Slik lager du en vellykket hybridkonferanse


Slik lager du en vellykket hybridkonferanse

Mai-Lin Isaksen | 29. okt 2020
8 minutter lesetid

slik lager du hybridarrangement

Tirsdag denne uken kom det nye innstramminger, nasjonalt og i Oslo. Målet er å snu den negative smittetrenden. Alt tyder dermed på at digitale og hybride arrangementer vil være høyaktuelle også i månedene fremover. 

Som vi har skrevet og snakket om tidligere: Hybridarrangementer er kommet for å bli, også i en verden etter Covid-19. Selv når vi kommer dit at vi kan gå tilbake til en hverdag uten restriksjoner på hvor mange som kan samles, så vil mange fortsatt foretrekke å delta på møter og arrangementer via digitale plattformer. 

Ved å avholde hybride konferanser kan du som arrangør bl.a. nå ut til en bredere målgruppe, spare penger og bidra til lavere miljøbelastning. I dette innlegget går vi gjennom noen av de elementene du overordnet må ha på plass for å lykkes med en hybridkonferanse.

 

Hva er hybride arrangementer?

Digitale arrangementer ble raskt den nye normalen da fysiske arrangementer måtte avlyses eller utsettes. Men selv om virtuelle møteplasser fungerer bra, kan de ikke erstatte det å møtes ansikt til ansikt på et arrangementssted. Hybridarrangementer åpner opp for muligheten til å kombinere det beste fra det virtuelle og det fysiske. 

Et hybridarrangement kan enkelt defineres som at noen av deltakerne er til stede fysisk i salen, mens resten av publikum er med via strømming. En slik “kombinasjonsmøteplass” fremmer engasjement og skaper en spennende dynamikk. 

Hvordan bør du gå frem for å lage en vellykket hybridkonferanse? Her får du seks gode tips:

 

Definer hensikten klart og tydelig

Et hybridarrangement rommer elementer og formater som er nye for mange arrangører. Derfor er det ekstra viktig at du har klart for deg hva det etterlatte inntrykket skal være. Hva ønsker du å oppnå med hybridkonferansen? 

Overordnet kan målsettingen være å skape engasjement og involvering, spesielt hos de som deltar foran skjermen. Men erfaringsmessig er det vanskeligere å holde på oppmerksomheten deres i lange perioder i strekk. 

Med et tydelig definert formål som utgangspunkt blir du bedre i stand til å velge riktig helhetlig strategi for hybridkonferansen. Når du vet hvor avgjørende det er at også de digitale deltakerne der hjemme eller på kontoret holdes engasjert og involvert, kan du helt bevisst legge opp det faglige innholdet og presentasjonene deretter.   

 

Innhold og presentasjoner må fungere for begge publikum

Når du planlegger en hybridkonferanse, må du avpasse og tilrettelegge innholdet og presentasjonene for både for de som sitter i salen, og for de som sitter hjemme / på kontoret. Det som til enhver tid foregår på selve arrangementsstedet, må være like relevant for begge deltakergruppene.  

En vellykket hybridkonferanse kan ikke bare overføre det fysiske til det digitale. Denne innsikten ligger f.eks. til grunn for at næringslivskonferansen Oslo Business Forum tar modell av store TV-produksjoner når de setter opp sine hybridkonferanser. 

Det tradisjonelle foredragsformatet – kommunikasjon fra scene til sal – egner seg godt for de som er til stede fysisk. Skal du derimot klare å fenge de som ser på via PC/Mac og mobile enheter, holder det ikke bare å formidle dette med statisk enkameraoverføring. En hybridkonferanse som virkelig skal skille seg ut i 2020 og klare å holde på interessen til virtuelle deltakere som er vant med – og forventer – proffe produksjoner, må benytte strømming i divisjonen fullskala TV-produksjon. 

Den eventyrlige suksessen til Oslo Streamingsenter levner ingen tvil om at det er der listen må ligge i dag … noe som fører oss over til neste punkt:



Bruk en dedikert strømmeleverandør

En tradisjonell fysisk konferanse har alle forutsetninger for å lykkes så lenge du byr på godt faglig innhold og gode muligheter for nettverking. En vellykket hybridkonferanse er derimot avhengig av et tredje element – livestrømming levert i toppkvalitet.

