Unngå disse 5 vanlige feilene når du booker lokale


Unngå disse 5 vanlige feilene når du booker lokale

Helene Stokke | 04. jul 2017
7 minutter lesetid


Når du er på jakt etter det rette lokalet til ditt arrangement, er det mye som står på spill. Tross alt er valget av lokale/venue det som kanskje har aller mest å si for om det blir et vellykket arrangement eller ikke. Ikke ta lett på denne avgjørelsen. Som med det meste innen eventbransjen, er det mange feller å gå i når du begir deg ut på leting etter det lokalet som kan gjøre ditt arrangement til noe helt spesielt.

Her er 5 vanlige fallgruver du bør unngå når du skal booke lokale til ditt arrangement:

 

1. Ikke forhast deg når du lager kortlisten!

Det kan være vanskelig å motstå det. Du må avholde et arrangement. Og første stopp er dermed …? En nettside med oversikt over ulike eventlokaler. Du higer etter å lage en kortliste over kandidater. Men før du går i gang med dette, bør du ha tenkt gjennom hva du egentlig er på utkikk etter. Det finnes en drøss av lokaler å velge mellom. Få på plass det grunnleggende først:

Hvor ønsker du å ha arrangementet?

Vær så spesifikk som mulig når det gjelder beliggenhet. Googler du ‘lokale til arrangement oslo’, får du 470 000 resultater. Så derfor er det lurt å tenke over hvor du egentlig vil ha eventet. Hvor kommer deltakerne reisende fra, og er lokalet lett tilgjengelig for dem du virkelig ønsker på arrangementet?

Hvor mange deltakere blir det?

Det virker innlysende, ikke sant? Men erfaringsmessig kommer det gjerne færre i bryllup og bursdagsselskaper enn planlagt. Mens det på de fleste møter og konferanser gjerne blir flere deltakere enn planlagt. En liten feilmargin i antallet deltakere/gjester som er forventet å komme, kan få stor innvirkning på hvor egnet lokalet er med hensyn til kapasitet.

Hvordan er logistikken?

Hvor mye riggetid har du før og etter arrangementet? Hvis du må ha dobbelt opp med riggecrew for å få rigget lokalet i løpet av natten, hva vil det koste?

Har du samarbeidspartnere og sponsorer som skal ha standplass? Når får i så fall disse rigget utstyret opp og ned?

Logistikken på venue berører alle deler av planleggingen – også budsjettet.

Hvor stor del av budsjettet skal du bruke på lokalet?

Skaff deg oversikt over hvor mye penger du har til rådighet, om så et tilnærmet beløp. Det kan være at du blir nødt til å gjøre en del research før du finner svaret.

Nå er det naturligvis ikke alltid at du har svaret klart på alle disse spørsmålene, men clouet er at du begynner på å lage kortlisten på riktig måte. Slik gjør du det …

 

2. Ikke velg «det første og beste»

Som sagt finnes det en drøss med lokaliteter å velge mellom. De flotteste av dem dukker opp på nær sagt alle nettstedene med oversikt over event- og selskapslokaler. Disse er også de dyreste lokalene … og de har kanskje ikke så mye egenidentitet og særpreg.

Gå gjerne for noe nytt og annerledes. Det er ikke alltid mulig å gjøre absolutt alle deltakerne til lags med lokalet. Iblant er det imidlertid lokaliteter med lite egenidentitet som er det rette – for eksempel når et eventbyrå har skapt et kreativt uttrykk for arrangementet. Da er det de kreative kreftene som skal sette premisset for deltakeropplevelsen.

Hvis du bruker et nettsted med oversikt over eventlokaler, er det lurt å fylle inn dine søkekriterier med de ovennevnte punktene i bakhodet: beliggenhet, kapasitet, logistikk, budsjett. På den måten får du silt vekk lokaler som ikke er aktuelle for ditt arrangement, og du kaster ikke bort dyrebar tid mens du utarbeider kortlisten.

Vi anbefaler at du sender forespørsel til minst fem lokaler. Husk at en god del av lokalene du har på blokka, ikke vil være ledig på den aktuelle datoen, så ha mulighetene åpne. Det er lurt å ha 5–10 alternativer i bakhånd på favorittlisten.

 

3. Spør om de riktige tingene, og ikke nødvendigvis om alt

Nå som du har laget en kortliste over aktuelle lokaler, er det tid for å sende forespørsel til disse.

Sørg for å ha tilstrekkelig med informasjon i forespørselen du sender – så mye som det er greit for deg å gi. Du behøver ikke å opplyse om absolutt alt, men det er viktig å være tydelig på hva du har behov for på arrangementet (tekniske fasiliteter / lydanlegg, mat og drikke, evt. scene, overnattingsmuligheter, etc.), slik at du får et realistisk pristilbud. Og gi alle du spør, nøyaktig samme informasjon, slik at du er sikker på at prisene enkelt kan sammenlignes.

Spørsmålene du har til lokalet, er det lurt å liste opp i starten. Dette viser verten for lokalet at du er oppriktig interessert, noe som øker sjansen for at du får detaljene du behøver.

3 spørsmål til ditt eventlokale

 

4. Ikke ignorer lokalet, selv om det ikke den heteste kandidaten

Nå begynner du å få respons fra eventlokalene. De har (forhåpentligvis) gitt deg svar på det du lurer på, og nå har du en pris å gå ut ifra.

Hvis et av lokalene ikke er ledig på din dato, har du to valgmuligheter. Du kan enten foreslå en annen dato, dersom det er mulig for deg å flytte på den, eller du kan sende forespørsel til et av alternativene på kortlisten.

Deretter må du sette av tid til å svare alle lokalene. Selv om ett av dem peker seg ut som det rette (de har en pris som er midt i blinken, og de skjønner akkurat hva du har behov for), så bør du skrive svar til de andre lokalitetene, slik at du holder dem "varme" i tilfelle du må velge et av disse.

Ikke vær redd for å sende flere meldinger/e-poster frem og tilbake. Det er viktig at du får svar på alt du behøver svar på, før du bestemmer deg for lokale.

 

5. Er lokalet i boks? Ikke overlat noe til tilfeldighetene

Pass på at alt virkelig er avtalt og på stell. Det er ikke dumt å få en detaljert liste over alt avtalen innebærer, før du underskriver kontrakten og betaler. Så slipper det å dukke opp noe uforutsett som potensielt kan skape dårlig stemning mellom deg og verten for / eieren av lokalet.

Besøk gjerne lokalet før du booker, så fremt det lar seg gjøre. Å være fysisk til stede i lokalet gir deg et helhetsinntrykk og et overblikk som du simpelthen ikke får ved bare å studere bilder og lese tekst på en nettside. Når du møter verten på tomannshånd, får du alltid flere gode råd og vink enn du får gjennom å kommunisere skriftlig. Pluss at du gjerne får flere ideer til hvordan du kan gi dine deltakere/gjester best mulig opplevelse når dagen endelig kommer.

 

Å finne det rette lokalet er noe av det viktigste du står overfor når du planlegger arrangementet. Med disse 5 huskereglene klart for deg er sjansen for at du finner drømmelokalet mye større.

Visste du forresten at du kan få gjort denne research-jobben helt gratis, slik at du slipper å tenke på noe av dette?

Lykke til!

 

e-bok: et vellykket bedriftsarrangement

Unngå disse 5 vanlige feilene når du booker lokale
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også