Arrangement og konferanser er en viktig arena for nettverksbygging, formidling og bransjekommunikasjon, og er ofte en naturlig del av din markedsplan. Men noen ganger skulle man bare ønske at det ikke var det. For det er så mye som skal planlegges, og så mye som kan gå galt. Pust. La oss hjelpe deg med å senke pulsen igjen. Nå skal vi fortelle deg hvordan du skal unngå å gjøre de vanligste feilene.
1. Er for sent ute med å finne lokale
Location, location, location. Det er mye som skal stemme ved valg av lokale. For å arrangere en vellykket konferanse må lokalet være tilpasset arrangementet. Det skal være god nok plass til alle, uten at rommet skaper ekko. Avhengig av størrelse, publikum, budsjett, aktivitet og formål vil du trenge ulikt utstyr og fasiliteter. Å finne lokaler som er tilpasset ditt arrangement kan snevre dine muligheter betydelig. I tillegg er du sannsynligvis ikke den eneste som er ute etter samme lokale. Mange blir likevel overrasket hvor lang tid i forveien du må være for å sikre deg det rette lokalet. Noen lokaler har ventelister på over to år. Ikke kom skeivt ut og vent for lenge med å leie lokale.
2. Glemmer å tenke sikkerhet og funksjonalitet
Dessverre blir det viktigere og viktigere å tenke sikkerhet. Den teknologiske utviklingen har heldigvis også nådd eventbransjen og det finnes sikre og gode løsninger som kan tilpasses arrangements behov.
- Kanskje har ikke konferansen din behov for egne vakter eller sikkerhetskontroller. Men det mange likevel gjør feil, er å ikke engang vurdere det. De glemmer det rett og slett.
- Hva om noe faktisk skjedde – vet du hvor nødutgangene i lokalet er? Vet dine deltakere det?
- Hva gjør du om en av deltakerne opplever tyveri eller noe annet uvelkomment – hvordan håndterer du det? Sikkerhet handler ikke bare om det uforutsette. Det handler også om å sikre deltakernes behov.
- Er lokalet tilrettelagt for funksjonshemmede.
- Er det mange nok toaletter og hvor godt er de plassert med tanke på lokalet.
- Mat og drikke er ikke bare bonus, men helt nødvendig for å holde et forsvarlig arrangement. Sjansen er større for at du får engasjerte og opplagte deltakere gjennom hele det hele.
- Penn og papir er ikke nødvendigvis det dine deltakere foretrekker lenger, så påse at de både har tilgang til Wifi og stikkontakter.
3. No man is an island
Som sjef, er du vant til å klare deg selv. Du er vant til å sette deg raskt inn i ting og ta avgjørelser basert på det du allerede kan og de erfaringene du har. Og det er en helt nødvendig egenskap i din rolle. Men noen ganger lønner det seg å spørre om hjelp. Det å alliere seg med folk som har kompetanse og erfaring med å planlegge og gjennomføre arrangementer, kan være den beste avgjørelsen du tar. Parkering er blant annet en viktig del som det er lurt å få hjelp med. Ved å ha ansatte som viser vei og holder en god flyt i biltrafikken, så vil deltakerne spare tid og bli mer fornøyd.
4. Undervurderer førsteinntrykket
Førsteinntrykket skapes lenge før deltakeren fysisk møter opp til konferansen din. For å gjennomføre et profesjonelt arrangement må du sørge for en effektiv og problemfri påmelding. Gi god, relevant og tidsriktig informasjon så deltakeren får positive assosiasjoner til konferansen. Gi god oppfølging underveis og vær tilgjengelig for spørsmål. Når deltakeren møter opp på dagen, er du klar og forberedt. Unngå kø og unødvendig mye venting. Gjør det enkelt for deltakeren å registrere seg ved ankomst og påse igjen at de får god informasjon om hva som skal skje videre. Det er nesten alltid noen som av ulike grunner ikke står på listen, så vær forberedt i forkant på hvordan du skal løse det. Førsteinntrykket handler om å forstå og se deltakerens behov gjennom alle fasene av arrangementet.
5. Fortsetter å jobbe manuelt selv om det finnes digitale løsninger
Om man ikke jobber med å planlegge arrangement til daglig, er det ikke så lett å holde seg oppdatert på teknologiske nyvinninger i bransjen. Håndskrevne lister bør høre fortiden til. Digitale løsninger kan spare deg tid, penger og gjør arrangementet mer effektivt. Dette kan være nettsider, apper, påmeldingsløsninger, kommunikasjonsverktøy eller andre praktiske verktøy. Om noen blir syke eller borte, kan du enkelt sjekke verktøyet for hva som er utestående og om det er noe du må gripe tak i. Hadde det ikke vært deilig å kunne ha alt samlet på et sted?
