Et godt påmeldingsskjema spør bare om det du faktisk skal bruke: navn, e-post og opplysningene som styrer logistikk, betaling og kommunikasjon for akkurat dette arrangementet. Alt annet gjør skjemaet lengre uten å gjøre arrangementet bedre.
I denne artikkelen går vi gjennom feltene nesten alle skjemaer trenger, feltene som avhenger av arrangementet, og hva du bør teste før du publiserer lenken.
Kort fortalt
- Hvert felt skal ha en mottaker – noen som bruker svaret til noe konkret.
- Fornavn, etternavn og e-post er minimum. Mobilnummer, organisasjon og tittel tar du med når du har bruk for dem.
- Mat, overnatting, sesjoner og betaling hører bare hjemme når arrangementet faktisk har dem.
- Deltakerkategorier og betingede felt gir et kortere skjema for hver enkelt deltaker.
- Bekreftelsen etter påmeldingen er en del av skjemaet og skal svare på det deltakeren lurer på.
Start med hva du skal bruke svarene til
Det enkleste grepet for et bedre påmeldingsskjema er å spørre «hvem bruker dette svaret, og når?» for hvert felt. Finner du ikke et svar, bør feltet ut.
Spørsmålet høres banalt ut. Likevel arver mange skjemaer felt fra forrige arrangement: en avdelingsrubrikk ingen sorterte på, eller et spørsmål om t-skjortestørrelse fra en messe for tre år siden. Et hvert slikt felt er ett steg til for deltakeren og én kolonne til i deltakerlisten din.
Gå heller motsatt vei. Skriv ned hva du skal gjøre med deltakerinformasjonen før, under og etter arrangementet: sende program, bestille mat, lage navneskilt, fakturere og fordele på grupper.
Hver oppgave gir deg ett eller flere felt. Det som ikke kan kobles til en oppgave, trenger du sannsynligvis ikke.
Feltene nesten alle påmeldingsskjemaer trenger
Fornavn, etternavn og e-post er minimum i et påmeldingsskjema. Uten dem kan du verken sende bekreftelse, håndtere endringer eller følge opp etterpå. Resten av grunnfeltene avhenger av hvordan du skal kommunisere, og hvem som kommer.
| Felt | Hva bruker du det til? | Når bør det være obligatorisk? |
|---|---|---|
| Fornavn og etternavn | Deltakerliste, navneskilt og innsjekk | Alltid |
| E-post | Bekreftelse, endringer, påminnelser og oppfølging | Alltid |
| Mobilnummer | SMS-påminnelser og kontakt på arrangementsdagen | Når du skal sende SMS eller må kunne nå deltakeren raskt |
| Organisasjon/firma | Oversikt over hvem som er representert, fakturering og oppfølging | Ved arrangementer for bedrifter og medlemmer |
| Tittel eller rolle | Navneskilt, gruppeinndeling og tilpasset innhold | Bare når noen faktisk bruker svaret |
| Avdeling | Fordeling og rapportering ved interne arrangementer | Sjelden |
Bruk egne felt for fornavn og etternavn, ikke ett felt for fullt navn. Da blir det enklere å sortere listen, skrive personlige e-poster og lage navneskilt uten manuell opprydding.
Felt som avhenger av arrangementet
De fleste ekstra feltene i et påmeldingsskjema handler om logistikk. De hører bare hjemme når arrangementet faktisk har tilbudet feltet spør om.
| Når arrangementet har ... | Spør om | Husk |
|---|---|---|
| Deltakeravgift | Betalingsmåte og fakturaadresse eller referanse | Vis prisen før deltakeren begynner å fylle ut |
| Servering | Deltakelse på måltider og behov for tilpasset kost | Spør bare om det kjøkkenet trenger å vite |
| Overnatting | Netter, romtype og eventuelt hvem deltakeren deler rom med | Oppgi frist for endringer |
| Parallelle sesjoner eller workshoper | Hvilke sesjoner deltakeren vil være med på | Sett kapasitet per sesjon, ikke bare for hele arrangementet |
| Sosiale aktiviteter | Påmelding til middag, utflukt eller aktivitet | Gjør det til et eget valg |
| Transport | Ankomst, avreise og eventuelt flytider | Bare når du organiserer transporten |
| Digital deltakelse | Om deltakeren kommer fysisk eller følger sendingen | Send lenken til sendingen i bekreftelsen |
Tar dere betalt, bør deltakeren kunne velge mellom de vanligste betalingsmåtene direkte i skjemaet. Skriv også hva kortbelastningen vil hete på kontoutskriften.
Der står ofte navnet på systemleverandøren, ikke navnet på arrangementet – og det gir unødvendige henvendelser i etterkant. Resten av betalingsflyten går vi gjennom i guiden om betaling for arrangementer.
Tilbyr du overnatting, er frister og romfordeling en egen arbeidsoppgave. Den er beskrevet i artikkelen om hotellovernatting for deltakere.
Et frivillig spørsmål om hva deltakeren vil få ut av dagen, kan også være nyttig. Svarene hjelper deg å vekte faglig innhold mot tid til mingling. Les dem før programmet er låst – ellers har spørsmålet ingen funksjon.
Tilpass skjemaet til hvem som melder seg på
Ikke alle deltakere skal svare på de samme spørsmålene. Med deltakerkategorier og betingede felt får hver person et kortere skjema, mens du likevel får informasjonen du trenger.
Bruk deltakerkategorier
En deltakerkategori er en gruppe deltakere som melder seg på med egne felt, priser eller betingelser. Typiske kategorier er ordinære deltakere, foredragsholdere, utstillere, egne ansatte og medlemmer med rabatt.
