Arrangementer verden over blir avlyst eller utsatt, fordi mange mennesker ikke skal samles fysisk. I stedet velger bedrifter og organisasjoner å gjøre møteplassene sine digitale.
Når du skal lage et digitalt arrangement, er det mange ting du må ha kontroll på – alt fra å bruke riktige digitale verktøy for påmelding, deltakerhåndtering og livestreaming til hvordan du legger til rette for høyest mulig engasjement og involvering.
I denne artikkelen ser vi på ni av de viktigste elementene du må få på plass for å lykkes med ditt neste digitale arrangement.
1. Ha et faglig innhold som fenger
Selv om arrangementet er digitalt, må du fortsatt levere på innhold. I en tid hvor stadig flere arrangører gjennomfører sine arrangementer på digitale plattformer, må du kunne by på et faglig innhold og en virtuell møteplass som får folk til holde av datoen og ta seg tid til å delta på akkurat ditt arrangement.
2. Få frem nytteverdien av å melde seg på
Sørg for at du gjennom beskrivelsen av arrangementet, den grafiske profilen, promoteringen og all annen markedskommunikasjonen viser hensikten med det digitale arrangementet ditt, og nytten av å melde seg på. Brandingen må bygge opp under inntrykket du ønsker at deltakerne skal sitte igjen med.
Når du får frem at arrangementet møter målgruppens behov og gir muligheter for kompetanseheving og nettverking, blir det et must å melde seg på.
3. Skap en god virtuell møteplass
Husk å legge til rette for nettverking og samhandling også når du avholder et arrangement hvor man ikke kommer sammen på en fysisk arena. En profesjonell digital gjennomføring krever bl.a. god lyd/lyssetting og riktig bruk av design/dokumenter gjennom presentasjonen. Videre må presentørene være godt forberedt og føle seg trygg på at alt det tekniske er ivaretatt.
4. Test ut lyd og bilde på forhånd
Når du har bestemt deg for hvilken løsning du skal bruke, er det lurt å teste mikrofon, høyttaler og kamera før du holder presentasjonen (gjerne dagen før), slik at dette ikke blir et forstyrrende element underveis. Få en venn eller kollega til å gi deg tilbakemelding på hvordan det ser ut fra deltakernes perspektiv.
Les også: Hva er forskjellen mellom webinar og videokonferanse?
5. Gjennomfør en generalprøve
Et digitalt arrangement innebærer mange ulike elementer som skal klaffe. Kjør en generalprøve i forkant for å finne mulige forbedringspunkter, og for at presentørene skal føle seg komfortable med det de skal vise frem. Dermed kan de være 100 prosent fokusert på selve presentasjonen.
6. Engasjer og involver deltakerne
For å kunne skape like gode deltakeropplevelser og like effektiv kunnskapsoverføring i digitalformat på nett som du ville gjort om arrangementet foregikk på en fysisk arena, må du sørge for mest mulig engasjement og involvering underveis.
Videokonferanseverktøyet du velger å bruke, bør gi deltakerne mulighet til å stille spørsmål gjennom en chatfunksjon. Sjekk stemningen underveis med polls (dette er enkelt å gjøre med et profesjonelt påmeldingssystem). Ved hjelp av polls får du muligheten til å tilpasse det faglige underveis, slik at det blir enda mer relevant, og slik at deltakernes spørsmål i størst mulig grad blir besvart.
7. Unngå at hackere tar seg inn i presentasjonen
Etter en rekke sikkerhetsblemmer er det mange som setter spørsmålstegn ved sikkerheten rundt bruken av enkelte videokonferansetjenester. For eksempel har Zoom nå tatt solide grep for å bedre sikkerheten og personverket til brukerne.
Uansett hvilket system du bruker: Sett deg godt inn i alle sikkerhetsinnstillinger og funksjoner før du tar verktøyet i bruk, slik at du hindrer uønskede hendelser.
8. Husk å følge opp i etterkant
En stor fordel ved et digitalt arrangement er at du kan få gjort opptak av det i et format som gjør det enkelt å dele. Var det noen påmeldte som ikke kunne møte? Eller kanskje flere av de som var med, ønsker å ta en titt på noe av innholdet på nytt? Da kan du følge opp disse med en e-postkampanje i etterkant, hvor du gir dem tilgang til ulike deler av arrangementet.
9. Få hjelp av en digital prosjektleder
Skal du sette opp et digitalt arrangement helt på egen hånd, er det mye du må huske og ha kontroll på. Derfor lønner det seg å få litt hjelp av noen som har lang erfaring med gjennomføring av digitale møter og arrangementer.
Les mer: Slik kan Proviso hjelpe deg med å gjennomføre digitalt arrangement
Bruk påmeldingssystemet som vanlig!
Selv om du tar arrangementet over i et heldigitalt format, er det likevel viktig at du bruker et påmeldingssystem, slik at du kan yte best mulig deltakerservice, ha best mulig kontroll og ha alt samlet i ett eneste system.
