Slik kan et påmeldingssystem gi flere deltakere


Slik kan et påmeldingssystem gi flere deltakere

Lena Elgaaen | 27. aug 2020
5 minutter lesetid


Visste du at du får flere deltagere ved å benytte et profesjonelt påmeldingssystem?

Uansett om du skal avholde et fysisk eller digital arrangement: Ved å bruke et godt påmeldingssystem blir du som arrangør på et tidligere tidspunkt “tvunget” til å tenke gjennom hvem du ønsker å invitere, og hvordan du kan kan nå deltakerne.

Hovedgrunnen til at et påmeldingssystem bidrar til bedre oppslutning rundt arrangementet ditt, er imidlertid at det blir enklere for deltakerne å melde seg på. Dessuten kommer ingen påmeldinger på avveie pga. sykdom, fravær eller lapper som har blitt borte, og du kan enkelt sende en påminnelse eller to gjennom systemet, slik at de husker arrangementet når dagen kommer.

Vi ser nærmere på seks grunner til at et godt påmeldingssystem bidrar til å gi deg flere deltakere, enten møteplassen er fysisk eller virtuell.

1. Det gjør registreringsprosessen så effektiv som mulig

Folk flest har det travelt, og de kan velge og vrake blant aktuelle arrangementer. For å øke sjansen for at de holder av datoen og bruker penger på akkurat ditt arrangement, må du først og fremst gjøre det enkelt for dem å registrere seg.

Som vi skriver om i artikkelen 8 grunner til at du ikke får påmeldinger til ditt arrangement, vil en knotete og tungvint påmeldingsprosess kunne føre til at færre velger å melde seg på.

Et påmeldingssystem gjør at deltakerne enkelt kan melde seg på arrangementet og i tillegg få svar fra samme systemet om alt de lurer på i forbindelse med dette.

 

2. Det hjelper deg med å skape godt faglig innhold

Med et nettbasert påmeldingssystem får du og dine medarbeidere handlingsrommet dere trenger for å skape best mulig faglig innhold. Til syvende og sist er et knakende godt program utslagsgivende for at folk i dag skal gidde å sette av tid til akkurat ditt arrangement i vrimmelen av tilbud.

 

3. Det bidrar til å skape “FOMO”

Du kan benytte påmeldingssystemet til å filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger (kategorier) blant deltakerne. Når du sender tilpasset informasjon til de påmeldte på e-post, der du får frem hva de vil gå glipp av dersom de ikke dukker opp, holder du dem motivert til å møte på ditt arrangement.

Trikset er å holde på interessen inn mot arrangementsdagen og gjerne få de påmeldte så begeistret og spent at de nærmest får litt FOMO – fear of missing out.

 

Les også: Digitale arrangementer – en trend også etter korona?

 

4. Det blir enklere å lage gode invitasjoner

Invitasjonen er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av arrangementet ditt, og du konkurrerer med mange om oppmerksomheten! Inviterer du deltakerne mest mulig effektivt, får du flere deltakere.

Et godt påmeldingssystem gjør at du enkelt kan lage og sende profesjonelle og tilpassede invitasjoner på e-post, ved hjelp av enkle, ferdiglagde maler. Slik sikrer du at invitasjonen ser pen ut, med alle nødvendige lenker uavhengig av hva slags enhet deltakeren åpner den på.

Mange har nok blitt overrasket når de har laget en pen invitasjon på e-post, sendt den til seg selv og sjekket på PC hvordan den ser ut, og så sendt til alle. Så begynner det å ringe, fordi flertallet av de som har åpnet den på mobil, ikke ser selve påmeldingsknappen.

 

5. Du får fulgt opp invitasjoner og henvendelser

Bruker du et profesjonelt påmeldingssystem til å sende ut invitasjoner, får du full kontroll over alle deltakere fra start – de som har meldt seg på, som ikke har besvart, eller som har svart at de ikke kan delta. Dette gjør det enklere for deg å følge opp deltakerne videre med riktig kommunikasjon.

Husk: Er du ikke flink til å følge opp invitasjoner og henvendelser underveis, kan du miste mange deltakere. Det kan være så enkelt som at mange av e-postadressene du har sendt invitasjonene til, er feil. Med et påmeldingssystem fanger du opp dette i god tid, slik at du er sikker på at alle har fått.

De som ikke har svart, kan få en hyggelig påminnelse med litt oppdatert budskap, og de som har sagt at de ikke kan komme, ja de skal slippe å høre mer fra deg i denne omgang.

 

6. Du kan enkelt opprette egen nettside for arrangementet

Ved hjelp av et godt påmeldingssystem kan du enkelt sette opp profesjonelle sider – uten å måtte kunne programmering.

En egen nettside/landingsside for arrangementet ditt bidrar til at det fremstår mer seriøst, og det blir en “hub” for alt av relevant informasjon om det. Her kan du opprette muligheter for påmelding, og dessuten presentere foredragsholdere, underholdere, utstillere og eventuelt andre samarbeidspartnere.

Du kan også publisere deltakerlisten, slik at deltakere kan finne ut hvem andre som er påmeldt. Ofte kan dette gi enda bedre incentiv til å melde seg på.

 

Konklusjon

Et godt påmeldingssystem bidrar til at du får flest mulig deltakere på arrangementet ditt. Jo enklere det er for deltakerne å registrere seg, desto flere melder seg på.

Systemet gjør det enkelt å lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post, og dessuten kan du lage et fleksibelt påmeldingsskjema som gjør det enkelt å fange opp deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.

I tillegg sparer du både tid og kostnader, fordi markedsføringen går enklere og tiltakene blir mer strukturert.

New call-to-action

Slik kan et påmeldingssystem gi flere deltakere
Skrevet av Lena Elgaaen

Lena er vårt siste tilskudd i Proviso. Lena har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt universitetsutdannelse innen reiseliv og relasjonsledelse. Lena har en naturlig evne for salg og en utpreget serviceholdning. Som rådgiver i Proviso er hennes oppgaver support og veiledning, kundeoppfølging, produksjon og administrasjon av prosjekter, samt salgs- og markedsrettede aktiviteter. På fritiden er Lena glad i friluftsliv, kultur, språk og litteratur, og hun er lokalt engasjert i utviklingen av Drøbak som turistdestinasjon.

Andre leste også