La også foredragsholdere og egne ansatte registrere seg gjennom skjemaet. Da har du alle som skal være til stede, i én liste når du bestiller mat, lager navneskilt og sjekker inn.
Kategoriene gjør det dessuten enklere å sende riktig informasjon til riktig gruppe senere.
Vis felt bare når de er relevante
Betingede felt vises først når deltakeren har valgt noe som gjør dem relevante. Den som krysser av for overnatting, får spørsmål om netter og romtype. Den som ikke gjør det, ser dem aldri.
Dette er ofte bedre enn å lage flere separate skjemaer, fordi du beholder én påmeldingslenke og én deltakerliste. Sjekk likevel hva påmeldingssystemet ditt støtter, før du designer skjemaet rundt det.
Åpent eller lukket arrangement
Ved et åpent arrangement fyller deltakeren inn alt selv. Ved et lukket arrangement har du ofte navn og e-post fra før.
Da kan du sende en personlig invitasjonslenke der disse feltene allerede er fylt ut. Deltakeren sparer tid. Og hvis feltene er låst, kan du hindre at en videresendt invitasjon blir brukt av noen andre.
Gi likevel deltakeren en enkel måte å si fra på hvis noe er feil.
Personopplysninger og samtykke i påmeldingsskjemaet
Påmeldingsskjemaet er stedet der du samler inn personopplysninger, så deltakeren skal kunne se hva opplysningene brukes til, før skjemaet sendes. Hold forklaringen kort i selve skjemaet, og lenk til personvernerklæringen.
Fire ting å passe på:
- Skill påmelding fra markedsføring. Opplysningene du trenger for å gjennomføre arrangementet, gir deg ikke automatisk lov til å sende nyhetsbrev eller invitere til senere arrangementer. Det krever et eget, frivillig samtykke.
- Ikke forhåndskryss samtykker. Et samtykke må være en aktiv handling fra deltakeren.
- Vær varsom med helseopplysninger. Allergier og andre helseopplysninger er en særlig kategori personopplysninger i personvernforordningen. Spør bare om det kjøkkenet eller lokalet trenger, begrens hvem som ser svarene, og slett dem når arrangementet er over.
- Fortell om opptak og strømming. Skal arrangementet filmes eller strømmes, bør det stå i informasjonen ved påmelding.
Det som skjer etter at deltakeren trykker «Meld på»
Påmeldingen er ikke ferdig når skjemaet er sendt. Bekreftelsen er der deltakeren går tilbake for å finne tid, sted og hva som er avtalt, og den bør derfor planlegges sammen med skjemaet.
En god bekreftelse inneholder:
- dato, klokkeslett og når arrangementet slutter
- adresse og lenke til kart, eller lenke til den digitale sendingen
- et sammendrag av det deltakeren har valgt, inkludert betaling
- en kalenderfil, slik at arrangementet kan legges inn med ett klikk
- en lenke for å endre påmeldingen eller melde seg av
- avbestillingsfrist og hva den betyr, særlig når deltakelsen koster noe
- hvordan deltakeren kan kontakte deg
Lenken for å endre eller melde seg av gjør mer enn det ser ut som. Hvor havner beskjeden når noen må melde forfall en uke før?
Når deltakeren selv kan oppdatere matbehov eller melde forfall, havner endringen i deltakerlisten i stedet for i innboksen din. Og når det er enkelt å si fra, får du et mer realistisk bilde av hvor mange som faktisk kommer.
Gjør det også lett å stille spørsmål, helst skriftlig. Da kan svaret knyttes til deltakeren, og kollegaen som tar over neste uke, ser hva som er avtalt.
Test påmeldingsskjemaet før du publiserer lenken
Meld deg på selv før du sender invitasjonen. En testpåmelding avslører de fleste feil mens de fortsatt er usynlige for deltakerne.
- Skjemaet fungerer på mobil uten at du må zoome.
- Obligatoriske felt er bare de du ikke klarer deg uten.
- Feltnavn og hjelpetekster er forståelige for noen som ikke kjenner arrangementet.
- Betingede felt dukker opp når de skal – og bare da.
- Pris, frister og kapasitet er riktige.
- Viktig informasjon står som tekst, ikke bare i et bilde.
- Bekreftelsen kommer frem og inneholder det den skal.
- Testpåmeldingen ser riktig ut i deltakerlisten og i eksporten til kjøkken, hotell eller navneskilt.
- Testpåmeldingen er slettet før skjemaet publiseres.
Det nest siste punktet er lett å glemme. Men det er først i eksporten du ser om svarene kan brukes av den som skal motta dem.
Når holder et enkelt skjema?
Ikke alle arrangementer trenger et gjennomarbeidet påmeldingsskjema i et påmeldingssystem. Et enkelt skjema eller en delt liste kan holde når arrangementet har få deltakere, ingen betaling, få valg og én ansvarlig.
Et internt lunsjmøte for 15 kolleger trenger navn og kanskje matbehov. Det trenger ikke deltakerkategorier, betingede felt eller automatiske påminnelser. Mer funksjonalitet gir da mer oppsett, uten at noen merker forskjellen.
Behovet for et påmeldingssystem oppstår når skjemaet må henge sammen med betaling, endringer, kapasitet og kommunikasjon etterpå. Hvor grensen går, ser vi nærmere på i artikkelen Hva er et påmeldingssystem?
Vanlige spørsmål
Oppsummering
Et godt påmeldingsskjema er kort for deltakeren og komplett for deg. Det får du til ved å knytte hvert felt til en konkret oppgave, vise tilleggsfelt bare når de er relevante og behandle bekreftelsen som en del av skjemaet.
Vil du prøve å sette opp et påmeldingsskjema selv?
