“Du får det du betaler for.” Det uttrykket har vi hørt veldig mange ganger. Moralen er at det lønner seg å legge i litt ekstra for å få god kvalitet på det du kjøper.
Men akkurat når det gjelder systemer for å planlegge, markedsføre, gjennomføre og evaluere arrangementer, er bildet litt mer komplekst enn som så. En komplett arrangementsplattform er ikke gratis, men det er heller ikke slik at et veldig dyrt system nødvendigvis dekker dine behov bedre enn et som er rimeligere.
Tommelfingerregelen er at en god arrangementsplattform skal gi deg det du må ha av funksjonalitet, og at du ikke skal betale for mer enn du trenger.
Forvirret …? Les videre, så skal jeg forklare akkurat hva jeg mener.
Ikke betal ekstra for funksjoner du ikke trenger
Hva koster en bil? Det kommer naturligvis an på hva slags bil du trenger. Hva skal du bruke den til? Trenger du bare en minibil til lett kjøring i byen, eller må du ha en bil som takler langt mer krevende kjøreforhold – også når det stormer litt? Hva slags service får du inkludert i prisen? Hvor mye ekstrautstyr trenger du egentlig?
Pris og kvalitet henger som oftest sammen, både når det gjelder biler og digitale systemer.
Det finnes flere store, “tunge” arrangementsplattformer som er dyre innkjøp, og hvor du kanskje bare trenger en liten del av systemet. Alle de fiffige funksjonene er “kjekt å ha” – i teorien. I praksis, derimot, trenger du dem ikke, og de blir aldri brukt.
Det er litt som med alle de ekstra knappene og duppedittene i bilen. Du lar deg begeistre når selgeren legger ut om hvor fantastiske og nødvendige de er. Men trenger du dem i realiteten? Nei. Og det var egentlig bare tull å betale ekstra for å få dem.
Prisen på en arrangementsplattform bestemmes av flere ulike faktorer
Et system som ved første øyekast har en overkommelig pris, kan vise seg å by på dyre tilleggsfakturaer som du ikke har tatt høyde for. Før du inngår en langsiktig avtale med en leverandør av en arrangementsplattform, bør du derfor være obs på følgende:
- Sjekk hva som er inkludert i prisen, og les alt med liten skrift.
- Mange leverandører tar ekstra betalt for support.
- De fleste leverandører har en inngangspris/engangspris for å få tilgang og opplæring, og deretter en fast månedlig løpende kostnad basert på volum eller antall brukere. Sjekk også hvordan avtalen reguleres dersom du bruker mer (eller mindre) enn det som er avtalt.
- Hvis systemet håndterer betaling, sjekk hva som er inkludert i prisen, slik at det ikke blir trukket noe fra innbetalte beløp som du ikke er klar over. Ved f.eks. bruk av kredittkort er det normalt at kortselskapene skal ha et par-tre prosenter for bruken av kort, som normalt blir trukket fra innbetalte beløp.
- Uansett om det er kort eller faktura, tar noen en viss prosentsats av innbetalt beløp, og på store arrangementer kan det bli betydelige summer som det er greit å være klar over.
- Sjekk at inngangsprisen får med nødvendige oppsett av maler og grafisk design tilpasset din bedrift.
- Noen leverandører har dyre lisenser for tilleggsbrukere – mens andre leverandører ser mer på totalen og gir ekstra brukere og tilleggslisenser kostnadsfritt eller til en avtalt lav pris.
- Enkelte har årlige kostnader også på lisenser.
- Videre bør du sjekke hva leverandøren kan tilby av tilleggstjenester, og pass på at det er regulert i en avtale. Dersom du trenger ekstra hjelp, skal du få det, men da må du vite hva du skal betale ekstra.
Les også: 4 grunner til at det ikke er for dyrt med en arrangementsplattform
Hvorfor ikke bare bruke et gratis påmeldingssystem?
På den andre enden av skalaen finner du gratissystemene. Disse kan sikkert fungere fint hvis du bare skal samle inn navn til f.eks. et enkelt frokostseminar.
Skal du derimot bruke informasjonen videre til å håndtere deltakerne på en profesjonell måte på dette arrangementet, eller du har mange kurs og arrangementer og skal benytte dataene videre, da må du legge mer i det.
For ikke å snakke om at et gratis påmeldingssystem sjelden snakker med de andre systemene dere bruker i bedriften.
Og hva med GDPR og regler om personvern – ivaretar et gratissystem dette? Igjen er svaret ofte nei.
