Har du fått ansvar for å gjennomføre et arrangement?
Kanskje er du småstresset og presset på tid, og lurer på hvor i all verden du skal begynne ...?
Pust med magen – Proviso kommer deg til unnsetning!
Vi hjelper deg, med mangeårig fagkompetanse og rådgivning på all logistikk/deltakerhåndtering.
Hvordan gjennomfører vi så dette i praksis?
Jo, vi bruker avansert (men brukervennlig) teknologi og sørger for at du slipper å jobbe manuelt med alle oppgavene – invitere, registrere, endre, betale, sjekke inn og evaluere. Du behøver ikke å ha et eget system, vi har alt som trengs.
La oss i Proviso gi deg råd og veiledning. Det sparer du mye tid og penger på. Vi redder deg rett og slett ut av tidsklemma!
Hva kan vi hjelpe deg med?
Kort sagt: alt!
All praktisk logistikk og hele deltakerhåndteringen, fra A til Å.
- Vi hjelper deg med hva du bør gjøre, når du bør sette i gang, og vi produserer for deg.
- Vi lager invitasjoner, registreringsskjemaer og sender ut på dine vegne. (Eller vi publiserer på ønsket sted hvis det er et åpent arrangement for alle.)
- Vi sender ut påminnelser – til dem som ikke har meldt seg på eller svart at de ikke kan delta. Vi sender ikke ut til alle, for det er irriterende å få en påminnelse hvis du har gitt beskjed om at du ikke kan, eller allerede er meldt på.
- Skal deltakerne bo/overnatte? Vi fikser også hotellbestillingene gjennom systemet, enten de skal bo på hvert sitt rom eller dele med andre deltakere. Hotellet kan få navnelister direkte fra systemet.
- Skal arrangementet koste noe? Vi tar oss av betalingen samtidig. Deltaker kan enten få faktura ved påmelding eller på et senere tidspunkt. Eller deltaker kan eventuelt betale med kredittkort, da er du helt sikker på at du får betalingen.
Altså penger på bok fra alle deltakere, før arrangementet har startet. Det gir god sikkerhet!
Er det parallelle sesjoner eller andre aktiviteter du trenger antallet på, tar vi det med i samme skjemaet. Altså alt på ett sted, og veldig enkelt å holde oversikt.
Du kan velge om du vil logge inn i systemet og følge med på utviklingen av arrangementet. Eller enda enklere: Du kan få tilsendt linker til deltakerlister/aktiviteter/betalingsstatus.
Vi sender også ut velkomst-SMS til alle deltakere.
I tillegg kan vi hjelpe med å sjekke inn deltakerne hvis det er mange (det gjøres med QR-kode, som blant annet gir deg full oversikt over oppmøtte), og vi kan sende evaluering i etterkant – så får du verdifulle tilbakemeldinger som du kan bruke til å lage neste arrangement enda bedre.
Les også: Gode arrangementer krever god planlegging
Det koster ingenting ekstra
Vi har alltid faste priser på prosjektkunder – én pris for å produsere og én pris per deltaker.
Der det er betalingsarrangementer, legger ofte kunden dette til i prisen til deltaker. Dermed koster det deg i prinsippet ikke noe ekstra å bruke Proviso.
Alt på ett sted
Vi har også en henvendelsesfunksjon på påmeldingsskjemaet. Det gjør at dersom noen av deltakerne har spørsmål, blir det automatisk sendt til den/dem som arrangør ønsker skal svare. Det kan være oss i Proviso, eller det kan være helt eksterne personer (for eksempel hotellet). De kan svare selv på disse, svarene går til deltaker, og hele dialogen ligger i tillegg i systemet.
Det betyr at alle detaljer blir fanget opp og lagret på ett sted, altså ikke avhengig av en person som skal sitte og oppdatere sine oversikter og prøve å holde kontroll.
Alle deltakere får en bekreftelse på e-post, også med link til deres registreringsskjema, slik at eventuelle endringer gjøres av deltaker selv, innenfor de fristene arrangør har satt.
Kan det bli enklere ...?
Proviso har årelang erfaring med logistikk og deltakerhåndtering. Vi vet at det går med mye tid når man til enhver tid skal holde kontroll på siste oppdaterte informasjon, og dessuten få med seg alle detaljer.
Så la oss hjelpe deg med å få alt på plass til ditt arrangement. Da vil arbeidet gå enklere og prosessene bli mer ryddige. Du slipper tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter – og du kan heller bruke mer tid på det faglige innholdet.
