Sosiale medier er en god plattform for å promotere ditt arrangement. Men ikke alle som viser interesse på sosiale medier kommer til å dukke opp. Derfor gir vi deg tipsene til hvordan du får kontroll over hvor mange som faktisk kommer..
Hvordan skal du egentlig kunne vite hvor mange som dukker opp på ditt arrangement? Ved å se på antall “deltar”-klikk på Facebook? Eller ved å ha et eget system som forteller deg, basert på tall fra påmelding og interesse om hvem som faktisk kommer?
Oppretting av arrangement i sosiale medier kan gi økt oppmøte fordi det skaper publisitet, men det gir deg ingen garanti på hvor mange som faktisk kommer. Spesielt på gratisarrangementer kan det ofte være mange flere som har klikket “deltar” på Facebook, men det er ikke allikevel ingen garanti for at alle disse kommer.
Slik får du kontroll på hvor mange som faktisk kommer
1. God registrering i forkant
Dette vil spare deg for masse tid og arbeid når du først senere skal holde oversikten over hvem som ønsker å delta, og hvem som eventuelt har svart at de ikke ønsker å møte opp. Et event mangement system vil hjelpe deg med å lage gode påmeldingsskjemaer, samt hjelpe deg med å holde kontroll på deltakerne
2. Send bekreftelse på deltakelse og/eller send ut en “billett” / kode for å komme inn
En bekreftelse gjør det litt mer forpliktende for deltakeren og terskelen for å si fra hvis de likevel ikke kan er litt større. En del arrangementer krever at deltakerne møter opp med forhåndskjøpt billett eller en QR-kode (innsjekkskode). Denne blir gjerne sendt ut kort tid før arrangementet og gir også deltakerne en nyttig påminnelse.
3. Ta litt betalt for deltakelsen
Erfaring tilsier at dersom deltakeren betaler en liten sum for å delta er sannsynligheten for å møte opp større, eller eventuelt at de sender den til noen andre. Dette kan spesielt være lurt på fagsamlinger i stedet for å la de være helt gratis.
4. Følg opp invitasjonene
Dersom du ikke følger opp de invitasjonene du har sendt ut, eller sender ut påminnelser like før arrangementet finner sted, vil du kunne miste mange deltakere. Pass også på å svare på alle henvendelser eller spørsmål deltakerne måtte ha underveis.
Les mer:
- Vet du hvem som deltok på arrangementet?
- 6 feil du gjør med dine epost-invitasjoner
- 5 ting å huske når du ber deltakerne evaluere arrangementet
5. Sett en klar påmeldingsfrist
Gjør det klart for deltakerne når de senest kan melde seg på slik at du unngår at folk svarer for sent, eller at det plutselig dukker opp mange i siste liten som du ikke hadde regnet med skulle komme. Ikke bare gir det deg tid til å endre lokale dersom antallet påmeldte blir høyere (eller lavere) enn det du forventet, men det gjør også arrangementet mer attraktivt.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
