3 nøkkelelementer i et vellykket hybridarrangement


3 nøkkelelementer i et vellykket hybridarrangement

Tonje-Marie Fjeld | 18. jun 2021
6 minutter lesetid

3 nøkkelelementer i et vellykket hybridarrangement

Samfunnet er i ferd med å åpne igjen, og fra høsten av er de fleste tilbake på kontoret igjen. Men arbeidshverdagen vil ikke være helt den samme som før korona. 

Analyseselskapet Global Workplace Analytics anslår at 25–30 prosent av arbeidsstokken vil fortsette å jobbe hjemmefra flere dager i uka. Ifølge McKinsey og Teknisk Ukeblad vil vi se en hybridmodell fremover, med vekselvis faste dager på hjemmekontor og på arbeidsplassen.

Hybrid er nøkkelordet for den nye normalen, i arbeidslivet så vel som i arrangementsbransjen. Som vi har skrevet om tidligere, er hybride arrangementer kommet for å bli.

 

Fullt utbytte for både digitale og fysiske deltakere 

Et hybridarrangement kan gjennomføres på forskjellige måter, avhengig av format og publikum. Vellykkede hybridarrangementer har imidlertid én ting til felles: Deltakeropplevelsen kommer i første rekke, både for de som deltar fysisk og de som deltar virtuelt.

I praksis betyr dette at du må behandle det digitale publikummet på samme måte som det fysiske, og sørge for at begge får maksimalt utbytte av å delta. En forutsetning for å lykkes med dette er at du klarer å få alle deltakerne til å føle at de “er til stede”. 

I dette innlegget ser vi nærmere på tre av de viktigste elementene du må ha på plass for å gi både de fysiske og de virtuelle deltakerne en arrangementsopplevelse som bidrar til at du når målene du har satt deg.

 

1. Godt og engasjerende faglig innhold

For publikummet som er med via digital plattform, er det faglige innholdet helt avgjørende, da dette er den viktigste grunnen til å delta virtuelt. Faktisk kan det hevdes at innholdet og presentasjonene på et hybridarrangement er enda viktigere enn på et vanlig, fysisk arrangement. Ikke bare må du klare å engasjere og involvere de som er til stede i lokalet, men også de som deltar på nett. 

Det er mer utfordrende å holde interessen og engasjementet oppe hos et publikum som er med foran en skjerm, blant annet fordi de har betydelig kortere oppmerksomhetsspenn. 

Hvis innholdet ikke oppfyller de virtuelle deltakernes forventninger, risikerer du å miste dem, enten ved at de forlater sendingen, eller ved at de mister interessen og “melder seg ut”. 

 

2. Digitale deltakere får bidra med innspill

Deltakerne som er til stede fysisk, har øyekontakt og ser hverandre ansikt til ansikt. Man kan stille spørsmål underveis i sesjonene, mingle og slå av en prat med andre deltakere i pausen. Med en god videokonferanseløsning, eksempelvis Zoom, kan også de deltakerne som sitter bak skjermen hjemme eller på kontoret, få ordet eller involveres i form av diskusjoner.   

En profesjonell leverandør av strømming vil kunne integrere Zoom i sendingen. De digitale deltakerne som skal få mulighet til å si noe / sende inn spørsmål, inviteres inn i Zoom-møtet. Det finnes også funksjonalitet som gjør det mulig for deltakerne å avgi stemme og melde seg på talerlister. De ulike “talerne” får en oversikt over hvem som står for tur til å ta ordet, og når det er deres egen tur. 

På denne måten får også de digitale deltakerne muligheten til å bidra med innspill og spørsmål underveis. Kanskje vil de bringe på bane problemstillinger og spørre om ting som de fysiske deltakerne ikke har tenkt på. Slik skaper du en spennende synergieffekt mellom den fysiske og den virtuelle delen av arrangementet.

 

Meningsmålinger holder deltakerne engasjert underveis 

Ikke alle foretrekker å sende inn åpne spørsmål eller å ta ordet i forsamlinger, enten det er digitalt eller fysisk. Dermed kan det være at mange brenner inne med gode innspill eller spørsmål de ikke får svar på. En meningsmåling kan være en god løsning på dette. 

Ved å gjennomføre enkle meningsmålinger underveis er det enkelt for deltakere å mene noe, og det kan være en god måte å holde på interessen til deltakerne. Det kan være at man "rater" ulike foredrag, eller at man f.eks. sender inn et ord som beskriver dagen så langt, slik at det blir laget en ordsky som kan vises i plenum. 

Du kan enkelt utføre en meningsmåling uavhengig av hvilken digital konferanseplattform eller strømmeløsning du ellers benytter. Et godt påmeldingssystem tilbyr ofte et slikt verktøy.

 

3. Strømming i toppkvalitet

Den mest effektive og engasjerende måten å formidle hybridarrangements innhold og presentasjoner på, er å strømme det. Og da snakker vi om en type strømming som går langt utover ren videooverføring av det som skjer. 

Utvalget av digitale arrangementer og innhold har nærmest eksplodert under pandemien, og som arrangør konkurrerer du nå i et globalt marked. Skal du klare å lage et hybridarrangement som huskes, må du ha ypperste kvalitet på produksjonen. 

Profesjonell strømming har mye til felles med en fullskala TV-produksjon og byr på elementer som bidrar til å fenge og involvere publikum på et helt nytt nivå:

  • Flerkameraproduksjon med TV-kvalitet
  • Studio med scene
  • Full lys- og lydproduksjon
  • Store og lyssterke bakgrunnsskjermer

 

De fleste leverandører tilbyr skalerbare løsninger, som enkelt tilpasses arrangementstype, behov og budsjett. Det finnes gode løsninger med høy kvalitet også uten høye kostnader.

 

Oppsummering

Et hybridarrangement som virkelig skal skille seg ut og klare å holde på deltakerinteressen i 2021, må by på mer enn bare å dra det fysiske over til det digitale. 

Oppskriften på et vellykket hybridarrangement er å gi de fysiske deltakerne alle fordelene ved å møtes ansikt til ansikt på et felles arrangementssted, samtidig som de digitale deltakerne får alle fordelene ved virtuelle møteplasser. Dette betyr at du må tilpasse det fysiske til det digitale for å klare å involvere og engasjere begge publikumsgruppene. 

Ved hjelp av en profesjonell strømmeaktør vil du kunne levere TV-kvalitet på strømming, slik at hele kontorer eller auditorier i andre deler av landet (eller sågar i andre land) kan være med, uten tekniske problemer. 

Det er mange fordeler ved et hybridarrangement, først og fremst at man innfrir behovet til både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med virtuelt, via strømming og videokonferanseløsninger.

Vurderer du å lage et hybridarrangement? Kontakt oss for en uforpliktende prat. Vi hjelper deg gjerne i gang!

 

Den ultimate guiden til digitale og hybride arrangementer

 

3 nøkkelelementer i et vellykket hybridarrangement
Skrevet av Tonje-Marie Fjeld

Tonje er vårt siste tilskudd i Proviso. Tonje har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt leder erfaring. Hun er også utdannet yrkesfaglærer ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Tonje sprer glede der hun kan, og har en naturlig evne for service og veiledning. På fritiden er Tonje glad i friluftsliv, dyreliv, kultur, og er familiekjær, hun er lokalt engasjert som styremedlem i Digerud Grendestue.

Andre leste også