En leverandør som spesialiserer seg på å levere førsteklasses strømmetjenester til konferanser og andre typer arrangementer, bør kunne strømme fra både egne studioer og alle plasser du måtte ønske. 

Kan leverandøren tilby tilleggstjenester, som f.eks. presentasjonsdesign, prompter med operatør, Zoom/Whereby eller lignende videokonferansetjeneste integrert i sendingen, og AR (augmented reality)? Et studio som har integrert støtte for AR, gjør at man kan plassere 3D-objekter inn i sendingen, noe som virkelig kan heve opplevelsen for det digitale publikummet.

Les også: Lag en profesjonell hybridkonferanse med Proviso og Oslo Streamingsenter

 

Markedsfør hybridkonferansen

Når foredragsholdere, det faglige innholdet og alt det digitale/tekniske rundt produksjonen er på plass, er det på tide å la folk få høre om konferansen.  

Å sende ut invitasjoner er ikke alltid nok til at folk melder seg på et arrangement, særlig ikke i disse tider. Markedsfør smart – ikke bare på egen nettside, men også i sosiale medier og gjennom direkte kommunikasjon til deltakerne. Finn ut hvem dine deltakere er, og markedsfør i de kanalene de treffes enklest.

Få frem hva som skal skje på hybridkonferansen, og ikke minst hva deltakerne kan få ut av å delta. Bruk sosiale medier og lag ”buzz” rundt arrangementet.

 

Legg til rette for at også det digitale publikummet kan delta aktivt

Når man følger med på et arrangement via dataskjerm hjemme eller på kontoret, vil man før eller siden miste fokuset og “sone ut”. Derfor må du sørge for at også de som er med via strømming, får muligheten til å bidra med innspill og spørsmål underveis. Med gode digitale løsninger for hybridkonferanse kan du la virtuelle deltakere få ordet, avgi stemme eller delta på meningsmåling/polls.

 

Bruk evaluering til å få svarene du trenger for å bli bedre neste gang

Som enhver god konferansearrangør higer du etter å gi deltakerne en bedre og bedre opplevelse for hver gang. For å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor er det viktig å la deltakerne komme med sine tilbakemeldinger etter endt konferanse – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem

Akkurat som med en vanlig konferanse sender du ut evalueringer i etterkant og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. En hybridkonferanse byr på mange ting som er uvant, både for arrangør og deltakere. Svarene du får, gir deg muligheten til å justere og forbedre dine neste hybride konferanse og dessuten få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

Les mer: Hvordan henter du inn feedback fra arrangementsdeltakerne?

 

Bonustips: Smittesporing og påmelding

Husk å skille mellom digitale og fysiske deltakere ved påmelding, slik at du får samlet inn relevante kontaktopplysninger, i tilfelle dere i etterkant av konferansen må kontakte deltakere i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt eventuell smitte.

Ved å bruke et påmeldingssystem kan dere utføre rask smittesporing ved behov.

Les mer: Smittevern på arrangementet: Dette må du ha kontroll på


Planlegger du å avholde en hybridkonferanse? Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat. Vi kan hjelpe deg med alt det praktiske.

guide til et vellykket hybridarrangement

 

Slik lager du en vellykket hybridkonferanse
Skrevet av Mai-Lin Isaksen

Mai-Lin er seniorrådgiver i Proviso AS og en av veteranene på CST. Hun har vært med på å utvikle store deler av Proviso-systemet og er med 13 års fartstid i selskapet ekspert på systemet, support, service, opplæring og produksjoner. Hun har utdanning fra hotellfagskole i Sveits og bachelorgrad fra USA. Mai-Lin har mer enn 20 års erfaring innen hotell, restaurant og kurs og konferanse fra både inn- og utland. Når hun ikke jobber, er hun ofte på tur i skog og mark eller sitter i sofakroken med strikketøyet.

Andre leste også