Noe av det smarteste man gjør i etterkant av et arrangement er å be deltakerne om deres tilbakemeldinger. Her er noe av det du bør huske på når du gjør en slik evaluering.
En evaluering av arrangementet er verdifull på flere måter. Du får bekreftet hva som gikk bra, eventuelt hva som ikke fungerte like bra, og kanskje gode innspill på hva som eventuelt bør endres på til neste gang.
Hvordan ellers skal du få innsikt i hvilke forventninger deltakerne hadde, og som kanskje ikke ble oppfylt underveis?
Evalueringen bør inkludere spørsmål, også rundt det faglige. Spesifiser gjerne foredragsholdere, lokalet eller annet du ønsker å få tilbakemelding på.
For at du skal kunne få flest mulige svar og dra mest mulig utbytte av dine deltakers evalueringer er det flere grep du som arrangør bør ta.
5 ting å huske på når du ber deltakerne om å evaluere ditt arrangement
1. Gjør det enkelt å svare (oppmuntre dem til å svare)
Dersom du ikke legger opp til at det skal være enkelt å svare, vil du heller ikke motta mange tilbakemeldinger. Send det på epost fremfor å dele ut skjemaer på arrangementet, slik slipper du at deltakerne stresser forbi deg og evalueringsskjemaet ditt så snart arrangementet er over. I tillegg er det også enklere å holde styr på svarene, lage rapporter/statistikker og lagre informasjonen i etterkant.
Er det en stor undersøkelse du ønsker å gjøre med mange spørsmål kan det være lurt å gi et insentive for å svare. (Være med i trekning om noe, og så videre).
2. Gjør det enkelt å forstå
Spørreskjemaet skal være enkelt å forstå. Pass derfor på at spørsmålene ikke kan misforstås og inneholder nok relevante svaralternativer, slik at deltakeren ikke føler seg tvunget til å svare noe han/hun egentlig ikke er enig i. Det er viktig med objektive spørsmål.
3. Send evalueringsskjema så snart arrangementet er over
Send skjemaet i dét øyeblikket deltakerne forlater lokalet. Da har de arrangementet friskt i minnet når de bes om å gi tilbakemelding. De husker bedre hva de likte/ikke likte og det er større sjanse for at de i det hele tatt gidder å svare. De som ikke svarer samme dag eller dagen etter svarer sjeldent. Det er ofte de som er veldig fornøyde eller veldig misfornøyde som svarer. Begge deler er viktig for deg som arrangør å få tilbakemelding på.
4. Spør om det du faktisk ønsker svar på – ikke spør bare for å spørre
Hold det kort og konsist - plukk ut de spørsmålene som er helt nødvendig for deg som arrangør å få tilbakemelding på og kutt alle spørsmål du ikke trenger. Gi gjerne deltakerne en sjanse til å legge igjen en kommentar, og husk på at alle spørsmålene ikke behøver å være ja/nei-spørsmål. Rene fritekst-spørsmål bør begrenses da terskelen for å svare på disse er noe høyere (la det evt være frivillig å svare på disse). Husk også å spørre deltakerne om hva som kunne vært gjort annerledes til neste gang, og hvordan de opplevde arrangementet i sin helhet.
5. Spør deltakerne om de ønsker mer informasjon fra dere, og om de kunne tenke seg å delta igjen
Her kan du og bedriften din oppfordre deltakerne til å ta kontakt med dere, eller gjøre noe annet som kan være av verdi. For eksempel oppfordre dem til å abonnere på nyhetsbrev, bedriftsbloggen, eventuelt laste ned e-bøker, med mer.
Bruk tilbakemeldingene du får til å gjøre neste arrangement enda bedre. Husk også å takke for at de tok seg tid til å svare, gjerne med en personlig og direkte melding.
