Møtet som sklir ut og varer i det uendelige. Møtet der alle sitter og fikler med smarttelefonen. Møtet som blir kuppet av Roger på Regnskap. Eller møtet der nesten alle i rommet lurer på det samme: Hvorfor ble jeg egentlig innkalt i utgangspunktet?
Vi bruker en stadig større del av arbeidsdagen på møter. Likevel synes veldig mange at de ikke får nok ut av møtene på jobben – eller i verste fall at de er direkte demotiverende og bortkastet tid. Møter kan fort bli en av de største tidstyvene på kontoret.
I avhandlingen «Effektivitet i ledergrupper» påpeker organisasjonspsykologen Henning Bang at en tredjedel av tiden i et møte er bortkastet og uproduktiv.
Det er imidlertid fullt mulig å lede effektive og produktive møter som er både verdiskapende og meningsfylte for deltakerne.
Hvordan dyrker du frem en møtekultur som ikke suger motivasjonen ut av folk, men som derimot gir dem fornyet energi og arbeidsglød?
Vi gir deg tipsene til effektiv møteledelse:
1. Ha et tydelig formål med møtet
Før du kaller inn de ansatte, spør deg selv: Hvorfor har vi dette møtet? Hva er det vi skal oppnå med det?
- Skal du informere om en endring i ledergruppen eller planlegge veien videre?
- Ønsker du innspill på konkrete utfordringer eller problemer som bedriften står overfor?
- Skal du fatte en beslutning?
Når du har de viktigste sakene på plass, bør du finne hovedmålet med møtet. Som regel blir møtet mer effektivt dersom du først tar de mindre sakene, som ikke betyr så mye for så mange. «Alle» vil til hovedmålet, derfor vil det gå kjappere enn å spare småsakene til slutt.
En gylden regel er at møtet skal generere «action» for deltakeren – har han eller hun flere arbeidsoppgaver etter møtet enn før?
Møter med vage formål er som regel en tidstyv.
2. Velg møtedeltakere
En vanlig feil er å kalle inn unødvendig mange til møter. Før du kaller inn til møtet, bruk et par minutter på å tenke gjennom hvem som egentlig behøver å være med.
Hvis du skal kunngjøre en endring i organisasjonen, kaller du inn dem som berøres av det. Hvis du prøver å finne løsningen på et problem, kaller du inn dem som konkret vil kunne bidra med løsningsforslag.
Når folk opplever at de er innkalt til et møte de ikke burde bruke tid på, eller at deres ekspertise ikke er relevant for agendaen, da vil de se på det som bortkastet tid.
Deltakeren skal ha en rådgivende eller informativ rolle i møtet, og være der for å dele kompetanse eller erfaring knyttet til en eller flere saker.
3. Hold deg til sakslisten
Sett opp en agenda for møtet. Dermed blir det klart både for deg selv og for møtedeltakerne hva møtet skal handle om, slik at også de kan forberede seg.
Lag en tidsangivelse for hver sak (en av fordelene med dette kommer vi inn på i neste punkt). Send agendaen på forhånd ut til dem du innkaller til møtet. På møtet viser du frem agendaen på skjerm eller whiteboard – det holder deltakerne fokusert.
4. Hold «møteplageren» i tømme
Det er ingenting som får et møte til å avspore raskere enn deltakere som på forskjellige vis kupper det. Som for eksempel møteplageren:
- Han/hun som legger beslag på møtet med innfall, tolkninger, unnskyldninger og utflytende snikksnakk som ikke hører til agenda.
- Han/hun som hele tiden må sette deg til veggs med (gjerne provoserende) spørsmål.
- Han/hun som bare må kommentere alt du sier, for å hevde seg eller demonstrere makt
- Han/hun som hele tiden påpeker at ting ikke vil fungere, at dere har gjort det og det før, at det ikke vil gå bra, osv.
Ved å lage en tidsangivelse for hver sak på agendaen (allerede i innkallingen), kan du vise til tidsskjemaet og si i en hyggelig tone: «Jeg ser at vi har satt av 30 minutter til denne saken, og jeg er redd for at vi ikke rekker over innspill fra alle. Kan du formulere deg litt mere kortfattet?»
Dermed takler du elegant pratmakeren, som helt sikkert tar hintet.
5. Start til satt tid, avslutt til satt tid
Hvis du er kjent for å være en som starter og avslutter møter «på slaget», vil du bli forbauset over hvor mange av medarbeiderne dine som vil strekke seg langt for å delta på møtene du leder. Folk setter pris på at du skjønner at tiden deres er verdifull.
Avklar dessuten hvor lenge møtet skal vare. Er møtet satt til å vare til klokken 11, kan du si: «Møtet skal være ferdig 11, klarer vi det?». Da blir det lettere å minne om tiden dersom møtet sklir litt ut.
Møter bør helst ikke vare lenger enn en time. Etter 60 minutter blir det vanskeligere for deltakerne å holde på fokuset, og de går lei. Hvis du underveis ser at møtet kommer til å vare en god stund lenger enn en time, kan det være lurt å legge inn en pause. Så får deltakerne tatt seg en matbit og noe å drikke, og de kommer tilbake til møtet med fornyet energi.
6. Legg bånd på bruken av digitale verktøy
Når folk har med seg laptop, nettbrett eller smarttelefon på møtet, oppstår det fort distraksjoner. Mobiler som ringer, varsler som plinger, møtedeltakere som taster under bordet, folk som sjekker mailen.
Selv om digitale verktøy kan ha en nyttig funksjon på møter, vil de som oftest gå utover effektiviteten.
7. Følg opp i etterkant
Det er slett ikke uvanlig at deltakerne går hver til sitt etter møtets slutt med helt ulike oppfatninger av hva som ble besluttet. Lag et referat som oppsummerer møtet, og send det ut til alle møtedeltakerne innen maks et par dager.
Sørg for at de som er tildelt oppgaver og ansvar, følger opp dette. Og at de har oppfattet hva som forventes av dem, innen hvilken tidsfrist. Dermed blir ting avklart og sjansen større for at folk faktisk gjør det dere ble enig om.
Møter kan virkelig være effektive, meningsfylte og verdiskapende. Med disse enkle grepene kan du få dem til å bli det.
LES OGSÅ:
- "3, 2, 1 ... du er LIVE!" Tips til å kringkaste ditt arrangement direkte via Facebook (Del 1 av 2)
- Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg
- Kjedelige møter? Få fart på produktiviteten med disse 6 tipsene.
