Arrangementet er over, deltakerne har dratt hver til sitt, og du puster lettet ut. Alt gikk bra – vel blåst! Noen småting gikk jo ikke helt etter planen underveis, men dere fikk ordnet opp i det, og det var bare smil å se blant deltakerne.
Alle var fornøyde, så det ut som.
Eller ...?
Det er bare én måte å finne det ut sikkert på.
Evalueringer i etterkant gir deg svarene du trenger for å bli bedre
Mange arrangører måler graden av vellykkethet på arrangementet ut fra antall deltakere og tilfeldige tilbakemeldinger som fanges opp der og da. Det er ingen nyttig strategi hvis du har som ambisjon å lage bedre arrangement fra gang til gang
Å trekke folk er en bra målestokk på hvor godt du lykkes med arrangementet, bevares. Men det hjelper deg ikke med å lage et enda bedre arrangement. Tilfeldige tilbakemeldinger underveis er heller ikke noe å basere seg på.
Det som gir deg et helt sant bilde av hvordan det gikk, er hva deltakerne sier i etterkant, når de sitter for seg selv og ikke lenger er grepet av øyeblikkets eufori, men fremdeles har arrangementet friskt i minne.
Hvor fornøyde er de når de har sjansen til å si akkurat hva de mener, skriftlig?
Verdifulle innsikter
Hvis du virkelig er interessert i å måle hvor fornøyde alle deltakerne var, er det viktig at du gir alle mulighet til å komme med tilbakemelding. Med andre ord: spør dem! Send ut en evaluering, det gir deg en god pekepinn på hva deltakerne egentlig synes om arrangementet dere nettopp avholdt.
- Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra?
- Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke?
- Hva ønsker de at du gjør annerledes til neste gang?
Det er naturligvis ikke alle som svarer, men som regel, hvis dette gjøres samtidig med at arrangementet avsluttes, får du som regel nok svar tilbake til at du får et riktigere utvalg å måle etter. Gode innspill fra de fremmøtte gir deg verdifull innsikt i hva du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet til neste gang.
Kanskje ble arrangementet utsolgt, men hvis tilbakemeldingene fra deltakerne er heller lunkne, er det ikke et godt tegn.
Hva skal du spørre om?
Enkelt og greit – spør om det som er viktig for deg å få svar på, på vegne av deltakerne. Dropp alle spørsmål som strengt tatt ikke er relevante.
Tenk at du selv var deltaker, og hvilke forventninger du ville hatt. Spør spesielt om i hvilken grad forventningene til det faglige ble oppnådd. Spesifiser gjerne foredragsholdere, arrangementsstedet eller annet du ønsker å få tilbakemelding på med hensyn til form og innhold.
Hvis det er et arrangement som du planlegger å holde med jevne mellomrom, så spør alltid om hvor sannsynlig det er at de kommer til å melde seg på neste gang.
Flere gode tips:
- Ha gjerne skalaer med mulighet til å legge inn tekstsvar hvis man ønsker.
- Ikke ha for mange åpne spørsmål som gjør at deltakerne må bruke lang tid på å tenke/svare.
- Best respons får du når du gjør det enkelt å svare.
- Hold det kort og konsist, og ikke ha altfor mange spørsmål.
- Ha gjerne åpne spørsmål til slutt, hvor det er lov å komme med forslag til forbedringer. (Men gjør den type spørsmål frivillig å svare på og enkelt å hoppe over.)
Les også: Hvordan henter du inn feedback fra arrangementsdeltakerne?
Ambassadører, baktalere – og de midt imellom
Når du spør deltakerne om hva de syntes om arrangementet, er det som regel de ivrigste som gjerne svarer – på godt og vondt. Kanskje synes du at det er litt skummelt å skulle få tilbakemeldinger på noe du har lagt mye tid og krefter i over måneder og kanskje år. Men det er denne ærlige, usminkede feedbacken som gjør deg til en enda bedre arrangør i neste omgang.
De som gir høy score (9 eller 10) på spørsmålet “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale arrangementet til andre?”, er å anse som ambassadører. Disse blir entusiastiske støttespillere og snakker positivt om arrangementet og ditt brand, bl.a. i sosiale medier.
I den andre enden av skalaen har man de som er veldig misfornøyde, og som gir klart og tydelig uttrykk for det, både til deg og på nett. Disse sprer ofte dårlig omtale, og kan bidra til å skape et inntrykk av at “ingenting” var bra med arrangementet.
Derfor er det så viktig å få med innspill fra alle deltakerne, for å balansere og utfylle bildet litt. Det er ofte respondentene i mellomsjiktet, de som ikke “roper” så høyt, som har de mest verdifulle tilbakemeldingene å komme med.
Så for all del, tør å spørre – og gjør det!
