Uansett om ditt event er en konferanse, et fagseminar, et internt arrangement eller et kundearrangement, så er fellesnevneren gode møteplasser mennesker imellom – hvor live-opplevelser, kunnskapsspredning og kultur- og nettverksbygging smelter sammen.
Å skape en følelse av fellesskap for deltakerne er en av de aller viktigste oppgavene for en arrangør. For å lykkes med dette må arrangementet ha et helhetlig uttrykk; en tydelig rød tråd fra start til slutt.
En bedre helhetsopplevelse for deltakerne danner rammen rundt eventet som øker engasjementet og følelsen av samhørighet. Når alt henger sammen, både utad og innad, fremstår bedriften og merkevaren din profesjonell og troverdig. Den røde tråden gjennom arrangementet gjenspeiler virksomhetens verdier, strategi og forretningsidé. Det kan også være knyttet opp mot produktidentitet eller ren merkevarebygging.
Hva ønsker du å oppnå med arrangementet?
Finn svaret på dette grunnleggende spørsmålet, og så begynner du å lage et konsept som styrer mot nettopp dette målet.
Når du skal utforme et konsept for arrangementet ditt, er det fire viktige spørsmål du må ha svar på.
1. Hvorfor skal arrangementet avholdes?
Hensikt og mål med arrangementet må være tydelig i forkant. Hvorfor er dette arrangementet viktig? Hvorfor skal deltakerne ta seg tid til å delta på arrangementet?
Det er viktig få avklart på forhånd HVORFOR du har dette arrangementet, hva som er hensikten med det. Målsettingen kan være kortsiktig eller langsiktig (som for eksempel å bygge arrangementet langsiktig og som egen merkevare).
2. Hvem er arrangementets interessenter?
Hvem er de sentrale aktørene i arrangementet?
Som eventplanlegger må du ikke bare vite hva som er din egen målsetning med arrangementet, men også hva som er de andre aktørenes mål med eventet – utstillere, sponsorer, samarbeidspartnere, etc. Hva slags forventninger har de, hva ønsker de å oppnå?
Når dette er avklart, har du grunnlaget du trenger for å knytte sammen alle de ulike delene av arrangementet.
3. Hvor skal arrangementet finne sted?
Valget av lokalitet må utgjøre den gylne middelvei mellom kapasitet, logistikk, fasiliteter, tilkomst, kostnader – og stedets “personlighet”/renommé.
Hvis det er arrangementets kreative særpreg som skal danne premiss for deltakeropplevelsen, bør du legge eventet til en lokalitet som er nøytral og uten markant egenidentitet.
4. Hva er budskapet/innholdet i arrangementet?
Hva er budskapet dere ønsker å formidle? Hva er det ønskede etterlatte inntrykk? Dette må være i samsvar med målgruppens ønsker, behov og forventninger, og det må henge sammen med ‘hvorfor’ ‘hvem’ og ‘hvor’.
Er hensikten å så eller forankre ideer? Diskutere et viktig tema eller markere en milepæl? Eller kanskje hovedmålet med eventet er å motivere til fremtidig endring?
Alle typer arrangementer skal skape verdi for deltakere, sponsorer og samarbeidspartnere og alle andre involverte parter. Når arrangementer skaper nytteverdi, blir de til mer enn «bare» arrangementer – de blir til opplevelser.
En opplevelse som deltakeren tar med seg tilbake til jobben og kontoret, blir et strategisk virkemiddel som forsterker bedriftens omdømme og merkevareidentitet.
For å lykkes med dette må arrangementets røde tråd og virkemidler bygge opp om det.
Et tydelig konsept gjør det lettere å skape den helhetlige deltakeropplevelsen som må til for at arrangementet skal bli en suksess.
Med et godt konsept blir det dessuten lettere å planlegge og lettere å gjennomføre arrangementet.