Les mer: Bruker du et påmeldingssystem? Spør leverandøren om hvordan de etterlever GDPR
I tillegg må påmeldingssystemet gjøre deg trygg som bruker – trygg på at du bruker systemet effektivt og riktig, og trygg på at du og dine medarbeidere får den hjelpen dere trenger, når dere trenger det. Derfor er god support alfa og omega. Og det kan du se langt etter med et gratis påmeldingssystem.
Velg i stedet en komplett arrangementsplattform.
Arrangementsplattformen må være fleksibel (og det koster litt)
En god, komplett arrangementsplattform som skal matche ditt budsjett og dine (nåværende og kommende) behov, må la deg enkelt oppgradere og utvide i takt med det du trenger.
Derfor er fleksibilitet et av de fremste kvalitetskriteriene for en arrangementsplattform.
Fordeler ved en fleksibel arrangementsplattform:
- Du trenger aldri å betale for mer enn akkurat det du behøver. Du kan skalere volum opp eller ned når situasjonen krever det, slik at du ikke trenger å si opp avtalen, men fortsatt har tilgang til det du trenger.
- Du har alltid fleksibilitet med hensyn til å kjøpe moduler etter hvert som bruken utvides. Kanskje trenger du ikke all funksjonaliteten ved oppstart, men ønsker å bli litt kjent i systemet før du kjøper full pakke. F.eks. kan du starte med grunnpakken og kjøpe deg opp etter hvert, eller du kan legge til tilleggsmoduler ved behov. Eller så kan du plukke akkurat det innholdet du trenger fra alle versjonene, og så setter leverandøren sammen en løsning med en pris per deltaker per arrangement.
- Systemet har løsninger som kan skreddersys etter behovene som bedriften din til enhver tid har. På den måten kan alle som jobber med arrangementet internt, enkelt bidra og jobbe selvstendig. Gratissystemer tilbyr ikke slik skreddersøm.
Hva koster arrangementsplattformen Proviso?
En leverandør av en komplett arrangementsplattform bør tilby en prismodell som er enkel og fleksibel.
I Proviso har vi følgende modell:
- Du velger den pakken med de modulene du trenger, og oppgir forventet antall deltakere per år.
- Når vi inngår avtale, betaler du et engangsbeløp i oppstart/etablering/opplæring og deretter et fast månedsbeløp så lenge avtalen løper.
- Alle avtaler gjelder for ett år, deretter har de tre måneders løpende oppsigelse.
- Hvis behovet endrer seg, kan du når som helst endre pakke, antall deltakere per år eller utvide antall lisenser. Mange starter med Basic eller Business og oppgraderer etter hvert som de blir bedre kjent med Proviso.
- Du får 1, 2 eller 4 lisenser ved oppstart, basert på hvilken versjon du velger. Det tilkommer ingen løpende lisenskostnad pr. bruker pr. år. Trenger du flere lisenser enn det som er i pakkene, bestiller/betaler du enkelt for dette som en engangskostnad.
- Du kan selv velge hvem som skal benytte de lisensene du har kjøpt. Altså er det enkelt hvis noen slutter og nye kommer til.
- Dersom du bare har ett arrangement du trenger hjelp til, setter Proviso sammen de tjenestene du trenger. Du betaler kun for produksjon av de elementene du har valgt + en stykkpris pr. deltaker. Du får ingen løpende kostnader.
På prissiden vår finner du detaljert oversikt over hva de ulike Proviso-pakkene koster.
Oppsummert
Mange ulike faktorer spiller inn i totalkostnaden av en komplett arrangementsplattform. Når du vurderer ulike leverandører og systemer opp mot hverandre, bør du ha følgende tre punkter som rettesnor:
- En komplett arrangementsplattform må dekke alle behov, være brukervennlig og ha en pris som samsvarer med nytten.
- En komplett arrangementsplattform skal gi deg det du må ha av funksjonalitet, men samtidig skal du ikke betale for mer funksjonalitet enn du faktisk trenger.
- Et veldig dyrt system dekker ikke nødvendigvis behovene dine bedre enn et som er rimeligere.
En fleksibel arrangementsplattform lar deg skalere volum opp eller ned. Dermed trenger du ikke å si opp avtalen når behovet endrer seg, og du kan fortsatt ha tilgang til det du trenger.
Alt i alt: En arrangementsplattform som hjelper deg å bli mer profesjonell og gir deg mer fornøyde deltakere, koster litt. Men realiteten er at det blir mer kostbart å bruke et gratissystem, eller ikke å bruke en arrangementsplattform i det hele tatt.
Jeg håper du nå er blitt litt klokere på hva en fleksibel og komplett arrangementsplattform koster, og på hva som kan bidra til at prisen varierer fra system til system.
Ikke nøl med å ta kontakt med oss dersom det er noe du lurer på!
