Facebook egner seg kanskje best før eventet, mens Twitter og Instagram er mer passende når det kommer til å fange øyeblikkene underveis.
Det viktigste er at du sørger for å bruke de sosiale kanalene som treffer målgruppen din best. Du skal arrangere et møte eller et event med mange deltakere, og du må markedsføre og kommunisere det hele.
Kanalene du kan promotere arrangementet gjennom, er så mange at det er lett å bli overveldet. Hvor og hvordan skal du få tak i de deltakerne du ønsker? Hvordan holder du tunga rett i munnen når det er tusen ting å sjonglere?
Pust med magen – vi geleider deg gjennom jungelen av markedsføringstiltak for å få folk inn dørene. I denne artikkelen hjelper vi deg med å lage en solid strategi for å nå ut med informasjon om arrangementet ditt.
Bruker du i tillegg et event management system som overordnet arbeidsverktøy underveis, sparer du både tid og kostnader, fordi markedsføringen går enklere og tiltakene blir mer strukturert.
Få flere deltakere med en god markedsføringsplan
Med en klar plan for markedsføringen av arrangementet eller møtet blir det klart for deg hvordan du skal gå frem for å få flere deltakere og sikre at de får en god opplevelse. Du tar rede på hvem som vil være interessert i å komme på eventet (målgruppen), og du markedsfører effektivt mot disse.
Slik lager du en strategi for markedsføringen av arrangementet – steg for steg:
1. Sett deg et klart mål og få med deg de riktige menneskene
Hvorfor skal dette arrangementet avholdes? Formålet med arrangementet er selve grunnmuren i markedsføringsstrategien. Derfor må du sette deg et mål med eventet før du går videre.
Spør deg selv: Har du et håndfast mål – som for eksempel å få 500 deltakere, lansere et nytt produkt, skaffe nye kunder eller tiltrekke investorer?
Eller er målet mindre håndfast – som å styrke nettverket og relasjonene med forretningspartnere?
Når du har målsettingen klar, må du få med på laget dem som kan hjelpe deg å oppnå målet. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap. For å få et bra team er det visse nøkkelområder det kan være lurt å ha med:
- Tekst, bilder og design
- Fremdriftsplan og koordinering
- Salg (hvis det er kunder / potensielle kunder som skal delta)
- Faglig ansvarlig
- Økonomi
Sitt gjerne med hovedansvaret selv, men husk at du ikke nødvendigvis er best på alt. Bygg et solid team rundt deg med mennesker som utfyller deg, kan bidra med gode ideer, og som du stoler på. Del opp teamet i ansvarsområder og ha gode estimater på alt! Da har du et veldig godt utgangspunkt for det videre arbeidet.
En prosjektleder som har det overordnede ansvaret, og som kan sørge for fremdrift og delegering, er en stor fordel.
2. Sett opp et markedsføringsbudsjett
Uavhengig av om du har et stort eller lite budsjett for å markedsføre arrangementet, bør du ha klart for deg hvor mye du har å rutte med. Et stramt budsjett vil sette sine begrensninger, men det vil også gi deg en idé om hvor du kan ta noen ekstra kreative grep for å gjøre det beste ut av de midlene du har til rådighet.
Følg jevnlig med på hvordan du ligger an i forhold til budsjettet.
3. Definer målgruppe
Hvem lager du arrangementet for? Definer målgruppen/-ene. Et arrangement er sjelden beregnet på «alle». Hør med kollegaer og folk i nettverket ditt. Få tips om personer og miljøer som kan ha interesse for arrangementet. Det kan være flere enn du tror.
Hvilken målgruppe arrangementet har, vil blant annet ha innvirkning på hvor mye fagsjargong (stammespråk) du bør bruke. Dessuten er det lurt å ta stilling til i hvor stor grad hovedmålgruppen bruker digitale kanaler. Unge voksne er i større grad enn middelaldrende å finne gjennom digitale kanaler, som sosiale medier.
Skal du invitere en kjent målgruppe? Ved å bruke et event management system kan du sende skreddersydde e-postinvitasjoner til hver enkelt deltaker. Slik sørger du for å fenge dem og vekke interessen fra dag én. Når kommunikasjonen og utsendelser skreddersys, blir det lettere for deltakerne å se verdien i arrangementet.
- Personlig invitasjon gjør det enkelt å følge opp alle deltakere som har meldt seg på.
- Automatiske påminnelser kan sendes til deltakere som er invitert, men som ennå ikke har meldt seg på.
- Med funksjon «kan ikke delta» slipper folk å få unødvendige påminnelser. Du som arrangør vet at de kan være interessert, men at det ikke passer med dag eller tidspunkt.
- Ved utsendelser kan du selv angi hvem som skal stå som avsender. Det behøver ikke være den som gjør selve utsendelsen.
- Er arrangementet åpent for flere enn den som blir invitert, er det også mulig å sende ut invitasjon med et åpent/tomt registreringsskjema.
- Med funksjonen «tips en venn» kan du sende registreringsskjema til andre potensielt interesserte.
4. Egen web/portal laget direkte i en nettbasert løsning
Egne hjemmesider laget direkte i et event management system vil gjøre det enklere og mer effektivt å markedsføre arrangementet.
Skal du arrangere et større event? Presenter faglig innhold, program, praktisk informasjon, kart, videosnutter, foredragsholdere – alt samlet på én arena. Markedsfør hjemmesidene i ulike kanaler for å generere mest mulig trafikk. Bruk sosiale medier for å treffe potensielle nye deltakere du ikke har historikk på.
