Fornøyde deltakere gjennom hele arrangementsløpet – vi har til gode å møte på en arrangør som ikke har det helt der oppe på ønskelisten. Det er nemlig et av de viktigste kriteriene for å kunne kalle arrangementet en suksess. Et påmeldingssystem kan hjelpe deg med å få det til.
De som velger å melde seg på akkurat ditt arrangement, investerer penger og dyrebar tid. Men ikke bare dét – de setter sin lit til at du klarer å skape et opplevelsesunivers som går utenpå det meste annet de kan velge og vrake mellom.
Derfor må du klare å levere intet mindre enn enestående opplevelser – ikke bare under selve arrangementet, men fra det øyeblikket de melder seg på til de drar hjem.
Her kommer et påmeldingssystem inn i bildet! Evnen til å gjøre deltakerne glade og fornøyde er “superkraften” i et slikt verktøy.
La oss se nærmere på hvordan et nettbasert påmeldingssystem hjelper deg med å skape opplevelsene som dine deltakere gleder seg til – og forventer!
1. Det blir enkelt å melde seg på
Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet. Dermed møter de forberedt og får en bedre deltakeropplevelse totalt sett.
2. Det blir enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør
Når deltakeren har meldt seg på, må det være enkelt for ham eller henne å kommunisere med deg som arrangør. For eksempel blir det av og til endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, og da må deltakeren få varsel om dette i god tid.
Med et påmeldingssystem kan deltakere kjapt og enkelt spørre deg om ting de lurer på, både via e-post, SMS og selve registreringsskjemaet. Arrangøren er bare et tastetrykk unna også når deltakerne er på farten.
For å sikre at deltakeren får et mest mulig presist svar, kan du forhåndsdefinere hvem i din organisasjon som skal svare på hva. Dersom noen i teamet ditt skulle bli borte fra jobb, kan deltakerne likevel få svar, fordi alle henvendelser og spørsmål fra dem blir lagret i databasen og andre som har tilgang til systemet, kan svare på deres vegne.
3. Deltakerne får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen
På større arrangementer skal deltakere ofte finne frem til flere lokasjoner og holde styr på parallellsesjoner. Det er ikke alltid like enkelt å huske hvor man skal til enhver tid, og det er fort gjort å forville seg i mylderet av folk og aktiviteter.
Med et markedsledende påmeldingssystem kan du tilby deltakerne en egen app for arrangementet. Når deltakeren har lastet ned appen, har de alltid oppdatert og relevant informasjon om arrangementet lett tilgjengelig på det ene digitale verktøyet de har med seg hvor enn de går – nemlig smarttelefonen. De kan enkelt se hva de selv er påmeldt, uten å måtte lete frem gamle SMS-er og e-poster.
Og som vi vet: Det faglige er bare én av grunnene til at folk kommer på arrangementet ditt. Vel så viktig er nettverking og mingling. Det å knytte kontakt med andre i bransjen og mingle med likesinnede er en av de største nytteverdiene ved å delta på konferanser og møter.
Med Proviso-appen kan deltakerne enkelt kommunisere med hverandre, og med foredragsholdere, både før, under og etter arrangementet.
4. Innsjekkingen går lekende lett
Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne elektronisk. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt hente opp i appen.
En effektiv og knirkefri innsjekk sørger for en god start for deltakerne. De går glade og spente videre til aktivitetene og er i rett modus for å få fullt utbytte av det faglige innholdet.
Med elektronisk innsjekk blir dessuten stemningen blant teamet i innsjekkingsområdet mer avslappet og jovial. Smil og senkede skuldre smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
En annen stor fordel ved å benytte deg av digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom.
Les også: Slik skaper du lojale arrangementsdeltakere
5. Du fanger opp løpende endringer og individuelle behov
En av de største fordelene et påmeldingssystem gir for deltakerne, er at det hjelper deg som arrangør med å ivareta alle detaljer.
Er det noen som har behov for tilpassede rom når de overnatter, eller har de en uvanlig matallergi? Mange arrangører som fortsatt bruker Excel og lignende manuelle verktøy i planleggingen, sliter med å fange opp og agere på spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.
Når du viser deltakerne dine at du har full kontroll på de små, men viktige detaljene, fremstår du ikke bare som profesjonell, men også empatisk. Vinner du tillit hos dine påmeldte fra første stund, er du allerede langt på vei til å skape en opplevelsesarena som deltakerne tar med seg i hjertet.
6. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang!
Som enhver god arrangør legger du din ære i å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang. Men for å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med et påmeldingssystem.
Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.
7. Du får hjelp til å ivareta personvernet
Alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, må forholde seg til EUs nye personvernregler, som trådde i kraft i 2018. Dette betyr at du får et større ansvar for å sikre opplysningene du behandler i forbindelse med arrangement.
Når du bruker et påmeldingssystem, innebærer det i praksis at du betror persondata til systemleverandøren. Følgelig er det avgjørende at leverandøren kan dokumentere at de samler inn personopplysninger i samsvar med det nye regelverket.
En leverandør av et profesjonelt påmeldingssystem sørger for å etterleve GDPR-lovgivningen, og legger dessuten til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.
Når du kan vise til at du ivaretar personvernet, legger du grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.
Konklusjon
Alle trenger en plattform i livet, og et påmeldingssystem gjør både din og deltakernes hverdag så mye mer oversiktlig og mindre komplisert.
Ved å gi deltakerne den informasjonen, oppfølgingen og servicen de trenger, når de trenger det, lykkes du med det som enhver god arrangør higer etter å oppnå: Å lage arrangementer som huskes, og som blir en snakkis i bransjen.
Et godt påmeldingssystem gjør det enklere for deg å by deltakerne dine på de opplevelsene som skal til for at de blir verdifulle ambassadører for din bedrift eller organisasjon.
Det er med arrangementer som med julen: De gode stundene i dag blir de gylne minnene i morgen.
Måtte juletiden bringe dere glede og latter, god mat og fine stunder sammen med nære og kjære. God jul og riktig godt nytt år fra alle oss i Proviso!
