvem som faktisk er sjekket inn, og du kan sjekke inn resten derfra.
Imponer deltakerne fra første sekund!
En profesjonell og gjennomtenkt innsjekk er mer enn logistikk – det er et avgjørende punkt i deltakerreisen, som startet allerede da invitasjonen landet i innboksen.
I dag er det ingen grunn til at innsjekkingen på et arrangement skal bli kaotisk. Etter å ha blitt sjekket inn, bør deltakerne tenke «det gikk jammen lett» og gå kjapt videre til selve arrangementet.
Med Provisos påmeldings- og innsjekkingssystemer får du et verktøy som sikrer smidige prosesser, GDPR-sikkerhet og en myk landing for alle.
Vil du finne ut mer om hvordan du kan skape et innsjekksområde som skaper begeistring og ro? Kontakt oss for en uforpliktende prat!