5. Lag kommunikasjonsplan – og vær tidlig ute
God informasjonsflyt og kommunikasjon ut til påmeldte deltakere i tiden frem mot arrangementet er en forutsetning for et vellykket arrangement. Sørg for å holde dem godt informert om faglig innhold, program, praktisk informasjon, foredragsholdere, etc. Dermed pirres nysgjerrigheten og motivasjonen for å møte opp.
- Sett opp en tidsplan for kommunikasjon og utsendelser. Skal du gjennomføre et stort arrangement med mål om mange deltagere, er det viktig å starte tidlig, helst 4 – 6 måneder før start. Send gjerne ut en interessevekker for å holde av dato.
- Bestem hvor mange deltakere du ønsker deg / har plass til, og sett opp en plan basert på antall påmeldte til enhver tid. Hva gjør du hvis du bare har 100 deltakere, men trenger 500 – og det bare er 4 uker igjen?
Med riktige arbeidsverktøy vil du kunne forhåndsplanlegge og definere på dato og klokkeslett når de ulike utsendelsene skal publiseres, både via mail og SMS. Det kan for eksempel være interessevekkere, invitasjoner, påminnelser, fakturaer og til slutt evaluering. Dette vil spare deg for en mengde arbeid, og du unngår å glemme av viktige oppgaver.
6. Markedsfør i sosiale medier
Sosiale medier er en god plattform for å promotere ditt arrangement. Bruker du sosiale medier riktig, har du større mulighet for å lykkes med å nå ut til deltakerne, mobilisere dem og skape engasjement rundt arrangementet.
Hvordan kan du vite sikkert hvor mange som faktisk dukker opp?
Ikke alle som viser interesse på sosiale medier, kommer til å dukke opp. Oppretting av arrangement i sosiale medier kan gi økt oppmøte fordi det skaper publisitet, men det gir deg ingen garanti for hvor mange som faktisk møter. Spesielt på gratisarrangementer kan det ofte være mange flere som har klikket “deltar” på Facebook, men det er likevel ingen garanti for at alle disse kommer.
Hvordan skal du egentlig kunne vite hvor mange som dukker opp på ditt arrangement? Ved å se på antall “deltar”-klikk på Facebook? Eller ved å ha et eget system som forteller deg – basert på tall fra påmelding og interesse – hvem som faktisk kommer?
Å opprette et arrangement på Facebook gir økt synlighet, men ikke bruk kun Facebook for påmelding. Det er rett og slett for lite forpliktende.
Skriv kort og konsist
Husk at du i sosiale kanaler kjemper om oppmerksomhet i et hav av arrangementer. La derfor budskapet overfor de potensielle deltakerne være enkelt.
Relevante og gode bilder (og lite tekst) er viktig. Og link til påmeldingsskjema.
Opprett én til to relevante hashtags
Hashtags er tingen for å skape mest mulig blest om eventet. De bidrar til at deltakerne kan starte diskusjoner i sosiale medier, og engasjere seg i eventet i forkant.
Før du velger hvilke hashtags du skal gå for, sjekk Twitter, Instagram og andre sosiale medier for å se om dine hashtags allerede er benyttet av noen andre. Dermed unngår du at de potensielle deltakerne blir forstyrret av andre som bruker samme hashtags i livefeeden sin.
7. Vurder å gå sammen med andre om markedsføringen
Du og dine eventuelle partnere, sponsorer og utstillere har et felles mål: tiltrekke flest mulig deltakere til eventet, øke synligheten og bygge merkevaren. Mange har gode erfaringer med å samarbeide med andre aktører om å markedsføre arrangementet. Det gir en mulighet til å fronte en felles sak med større gjennomslagskraft og forankring.
Finnes det andre ambassadører i nettverket ditt som kan hjelpe til med å spre budskapet?
8. Siste innspurt – sett inn markedsføringsturboen!
Når det gjelder markedsføring, er den siste innspurten før arrangementet gjerne hektisk. Ikke bare skal du gjøre eventet enda mer forlokkende for dem som allerede er påmeldt, du skal forsøke å hanke inn flere deltakere på tampen.
Det kan være lurt å opplyse de inviterte om kjente foredragsholdere og entertainere som kommer, spennende aktiviteter og nettverkingsmuligheter de har i vente, og mere til.
Hvis det er snakk om et årlig arrangement, et det viktig å "varme opp" deltakerne en stund før det sparkes i gang. Er arrangementet stort, kan du vurdere å lage en egen Facebook-side som engasjerer og involverer deltakerne både før og underveis. Eller kanskje lage en eventapp? Som arrangør kan du med en eventapp enkelt kommunisere med deltakeren, opplyse og skape engasjement i forkant, under og etter arrangementet. Du kan dele tekst, bilde og video.
Kan arrangementet være aktuelt for presseomtale? Send kortfattet pressemelding til utvalgte aviser. Skap gjerne debatt gjennom kronikker eller debattinnlegg i forkant av arrangementet.
Å sette opp og gjennomføre en effektiv plan for markedsføringen av ditt event kan være en utfordring. Derfor kan et brukervennlig og lettvint event management system være tingen for deg. Da får du alle funksjoner du trenger for å administrere og markedsføre store og små møter og arrangementer på en enkel og profesjonell måte.
Vi i Proviso ønsker å gjøre arrangementet ditt til noe du kan være stolt av, og vi hjelper deg hele veien – fra A til Å. Ta gjerne kontakt med oss for å få vite mer.
LES OGSÅ:
