Slik gjør du arrangementet mer engasjerende med Provisos eventapp for deltakere

Du har brukt måneder på å planlegge arrangementet. Programmet er klart, påmeldingen er åpen, og foredragsholderne er booket. Likevel er det ett spørsmål som gnager litt: 

Hvordan holder du interessen og entusiasmen oppe, både før arrangementet starter og underveis?

I en tid der folk er vant til umiddelbar tilgang til informasjon og skreddersydde brukeropplevelser, er det ikke lenger nok å sende et program som PDF i en e-post. Deltakerne forventer å bli involvert. De forventer å bli sett. Og de forventer å kunne ha all informasjon samlet på ett sted, på sin egen mobil.

Provisos eventapp for deltakere gir deg som arrangør verktøyene du trenger for å levere nettopp det – og viser deg hvordan du gjør det, steg for steg.

En digital deltakeropplevelse som starter lenge før dørene åpner

Med Provisos deltakerapp kan du begynne å bygge deltakeropplevelsen fra øyeblikket deltakerne melder seg på. Appen fungerer som deltakerens personlige hub for informasjon og kommunikasjon gjennom hele arrangementet.

Enkelt å dele appen med deltakerne

Du deler en lenke via e-post eller SMS og bestemmer selv når og hvor lenge den skal være «aktiv». Deltakerne åpner lenken på sin mobil og trenger ikke å laste ned noe i App Store eller Google Play. Det er heller ikke behov for å logge inn. Lenken er personlig, og deltaker får enkelt opp egen informasjon.

Appen inneholder ferdig oppsatte sider, noe som gjør det veldig enkelt å legge til ditt eget innhold. Du som arrangør bestemmer selv hvilke sider som skal vises i appen.

All viktig informasjon samlet på ett sted

Når deltakerne åpner appen, møter de en startside med en personlig velkomst, navnet på arrangementet og snarveier til de viktigste funksjonene. De ser programmet, eventuelle valgfrie sesjoner de er påmeldt til, informasjon om overnatting og transport, og får direkte tilgang til kontaktpersoner.

Et eksempel på praktisk bruk: Et medlem i en fagforening åpner appen før et landsmøte. På startsiden ser vedkommende en melding: "Velkommen til Landsmøte 2025! Husk at innsjekk åpner kl. 08.00." I hamburgermenyen øverst til høyre finner de lett frem til program, hotellinformasjon, kontaktpersoner og dessuten sin egen påmelding.

Farger og design tilpasset merkevaren din

Du kan velge hvilke fargekombinasjoner det skal være på knapper, ikoner og tekst, slik at den samsvarer med din bedrifts visuelle profil.

Program – oppdatert i sanntid og alltid tilgjengelig

Siden ‘Program’ i eventappen for deltakere er langt mer enn en enkel liste over aktiviteter. Det er et fleksibelt verktøy som gir deg full kontroll og gir deltakerne oversikt over nettopp det de trenger.

Liveoppdatering

Som arrangør kan du gjøre endringer når som helst – legge til en sesjon, endre tidspunkt eller bytte foredragsholder. Deltakerne får den oppdaterte informasjonen umiddelbart i appen.

Så enkelt bygger du Program-siden

Velg Sider event app i adminmenyen og klikk på ordet Program for å åpne sider. Her kan du gjøre to handlinger:

1. Angi navn på siden og velge ikon og bestemme om siden skal vises i menyen i appen.
   
   
   
   
   
   
2. Trykk på den blå knappen Rediger for å legge til eller endre innholdet i programmet og deretter Legg til. Legg inn: navn på programelement, dato og klokkeslett for start, dato og klokkeslett for slutt, beskrivelse og eventuelt foredragsholdere. 

Programelementene vil bli listet opp i samme rekkefølgen i appen som de legges inn på denne siden, og programmet oppdateres i sanntid for deltakerne.

Siden vil kunne se slik ut i appen:

La deltakerne bli kjent med foredragsholderne før de inntar scenen

En egen side i eventappen for deltakere er dedikert til foredragsholdere. Denne funksjonen gjør det enkelt for deg som arrangør å presentere hvem som skal på scenen. Samtidig gir det deltakerne innsikt, forventning og mulighet til å forberede seg.

For eksempel kan du lenke foredragsholderne opp mot programmet og de ulike innleggene. Når en deltaker klikker på en programpost, vil de kunne se hvem som holder foredraget, og klikke videre til foredragsholderens profil.

Dessuten kan du aktivere en funksjon som gjør det mulig for deltakerne å sende inn spørsmål til foredragsholdere på forhånd via appen. Det gir bedre forberedelser og høyere kvalitet i både dialog og innhold.

Siden ‘Foredragsholdere’ gir deltakerne flere fordeler:

• De får rask oversikt over hvem som skal på scenen, noe som gjør det enklere å planlegge hvilke foredrag de vil prioritere.
• De kan lese seg opp på foredragsholderens bakgrunn på forhånd, noe som gir bedre kontekst og øker læringsutbyttet under foredraget.
• De får enkel tilgang til kontaktinformasjon, noe som gjør det mulig å ta kontakt etter foredraget for oppfølging, spørsmål eller nettverksbygging.

Eksempel på praktisk bruk: En deltaker på en konferanse om bærekraft klikker seg inn på programmet og ser at en kjent bærekraftsekspert skal holde en presentasjon klokken 10. Ved å klikke på navnet åpnes en profilside med bilde, kort bio og kontaktopplysninger, som du har lagt inn i appen. Etter foredraget sender deltakeren en melding til foredragsholderen i appen for å diskutere videre.

Denne funksjonen gir deltakerne merverdi og kontekst, og det gjør arrangementet både mer personlig og profesjonelt.

Så enkelt setter du opp siden

Det er to handlinger du kan gjøre på siden ‘Foredragsholdere’:

vises i menyen. 

2. Legge til innhold på siden ved å klikke på den blå knappen Rediger.

For å legge til foredragsholdere, velg Ny. Legg inn navn, tittel, firma, telefonnummer, e-post, fritekst og eventuelt bilde. 

Foredragsholderne vil bli listet opp i alfabetisk rekkefølge etter fornavn i appen.

For å se forhåndsvisning av siden ‘Foredragsholdere’, klikk på selve menyen i vinduet til høyre der du ser appen, og velg Foredragsholdere.

Siden vil da kunne se slik ut:

Involvering og engasjement i sanntid med meningsmålinger

Ved hjelp av siden ‘Meningsmålinger’ kan du som arrangør involvere deltakerne og lodde stemningen underveis i arrangementet. 

Bruksmuligheter:

• Få tilbakemelding på hvilke temaer som bør prioriteres
• La deltakerne stemme over forslag underveis
• Be om vurdering av foredrag rett etterpå
• Lage quizer for å skape lettbent interaksjon

Funksjonelt oppsett:

• Du kan opprette ulike typer meningsmåling: skalering, ett- eller flervalg, fritekst, ordsky
• Resultatene kan vises i appen eller på storskjerm
• Du velger om svarene skal være anonyme eller navngitte

Eksempel på praktisk bruk: Under et internt kick-off lar du ansatte stemme på hvilken strategi de ønsker å jobbe videre med. Umiddelbart etterpå vises resultatene på skjerm, og ledergruppen tar det med videre i diskusjon.

LES MER

➤ "Slik bruker du meningsmålinger til å involvere deltakerne underveis i arrangementet"

Praktisk info rett i lomma: Alt deltakerne trenger på ett sted

Med siden ‘Informasjon’ i appen slipper deltakerne å lete gjennom arkiverte e-poster og gamle SMS-er. Alt de trenger å vite, ligger samlet i appen, f.eks.:

• Kart og veibeskrivelse
• Informasjon om hotellet, transport, shuttlebuss, parkering
• Kontakt oss
• Våre sponsorer
• Våre utstillere

Hva betyr dette for deltakerne? 

Denne tilgjengeligheten gir deltakerne en følelse av trygghet og kontroll. De slipper å være usikre på hvor de skal være, hva som skjer når, eller hvem de skal kontakte. 

Når all viktig informasjon ligger tilgjengelig i appen, oppdatert i sanntid, senkes stressnivået, og det blir enklere å fokusere på innholdet i arrangementet i stedet for logistikken rundt det.

Så enkelt setter du opp siden

Velg først Sider event app i menyen til venstre og klikk på ordet Informasjon for å åpne siden. Du kan gjøre to handlinger på siden ‘Informasjon’.

1. Angi navn på siden og velge ikon, og bestem om siden skal vises i menyen i appen.
   
   
   

2. Gå tilbake til forsiden der alle sidene vises, og trykk på den blå knappen Rediger for å legge til de elementene du ønsker. Klikk på Ny og legg inn navn på element, toppbanner, tekst og bunnbanner. Legg til så mange elementer du har behov for. Elementene vil bli listet opp i alfabetisk rekkefølge i appen. 
   
   
   

Siden vil kunne se slik ut i appen:

Direkte kommunikasjon og nettverksbygging med meldingsfunksjon

Med Proviso eventapp for deltakere gjør du det enkelt for deltakerne å komme i kontakt med hverandre og med deg som arrangør, gjennom en oversiktlig og brukervennlig meldingsfunksjon.

Slik aktiverer du kommunikasjon i appen

Du aktiverer kommunikasjon ved å aktivere siden på forsiden (hvor alle sidene vises). Når du har aktivert kommunikasjon, klikker du på ordet Kommunikasjon og legger inn en e-postadresse som kommunikasjon til arrangør skal gå til. Du kan også velge hvilket ikon ‘Kommunikasjon’ skal ha i selve appen som deltakerne får tilgang til. 

I tillegg kan du endre ordlyden om du ønsker at menypunktet skal hete noe annet enn ‘Kommunikasjon’, for eksempel ‘Kontakt oss’ eller ‘Send en melding’.

Kommunikasjon mellom deltakere

Når deltakerne har åpnet appen, ser de menypunktet ‘Kommunikasjon’. Derfra kan de gå til deltakerlisten, klikke på navnet til en annen deltaker og trykke på en knapp for å sende melding. Mottakeren får et varsel i appen og kan svare direkte.

Eksempel: Under et heldagsseminar ser en deltaker at en kollega fra en annen avdeling også er til stede. Hun går inn i deltakerlisten i appen, finner kollegaen og trykker på knappen for å sende en melding: "Skal vi ta en kaffe i pausen?" Kollegaen får et varsel og svarer direkte. Vips, så er et verdifullt møte avtalt.

Kommunikasjon med arrangør

På samme måte kan deltakerne sende meldinger direkte til deg som arrangør. De klikker på Kommunikasjon i menyen, velger ‘Melding til/fra arrangør’, og skriver det de lurer på. 

Meldingen blir sendt til den e-postadressen du la inn på menypunktet for ‘Kommunikasjon’, og i tillegg vil den vises inne i Proviso under Henvendelser i øverste høyre hjørnet, deretter inn på ‘Meldinger’. Her kan arrangør svare til deltakerne som henvender seg.

Eksempel: Et universitet arrangerer en fagdag for ansatte ved ulike campus. En deltaker har spørsmål om lunsjen og bruker meldingsfunksjonen i appen for å ta kontakt. Du svarer raskt fra Proviso, og deltakeren opplever at arrangøren er tilgjengelig og imøtekommende.

Denne toveis meldingsfunksjonen bidrar til bedre oppfølging, mer effektiv dialog og et arrangement som oppleves som mer personlig og tilgjengelig.

Med meldingsfunksjonen i appen gjør du det enklere for deltakerne å ta kontakt.

Valgfrie innstillinger

Du bestemmer om deltakerlisten skal være synlig, og om meldinger kan sendes direkte mellom brukere. Dette gir deg full kontroll over personvern og formål.

Oppfølging

Etter arrangementet kan deltakerne bruke appen til å takke for møtet eller dele kontaktinfo. Tidligere måtte man sende e-post eller utveksle visittkort.

LES OGSÅ

➤ Elektronisk innsjekk: Deltakerne dine forventer det (og slik gjør du det enkelt)

Enklere arbeidshverdag for deg som arrangør

Når mange tråder skal samles og informasjon flyter i flere kanaler samtidig, blir det fort uoversiktlig og stressende. Her er det mange som kjenner seg igjen: dobbeltarbeid, feilkommunikasjon og endringer i siste liten som ikke når ut til alle. 

Med Provisos eventapp for deltakere får du endelig samlet alt på ett sted, og det forenkler hele prosessen.

Før: Du lager programmet i Word eller Excel, sender det på e-post, får spørsmål på SMS, sender påminnelser, og krysser fingrene for at deltakerne finner frem.

Med deltakerappen:

• Du oppdaterer én gang – alt er synlig i appen
• Du sender én lenke, og deltakerne har alt de trenger
• Du gjør det enkelt for deltakerne å kommunisere med deg, eller med hverandre

Dette gir færre misforståelser, mindre stress, og mer tid til å faktisk gjennomføre et godt arrangement.

Klar for å gi deltakerne dine en bedre opplevelse?

Provisos eventapp for deltakere hjelper deg med å gjøre informasjon tilgjengelig, skape engasjement og gi en mer profesjonell og smooth opplevelse for både deltakerne dine og deg som arrangør.

Har du spørsmål eller kommentarer? Du finner meg på LinkedIn.